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Dieser Artikel ist Teil des creaffective New Work Glossar.

Die Retrospektive als wertvolles Werkzeug

Was ist eine Retrospektive?

Eine Retrospektive, oft auch kurz als Retro bezeichnet, ist ein Meeting oder Workshop, bei dem wir unsere Arbeit als Team oder im Projekt auf den Prüfstand stellen. Wir wollen dabei explizit nicht die inhaltlichen Ergebnisse unserer Arbeit selbst prüfen, sondern Chancen für eine bessere Zusammenarbeit identifizieren.

Wo kommt das Konzept der Retrospektive her?

Die Retrospektive ist ein fester Bestandteil des Scrum Frameworks. Konkret ist damit ein Meeting des Scrum Teams gemeint (im Fachjargon als eines der „Events“ des Frameworks bezeichnet), bei dem das Team mögliche Hürden der Zusammenarbeit identifiziert, um diese später zu beseitigen.

Ein Grundgedanke des Scrum Frameworks ist die ständige Adaption. Ein Scrum Team soll sich kontinuierlich den Gegebenheiten anpassen und aus bisherigen Erfahrungen lernen. Die Retrospektive ist damit ein zentraler Baustein auf dem Weg zu einem gut funktionierenden Scrum Team.

Wann und wie werden Retrospektiven durchgeführt?

Im Scrum Framework steht die Retrospektive immer am Ende eines Sprints. Die Zeit richtet sich nach der Länge des Sprints, wobei sie in der Regel zwischen 30 Minuten und ein paar Stunden dauert. Außerhalb des Scrum Frameworks empfiehlt es sich ebenfalls, Retros möglichst regelmäßig durchzuführen. Menschliche Erinnerung funktioniert am besten in kurzen Abständen; je länger der Abstand zwischen zwei Retrospektiven, umso schwerer fällt es dem Team, sich an konkrete Hürden und deren Ursachen zu erinnern. Außerdem ermöglichen eng getaktete Retros eine ständige Weiterentwicklung.

Scrum macht kaum inhaltliche Vorgaben bezüglich der Durchführung. Der Scrum Master plant und moderiert die Retrospektive, auch weil die Rolle für die spätere Beseitigung der Hürden zuständig ist. Die konkrete Ausgestaltung einer Retro obliegt aber dem jeweiligen Scrum Master. Auch hier macht es Sinn, sich an Scrum zu orientieren, auch wenn wir nicht mit dem Framework arbeiten: Es sollte einen verantwortlichen Moderator geben, der die Retro plant und strukturiert.

Es gibt zwei grundlegende Modi, in denen wir Retros durchführen können. Entweder nutzen wir in regelmäßigen Abständen, vielleicht sogar bei jeder Retro, ein festes Format für das Meeting und prüfen immer wieder die Ergebnisse der letzten Retrospektiven. Oder wir wechseln bei jeder Retro den Fokus und das Format. Einige Scrum Master wechseln auch gerne von der ersten auf die zweite Variante, sobald sich ein Team eingespielt hat.

Typische Herausforderungen bei einer Retrospektive

Da das Scrum Framework wenig Vorgaben macht, gehört die Retrospektive zu den am meisten missverstandenen Werkzeugen von Scrum. Für viele verwirrend ist die scharfe Abgrenzung von einem inhaltlichen Review. Wenn wir das Projektergebnis selbst und dessen Qualität betrachten, ist das keine Retrospektive! In einer Retro wollen wir analysieren, wie wir zum Projektergebnis gekommen sind, und was wir an unseren Vorgehensweisen ändern sollten.

Das kann aber auch bedeuten, dass persönliche Themen aufkommen, die einer besseren Zusammenarbeit im Weg stehen. Gerade diese Ebene sorgt für viel Kopfzerbrechen, weil wir damit die Ebene der funktionalen Zusammenarbeit verlassen. Für viele Teilnehmer (und auch Scrum Master oder ähnliche Moderationsrollen) ist der Umgang mit persönlichen Konflikten schwierig. Es kann hilfreich sein, die beiden Ebenen bewusst zu trennen und die Betrachtung innerhalb einer Retro bewusst jeweils auf funktionale und zwischenmenschliche Themen zu richten.

Wir arbeiten daher mit konkreten Werkzeugen für Feedback und Problemlösung innerhalb des Teamklimas. In der Praxis besonders hilfreich ist das Werkzeug Spiegeln, bei dem ein Team einzelnen Personen sowohl positives als auch kritisches Feedback geben kann. Bei diffusen, vielleicht auch schon festgefahrenen Situationen kann ein Klärungsmeeting helfen, bei dem wir alle Themen auf den Tisch legen, am Ende aber auch wieder die Kurve zur Lösungsfindung nehmen. Diese und andere Werkzeuge haben wir in unserem Buch Future Fit Company im Detail beschrieben.

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