Jeder, der in einer Organisation arbeitet kennt das: Die Zusammenarbeit in einem Team oder zwischen Teams läuft nicht immer ideal. Entweder, weil wir vorab nie explizit darüber gesprochen haben, wie wir zusammenarbeiten möchten oder weil sich mit der Zeit Dinge eingeschliffen haben und Spannungen auftreten.

Dies kann zu Ineffizienzen und sogar Frustration und Konflikten führen, die dann negative Auswirkungen auf die Arbeitsinhalte haben.

Eine konkrete Praktik, die hier hilfreich sein kann, ist die Retrospektive. Der Zweck einer Retrospektive ist es die Zusammenarbeit und den Prozess der Zusammenarbeit der Beteiligten kontinuierlich zu verbessern. Dadurch kann die Effektivität ganzer Teams und der gesamten Organisation verbessert werden.

Bekannt wurde dieses spezielle Meeting-Format unter dem Namen „Sprint Retrospektive“ oder „Scrum Retrospektive“ aus dem Scrum Framework. Dort ist es als ein festes Meetingformat am Ende eines Sprints vorgesehen.

Selbstverständlich kann eine Retrospektive auch von Teams genutzt werden, die nicht mit Scrum arbeiten. Der Zweck dieses Besprechungsformats ist aus unserer Erfahrung für alle Organisationen und Teams sinnvoll: Durch die Arbeit „am System“ kann der Prozess der Zusammenarbeit verbessert werden und damit die Leistungsfähigkeit der Organisation verbessert werden.

Wichtig bei der Retrospektive ist, dass es um den Prozess der Zusammenarbeit geht (am System arbeiten) und nicht um die konkreten Inhalte der Arbeit oder eines Projekts (im System arbeiten).

Viele Varianten von Retrospektiven

Wie konkret eine Retrospektive durchgeführt wird, dazu gibt es viele Optionen. Dies kommt immer auch auf den konkreten Kontext an. Ich erlebe regelmäßig Retrospektiven, die nur fünf Minuten dauern (z.B. nach einer einzelnen Besprechung). Im Verlauf eines Projektes oder im Zuge der Zusammenarbeit von mehreren Bereichen moderiere ich regelmäßig Retrospektiven, die insgesamt bis zu 8 Stunden dauern. Die Unterschiede in den Durchführungsvarianten möchte ich aufzeigen.

In der einfachsten Variante hat eine Retrospektive lediglich zwei Fragen:

  • Was lief / läuft gut?
  • Was sollten wir verändern?

Damit kann man schon weit kommen und diese beiden Fragen können den grundsätzlichen Zweck des Formats erfüllen.

Wir bei creaffective verwenden intern und mit Kunden häufig die sogenannte „Starfish Retrospektive“ oder auch „Seestern Retrospektive“. Ihren Namen hat diese Form durch ihre Visualisierung bekommen, die an einen Seestern erinnert.

Starfish Retrospektive

 

Dabei gibt es fünf Fragen, die sich ein Team stellt, die etwas granularer sind als die Zwei-Fragen Variante:

  • Keep: Was sollten wir beibehalten?
  • More: Was sollten wir mehr machen?
  • Less: Was sollten wir weniger machen?
  • Start: Was sollten wir beginnen zu tun? (Was wir bisher gar nicht gemacht haben)
  • Stop: Was sollten wir aufhören zu tun? (Weil es kontraproduktiv ist)

Die Reihenfolge ist dabei nicht zentral, wir nutzen die Fragen jedoch gerne in der obigen Reihenfolge, weil es psychologisch einen Unterschied macht, ob wir uns bewusst machen, was gut läuft, bevor wir zu den Punkten kommen, die wir ändern möchten.

Starfish Retrospektive mit miro

Generelle Tipps für eine gelungene Retrospektive

Es gibt ein paar generelle Richtlinien zur Durchführung von Retros (die Kurzform von Retrospektiven), die allen Teams helfen und für jede Variante sinnvoll sind:

  • Regelmäßig durchführen: Im Gegensatz zu ebenfalls bekannten „Lessons learned“-Formaten sollte eine Retrospektive regelmäßig und immer wieder stattfinden. Was der richtige Rhythmus ist, ist dabei von der konkreten Situation abhängig. Im Scrum findet nach jedem Sprint eine Retrospektive statt. Bei uns bei creaffective findet nach jedem größeren Meeting eine Mini-Retrospektive statt. Im Team kann es sinnvoll sein, einmal im Quartal über die Zusammenarbeit zu sprechen. Ich moderiere zum Beispiel die Retrospektive des Führungsteams eines Kunden, wo die Gruppe sich alle zwei Monate für zwei Stunden für eine Retrospektive trifft.
  • Inhalte dokumentieren und wiederverwenden: Ganz zentral ist, dass alle Inhalte dokumentiert werden. Dies wird nochmal deutlich werden, wenn ich weiter unten den Ablauf von Retrospektive erkläre. Durch die Dokumentation und Visualisierung (egal ob digital oder physisch) kann man bei jedem weiteren Retro-Termin auf den Inhalten der vorherigen Session aufbauen. So werden Retrospektiven zu einem kontinuierlichen Prozess, bei dem wir auf den vorherigen Ergebnissen aufbauen und nicht jedes Mal wieder bei Null anfangen.

