Innovation sichert die Existenz von Unternehmen – wenn wir aktiv dafür etwas unternehmen. Ein einfaches, pragmatisches, aber ebenso wirkungsvolles Werkzeug dafür ist der Innovationsworkshop. Wirkungsvoll moderiert kann er Kreativität freisetzen und beflügeln – oder die Teilnehmer frustriert und zynisch zurücklassen. Im Folgenden beschreiben wir, wie wir einen erfolgreichen Innovationsworkshop moderieren können – damit Ihr auch wirklich alles an Kreativität rausholt, was da ist!

Wenn Menschen das Wort Innovationsworkshop hören, denken sie an eine von drei Sachen: Wir machen eine Schulung mit bunten Post-its; wir entwickeln Ideen; oder wir diskutieren ewig lang im Kreis und kommen nirgendwo hin. Ich hoffe sehr, dass die letzte Verknüpfung bei den wenigsten Lesern auftaucht – kenne aber leider genug Schreckensgeschichten. Und genau deswegen sind wir hier: Wir wollen Euch Einblicke in die Vorbereitung und Durchführung guter Innovationsworkshops geben.

Innovationsworkshop moderieren oder Training durchführen?

Zuallererst: Ein Innovationsworkshop ist keine Schulung! Wir wissen nur zu gut, dass der Begriff Workshop mittlerweile inflationär für jede Art von Veranstaltung verwendet wird. Aber im Begriff steckt schon das Wort „work“ – es wird also gearbeitet. Für uns ist ein Innovationsworkshop nur dann ein solcher, wenn wir an konkreten Ergebnissen arbeiten. Und ja, das wird oft von bunten Post-its begleitet, und ja, die Teilnehmenden können dabei auch viel lernen. Aber der Fokus ist ganz klar auf der inhaltlichen Arbeit. Sonst sprechen wir von einem Kreativitätstraining. Da geht es dann um Wissensvermittlung und den Aufbau neuer Gewohnheiten.

Damit einher geht unsere Rolle. In einer Schulung sind wir Trainer, in einem Workshop Moderator oder Facilitator. Der Unterschied? Eine Schulung planen und steuern wir komplett. Als Trainer bemühen wir uns um optimale Wissensvermittlung. Die TeilnehmerInnen sind die entscheidenden Stakeholder. Auftraggeber sind auch Stakeholder, in der Regel aber nicht im Training mit dabei. Bei einem Innovationsworkshop sieht das anders aus: Wichtigste Stakeholder sind die Auftraggeber. Die Teilnehmenden sind entweder Inputgeber oder arbeiten den Stakeholdern zu. Oberste Aufgabe für uns als Facilitator ist die Erreichung des Ziels der Auftraggebern. Diese Rollenklärung ist wichtig, weil wir sonst bei Entscheidungen ins Straucheln kommen.

Die Vorbereitung ist das A und O

Wie viel Zeit brauchen wir denn für einen Workshop? Ist ein einstündiges Meeting schon ein Workshop? Haarspalterei bringt hier nicht viel. Wenn neue Lösungen erarbeitet werden, können wir auch eine kurze Besprechung als Workshop bezeichnen. Wichtiger als der Titel ist der Fokus auf die Ergebnisse. Und das bringt uns zum nächsten Punkt: Die Vorbereitung. Ohne die ist nämlich die Gefahr groß, in eine komplett falsche Richtung zu laufen. Viele Menschen meinen, dass ich einen Innovationsworkshop aus dem Stand moderieren kann – oder gar können muss. Dieser Irrglaube ist eine der größten Hürden auf dem Weg zu mehr Kollaboration. Denn ja, wir wollen in Innovationsworkshops Ideen entwickeln – viele, originelle, kreative, innovative, schlagkräftige Ideen. Aber es geht um mehr als nur die Ideen selbst.

Vor einem Innovationsworkshop steht immer die Auftragsklärung. Worum soll es denn genau gehen? Der Fokus liegt auf dem Wort „genau“. Die Verlockung ist groß, die Themenklärung auch auf den Workshop selbst zu schieben. Wozu haben wir denn die Zeit geblockt, wenn wir nicht über das Thema sprechen? Hierzu möchte ich Euch folgende Rechnung an die Hand geben: Wenn Ihr zehn Leute für einen Tag Workshop blockt, und Ihr Euch zwei Stunden spart, weil Ihr die Klärung vor dem Workshop gemacht habt, spart Ihr euch 20 Stunden Arbeitszeit. Die könnt Ihr dann investieren: In die Ideenentwicklung, die Ideenbewertung, oder die Ausarbeitung einzelner Lösungsansätze. Wir fangen also immer mit der Auftragsklärung an, und zwar bevor wir den eigentlichen Innovationsworkshop moderieren. Ergebnis der Klärung sind drei Dinge: Das Ziel des Workshops; eine umfassende Sammlung an Hintergrundinformationen; und mindestens eine offene Frage, formuliert mit „Wie könnten wir…?“.