    Retrospektive des Governance Meetings von creaffective

  • Farbkodierungen verwenden: Ich kenne es von vielen Gruppen, dass sie im Verlauf der Retrospektive mit Farbcodierungen arbeiten. Wir bei creaffective zum Beispiel führen vor und nach unseren großen mehrstündigen Entscheidungsmeetings eine fünfminütige Retrospektive durch. Dazu betrachten wir ein virtuelles Retrospektiven-Board auf dem wir seit drei Jahren die Inhalte sammeln. Einzelne Personen können dann Postits umfärben, um damit auszudrücken, dass es Gesprächsbedarf gibt. Diese Farbkodierungen können im Prozess auf verschiedene Art und Weise hilfreich sein.
  • Unterscheiden zwischen Inhalte sammeln und Inhalte priorisieren: Wichtig für den Ablauf einer gelungenen Retrospektive ist es zu unterscheiden zwischen zwei Phasen. Einer Phase, in der alle Teilnehmer Inhalte sammeln und nennen. Einer zweiten getrennten zweiten Phase, in der die Inhalte priorisiert werden. Das heißt in der Sammlungsphase müssen wir nicht über alle Inhalte sprechen und diskutieren. Es reicht, wenn diese benannt und aufgeschrieben werden.
  • Retrospektiven moderieren lassen: Ganz egal ob mit einer Person aus dem Team, die zusätzlich die Moderatorenrolle einnimmt, oder einer dezidierten (internen oder externen) Person: Wichtig ist, dass eine Retrospektive moderiert wird und dass klar ist, wer die Moderation übernimmt. Sonst kommt es leicht vor, dass sich die Gruppe in unwichtigen Seitendiskussionen verliert und die Retrospektive weniger produktiv und effektiv ist, als sie sein könnte.

Der Ablauf

Der Ablauf einer Retrospektive folgt im Kern meist dem folgendem untenstehenden Muster. Je nach Konstellation und Situation kann die Gruppe mit einem Check-in und Warm-up starten, bevor es in die eigentlichen Inhalte geht.

  1. Inhalte sammeln
  2. Inhalte individuell priorisieren
  3. Priorisierte Inhalte durchsprechen
  4. Als Gruppe priorisieren
  5. Nächste Schritte festlegen
  6. Gegebenenfalls kreativen Problemlöseprozess starten und über Vorschläge entscheiden (Retrospektive Plus / Retrospektive XXL)
  7. Termin für nächste Retrospektive festlegen

Inhalte sammeln

Sollte ein Gruppe sich zum ersten Mal in dieser Konstellation zu einer Retrospektive treffen, dann ist dieser Punkt natürlich besonders wichtig. Wenn die Gruppe sich regelmäßig trifft und bereits eine Basis an Inhalten hat, wird es nun schneller gehen. Es werden lediglich neue Inhalte hinzugefügt.

Zweck dieses Schrittes ist es, alle relevanten Punkte auf den Tisch zu bringen und transparent zu machen.

Zu Beginn schreiben alle Teilnehmenden Punkte auf zu den spezifischen Retrospektiven-Fragen. Manchmal kann dies auch bereits im Vorfeld einer Retrospektive als Vorbereitung stattfinden. Die Inhalte werden dann vorgelesen, so dass jeder die Möglichkeit hat, alle Punkte bewusst wahrzunehmen und mitzubekommen.

Mit Gruppen in Asien mache ich es als Moderator manchmal so, dass ich die Punkte vorlese und die Teilnehmenden diese nur aufschreiben. Damit fühlen sich viele Chinesen, Taiwaner, Japaner und Koreaner wohler.

Inhalte individuell priorisieren

Wenn alle Inhalte vorliegen und alle diese verstanden haben, findet eine Priorisierung statt. Nicht alles ist gleich wichtig und nicht alles kann sofort behandelt und adressiert werden. Daher muss die Gruppe priorisieren. Um gegenseitige Beeinflussung gering zu halten, bitte ich jeden / jede in der Gruppe erst einmal individuell zu priorisieren. Dazu vergebe ich eine begrenzte Anzahl an Stimmen pro Person. Mit einer Software wie miro gibt es eine anonyme Voting-Funktion, die es allen ganz bequem erlaubt auszuwählen, ohne das die anderen dies mitbekommen. Wenn alle fertig sind, kann man die Anzahl der Stimmen aufdecken und so schnell ein Gespür dafür bekommen, wo der Schuh am meisten drückt.

 

Priorisierte Inhalte durchsprechen

Das Abstimmungsergebnis anhand der Punktewahl gibt der Gruppe ein erstes Gefühl dafür, wo am meisten Energie liegt. Dennoch heißen viele Punkte nicht automatisch, dass wir diesen Punkt bearbeiten sollten und dass alle das gleiche darunter verstehen. Daher ist es wichtig, alle gewählten Punkte kurz durchzusprechen und die verschiedenen Argumente für die Auswahl zu verstehen.

Wenn es sich um ein bereits länger gewachsenes Retrospektiven Board handelt, kann es hier auch passieren, dass Inhalte lediglich von einer Kategorie in eine andere wandern. Ein Thema wird von Start auf Keep geschoben. Damit registrieren wir, dass sich bereits eine Verbesserung eingestellt hat, wir das Thema aber noch auf dem Radar behalten sollten.

Als Gruppe priorisieren

Nachdem jeder seine Auswahl kurz begründet hat, ist es nun an der Zeit für die Gruppe zu entscheiden, auf welche Punkte der Retrospektive sie sich konzentrieren möchte. Je nach Situation kann es eine sinnvolle Reihenfolge geben oder einfach etwas, das besonders wichtig ist und mit dem die Gruppe beginnen möchte.

Zweck dieses Schrittes ist es eine überschaubare Anzahl an Themen zu identifizieren mit denen nun etwas passiert. Nichts ist frustrierender und auch für das Format der Retrospektive schädlicher als eine Ansammlung von Herausforderungen und Problemen, mit welchen dann nichts passiert. Daher gilt hier das Motto: Weniges gut machen, anstatt vieles nicht machen.
Die übrigen Themen können in ein Backlog wandern, das bei den nächsten Terminen betrachtet und neu priorisiert wird.

Nächste Schritte festlegen

Bevor wir konkrete nächste Schritte festlegen können, gilt es nun eine wichtige Unterscheidung zu treffen. Die priorisierte Auswahl an Punkten aus der Retrospektive kann grob zwar Arten von Themen enthalten.

  • Quick Win-Themen für welche die Gruppe nun sofort eine Handlung initiieren kann, um den Punkt zu adressieren. Zum Beispiel: „Reihenfolge der Agenda nach Priorität organisieren und kennzeichnen, was gegebenenfalls Puffer ist“. Dieser Punkt ist aus unserer Meeting-Retro bei creaffective herausgekommen. Wir waren sofort in der Lage eine entsprechende Veränderung zu initiieren und es hat keines weiteren Nachdenkens mehr darüber bedurft.
  • Deep Dive-Themen, die so breit und abstrakt sind, dass die Gruppe nun nicht sagen kann, wie ein nächster Schritt lautet. Zum Beispiel: „Fokus auf Impact und konsequentes Handeln, wenn der Impact als zu gering wahrgenommen wird.“ Dieses Thema ergab sich in der erwähnten Retrospektive mit dem Leadership-Kreis eines Kunden.
    Oder: ”Pre-development, competence teams and road map work needs to get a higher priority and not be dropped first“. Diese Aussage wurde von einer Gruppe eines Kunden in der Halbleiterindustrie priorisiert. Auch hier wird hoffentlich ersichtlich, dass es etwas Konkreteres braucht, bevor sich eine Verbesserung einstellen kann.

Retrospektive Plus / Retrospektive XXL

Für diese Deep Dive-Themen ist es sinnvoll mit weiteren Interaktionsmustern und Praktiken der wirkungsvollen Zusammenarbeit zu arbeiten. Konkret muss die Gruppe in einen kreativen Problemlöseprozess gehen und konkrete Lösungsvorschläge erarbeiten, wie das Thema behandelt werden kann. Darüber muss die Gruppe dann entscheiden und dann nächste Schritte festlegen.

 

Jetzt wird auch deutlich, warum so ein Retrospektive Plus oder XXL-Format Zeit benötigt. Aus unserer Praxis mit Kunden erfolgt die Arbeit dabei auch in mehreren Etappen mit zwei oder sogar drei Terminen.