Innovationsworkshop mit klarem Ziel moderieren

Die Zielsetzung muss klar formuliert sein, damit wir jederzeit prüfen können, ob wir noch in die richtige Richtung laufen. Wichtig: Das Workshopziel gibt Leitplanken vor – also was in- und out-of-scope ist. Es gibt aber auch einen gewünschten Detailgrad der Ergebnisse vor. Wollen wir erste Ideen? Bewertete Ideen? Lösungskonzepte oder Prototypen? Nächste Schritte? Oder gar eine Roadmap mit festen Meilensteinen?

Die Hintergrundinformationen brauchen alle Beteiligten. Zum einen die Auftraggeber, weil sie damit prüfen können, ob ihr Ziel auch wirklich passt. Oft habe ich erlebt, dass mir ein Auftraggeber ein Ziel beschreibt und wir es schriftlich festhalten – dann aber, nach dem Sammeln und Priorisieren der Hintergrundinformationen, das Ziel wieder verwerfen. Daher brauchen auch Moderatoren diese Hintergrundinformationen, weil das Ziel sonst vage und schwammig bleibt. Die Teilnehmenden wiederum brauchen Kontext, um sinnvoll Ideen zu entwickeln.

Als Bindeglied zwischen diesem Kontext und den Ideen dienen uns die berühmten WKW-Fragen. Solche Fragen starten immer mit „Wie könnten wir…?“ und öffnen den Raum für Kreativität. Anders formulierte Fragen sind meistens gut für Recherche oder Entscheidungen, lähmen aber eher den Ideen-Fluss. Daher bestehen wir sehr strikt auf korrekte Formulierung – auch wenn es manchmal pedantisch erscheint. Und weil es immer wieder aufkommt: Der Konjunktiv in der Formulierung ist bewusst gewählt! Was wir machen können klingt selbstbewusster als was wir machen könnten, aber darum geht es nicht. Wir wissen noch nicht, welche Optionen wir tatsächlich spannend finden. Deswegen der Konjunktiv.

Offenheit im Denken durch Divergieren und Konvergieren

Mit einer klaren Zielsetzung, dem nötigen Kontext und einer soliden WKW-Frage kommen wir zum Kernstück eines jeden Innovationsworkshops: Der Ideen-Entwicklung. Viele Diskussionen dazu werden hoch ideologisch geführt. Wir stützen uns lieber auf pragmatische Ergebnisse der Kreativitätsforschung, einem Teilbereich der Psychologie. Dort sprechen die Experten gerne von zwei Denkphasen der Kreativität: Dem divergierenden und konvergierenden Denken. Die divergierende Denkphase beschreibt die Öffnung des Geistes für Optionen, Möglichkeiten, Ideen, Alternativen. Wir schauen links und rechts und schaffen mögliche Lösungsansätze. Die konvergierende Denkphase bringt den Fokus auf die wichtigsten Optionen. Wir betrachten die Lösungsansätze und bewerten, kombinieren, und wählen aus. Und wir verwerfen auch viele der Optionen wieder.

Die beiden Denkphasen beschreiben den natürlichen Kreativprozess unseres menschlichen Geistes. Wir durchlaufen sie automatisch, wenden sie aber selten bewusst an. Das kann zum Problem werden, denn oft stört das Konvergieren unser Divergieren – die Bewertung also die Offenheit. Das klassische Beispiel ist das berühmte „Ja, aber…“ als direkte Bewertung einer neuen Idee. Während die Ideengeber am Divergieren sind, beginnt die Person mit dem „Ja, aber…“ schon mit dem Konvergieren – und würgt den Ideenfluss sofort ab. Die Bewertung mag an sich korrekt sein, und wichtig, vielleicht sogar hilfreich. Aber das Timing entscheidet hier. Damit die beiden Denkphasen verlässlich ablaufen, gibt es daher mehrere Grundregeln, an denen wir uns orientieren:

  • Beurteilung zurückstellen
  • Nach Quantität streben
  • Verrückte Ideen suchen
  • Auf Bestehendem aufbauen

Die erste Regel gibt dabei den Ton vor und ermöglicht uns als Facilitator überhaupt erst, den Innovationsworkshop zu moderieren. Wir ignorieren negative Bewertung nicht – wir stellen sie zurück. Divergierendes Denken kann nur seine Stärke entfalten, wenn wir ihm Raum geben. Und das tun wir, indem wir das Konvergieren auf später verschieben.

Brainstorming ist ein Werkzeug, keine Ideologie

Erfahrenen Brainstormern kommen die vier Grundregeln vielleicht bekannt vor: Sie sind die Voraussetzung dafür, dass Brainstorming überhaupt funktionieren kann. Wer irgendwo liest, dass Brainstorming ja gar nicht funktioniert, oder veraltet ist, der sitzt einem Irrtum auf. In all diesen Fällen – egal ob Fälle aus der Literatur, den Medien oder auch aus unserer eigenen Erfahrung – wurden die Regeln des Divergierenden Denkens nicht beachtet. In den meisten Fällen waren sie nicht einmal bekannt. Das gilt leider auch für sehr populäre Fälle wie dem von Jake Knapp, dem Autor des ansonsten sehr empfehlenswerten Buches Sprint. Er kanzelt dort Brainstorming als Zeitverschwendung ab, beschreibt es aber als einen Prozess des „Ideen in die Gruppe Schreiens“. Was auch immer die Kollegen dort bei Google Ventures gemacht haben – es war garantiert kein Brainstorming.

Natürlich ist Brainstorming nicht das einzige Werkzeug der Ideenentwicklung. Vielleicht ist es noch nicht einmal das Beste. Aber es funktioniert, wenn es auf den Regeln des Divergierens aufbaut. Wir nutzen es viel und häufig als Einstieg in die Ideenentwicklung, mit sehr guten Ergebnissen. Die anderen Werkzeuge, die wir einsetzen, ergänzen und verstärken das erste Brainstorming. So kommt eine beachtliche Quantität an Ideen zusammen. 40 Ideen auf eine einzelne Frage sind fast immer drin. Oft sind es sogar 60, 70 oder 80.

Ideen bewerten wir mit Bedacht und Struktur

Diese enorme Quantität ist aber kein Selbstzweck. Wenn wir einen Innovationsworkshop moderieren, wollen wir ja am Ende nicht 200 Ideen zur Umsetzung haben – dafür hätten wir die Ressourcen gar nicht! Wir brauchen vielleicht nur fünf Ideen, wollen aber nicht irgendwelche davon mitnehmen, sondern die mit dem größten Potenzial.

Genauso gehen wir auch in die Bewertung von Ideen. Wir suchen nach Potenzialen, nach Stärken und Chancen, nicht nach Problemen. Mit Problemen beschäftigen wir uns eh noch, weil sie der Umsetzung im Weg stehen. Aber wozu über Ideen und deren Probleme diskutieren, wenn niemand der Anwesenden überhaupt Potenzial darin sieht? Daher richten wir das Augenmerk der Gruppe auf Ideen mit Potenzial. Das kann sehr subjektiv und schnell erfolgen – indem die Teilnehmenden einzelne Post-its (mit darauf gekritzelten Ideen) nehmen und an die nächste Wand pinnen. Oder wir nehmen uns mehr Zeit, sind etwas gründlicher, geben vielleicht sogar Kriterien vor.

Trotzdem lenken wir die Aufmerksamkeit der Gruppe immer wieder auf die Frage: Welche Ideen haben Potenzial? Ideen, die hier nicht gewählt werden, bleiben auch erst mal außen vor. Weiter ausarbeiten werden wir nur die Ideen, die wir als spannend erachten. Wir setzen damit Prioritäten – nicht für die Ewigkeit, aber zumindest für die Dauer des Innovationsworkshops selbst. Nur so können wir die begrenzten Zeitressourcen sinnvoll nutzen.

Innovationsworkshop moderieren bedeutet auch Fokus setzen

Überhaupt ist das eine der wichtigsten Aspekte guter Workshop-Moderation. Egal um welche Art von Workshop es sich handelt: Wir als Facilitator haben die Hauptaufgabe, den Fokus der Gruppe zu steuern. Wenn sich eine Gruppe komplett selbst regulieren könnte, bräuchte es keine Moderation. Wir könnten die Füße hochlegen und der kreativen Kollaboration zusehen. Aber wie wir Menschen halt so sind, verheddern wir uns. Wir fangen an unpassenden Stellen an, ewig zu diskutieren. Wir drehen uns im Kreis, vergessen wichtige Dinge, werden müde, nehmen Dinge persönlich… und haben dann aus den Augen verloren, was wir eigentlich erreichen wollten.