Auf dem obigen Bild werden weitere Praktiken und Formate sichtbar, die wir für so ein Vorgehen nutzen. Ich werde hierzu auf Buchauszüge aus meinem aktuellen Buch „Werkzeuge für großartige Meetings“ verlinken, für diejenigen Leser, die tiefer einsteigen möchten. Diese Vorgehensweisen vermitteln wir auch in unserem Training zu produktiven Meetings und in unserem Training zur systematischen Kreativität, denn meist braucht es zur Lösung dieser Deep Dive-Themen Kreativität.

Eine Kurzbeschreibung des nun folgenden Deep Dives.

  • Zu den identifizierten Deep Dive Themen erstellen wir in Kleingruppen eine sogenannte Treiberzusammenfassung. Dabei geht es darum noch einmal genauer und konkreter die handlungsmotivierende Situation zu beschreiben und zu formulieren. Diese Treiberzusammenfassung, also das, was uns umtreibt, wird dann von der Gruppe noch einmal validiert, bevor es in den weiteren Prozess geht.
  • Sobald wir über einen oder mehrere validierte Handlungsanlässe verfügen, geht es pro Treiberzusammenfassung in den Prozess des Vorschlagsentwicklung. Ziel ist es hierbei einen konkreten Lösungsvorschlag zu entwickeln, welcher der Gruppe am Ende zur Entscheidung vorgelegt wird. Hierbei handelt es sich um einen systematischen Kreativprozess, wie er auch in detaillierterer und elaborierterer Form in unseren Innovationsworkshops zum Einsatz kommt. Meist beginnen wir diesen Prozess mit Kleingruppen bis zu dem Punkt, an dem wir ausgewählte Ideen haben. Danach finden sich zwei bis drei Personen, die bis zum nächsten Termin daraus einen konkreten ausformulierten Vorschlag vorbereiten. Je nach Thema kann es sich bei diesem Vorschlag dann um mehrere Seiten Fließtext handeln. Wichtig ist, dass es in der Tat ein Fließtext ist und nicht nur Bilder, Stichpunkte oder Powerpoint Folien. Dies deshalb, weil ein kohärenter Text uns dazu zwingt, eine Lösung wirklich zu durchdenken und Lücken zu schließen. Nur damit kann eine Gruppe klar beurteilen, was nun als nächstes entschieden wird. Bei Powerpoint Folien ist es möglich, über viele Details und Zusammenhänge einfach hinwegzugehen. Dies wird uns dann später bei der Umsetzung auf die Füße fallen.
  • Entscheidung über den Vorschlag. Nun kommt die Gruppe wieder zusammen, um über den ausgearbeiteten Vorschlag oder auch mehrere (nicht konkurrierende, aber möglicherweise aufeinander aufbauende) Vorschläge zu entscheiden.
    Dabei nutzen wir meist Verfahren der Konsent-Entscheidung. Dieses stellt sicher, dass alle Beteiligten gehört werden und potenzielle Einwände und Bedenken bringen können, bevor wir eine Entscheidung treffen und Committment abgeben. Im Verlauf des Prozesses können am aktuellen Vorschlag dann noch Änderungen vorgenommen werden.

Dieser Deep-Dive Abschnitt einer Retrospektive dauert dabei wahrscheinlich deutlich länger als die bisherigen Schritte.

Eine detaillierte Beschreibung der drei oben beschriebenen Tools gibt es hier in einem Auszug aus meinem Buch.

Wenn es die Gruppe schafft hier einen regelmäßigen Rhythmus zu etablieren, dann wird es so möglich, Themen Stück für Stück abzuarbeiten. Wir bei creaffective als auch manche unserer Kunden nutzen Retro-Boards, die über Jahre gewachsen sind. Es ist schön zu sehen, wie immer mehr Themen bearbeitet werden und wirklich Verbesserung eintritt. Ich empfehle hierzu digitale kollaborative Whiteboards, um diesen Prozess zu dokumentieren.

Termin für nächste Retrospektive festlegen

Am Ende einer Retrospektive bleibt dann nur noch die Frage offen, wann sich die Gruppe das nächste Mal trifft? Manchmal ist das durch einen bestimmten Rhythmus vorgegeben. Im Scrum gibt es standardmäßig nach jedem Sprint eine Retrospektive. Wir bei creaffective haben zu jedem unserer Governance-Meetings eine Retrospektive. Ansonsten empfehle ich einen einigermaßen geregelten Rhythmus festzulegen. Die Regelmäßigkeit macht den Unterschied. Kunden sind immer wieder überrascht, wie viel sich dann innerhalb eines Jahres verändert durch die aus den Retrospektiven abgeleiteten Aktionen.

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