Den Fokus auf das Ziel behalten, und dementsprechend die Gruppe immer wieder neu orientieren, das ist unsere Rolle als Facilitator. Einen Innovationsworkshop moderieren wir dann erfolgreich, wenn wir immer wieder den Mehrwert des nächsten Schrittes im Blick haben. Wir wägen ab, was die Gruppe braucht, was sich die Auftraggeber am Ende erhoffen, welche Werkzeuge und Methoden wir verfügbar haben, und wie viel Zeit noch übrig ist. Diese Vogelperspektive hat im Workshop außer uns niemand. Und genau das ist der Mehrwert, den wir liefern können.

Im Innovationsworkshop mitarbeiten oder moderieren

Damit kommen wir auch zum letzten Punkt, der für viele aber sehr relevant ist: Kann ich in einem Innovationsworkshop mitarbeiten, wenn ich ihn eigentlich moderieren soll? Die Antwort ist: Jein.

Im Idealfall bin ich voll und ganz in meiner Rolle als Facilitator tätig. Ich bin frei von sonstiger Verantwortung, habe keine politische Haftung in die eine oder andere Richtung, und kann und darf auch dumme Fragen stellen, weil ich keinen Expertenruf zu verlieren habe. Vor allem bei schwierigen, vielleicht auch politisch heiklen Themen, kann ich so das Moderations-Szepter immer fest in der Hand behalten.

In der Realität ist es nicht immer so einfach. Wir als externe Facilitator sind tatsächlich immer neutral und unbefangen, wenn wir bei Kunden arbeiten. Aber sobald ich Teil des Unternehmens bin, verliere ich einen Anteil dieser Neutralität. Je näher ich am Team bin, am Thema, und an der Verantwortung, desto eher vermischen sich meine sonstigen Rollen mit der meiner Moderation. Und da ich als Facilitator sehr viele Vorgaben mache – ich gebe vor, wann wie und wie lange gearbeitet wird, und auf welches Ergebnis hin – kann bei den Teilnehmenden Widerstand aufkommen, wenn ich auch noch inhaltlich mitmische.

Kann ich dann überhaupt in meiner Firma Innovationsworkshops moderieren? Natürlich geht das. Ich muss mir nur über meine verschiedenen Rollen im Klaren sein. In den divergierenden Teilen des Workshops – also wenn wir Optionen suchen und sammeln – ist eine Mitarbeit auch oft nicht so heikel. Solange ich nicht vergesse, dass meine primäre Rolle die der Moderation ist, gibt es hier keine Probleme. Nur beim Konvergieren, also bei der Bewertung und Entscheidungsfindung, sollte ich aufpassen. Wenn ich hier zu stark einsteige, finde ich meinen Weg in die Moderatoren-Rolle vielleicht nicht mehr zurück.

Wenn nicht ich, wer moderiert dann?

Ein Weg aus der Misere ist natürlich der, jemand anderen moderieren zu lassen. Oder wir teilen uns die Moderation auf: Zwei Facilitator, damit mindestens einer neutral bleiben und den Innovationsworkshop moderieren kann.

Bei sehr schwierigen, heiklen Themen ist es dann doch oft sinnvoll, jemand externes zu holen. Wir haben im Rahmen unserer Ausbildung in der Workshop-Moderation viele Menschen aus unterschiedlichen Organisationen als Innovation Facilitator ausgebildet. Und wir wissen, dass die meisten von ihnen regelmäßig und mit Erfolg Innovationsworkshops moderieren. Trotzdem bekommen wir auch von ihnen immer wieder Anfragen für einzelne Workshopthemen. Weil wir neutral sind, weil wir mehr Erfahrung haben, oder eben weil die Kollegen selbst als Verantwortliche im Workshop aktiv sein wollen.

Am Ende gibt es nicht den perfekten Workshop und auch nicht die perfekte Moderation. Der Leitfaden soll nur zeigen, dass es viele Werkzeuge und Methoden gibt, die uns dabei unterstützen können, einen Innovationsworkshop nicht nur unterhaltsam sondern auch zielorientiert und erfolgreich zu moderieren. Und Spaß machen darf er auch für uns als Moderatoren. Sonst würden wir es ja auch nicht immer wieder machen!