Sie kennen das: Das Meeting ist vorbei, alle sind augenscheinlich einverstanden, aber danach passiert nichts. Noch schlimmer: Das Meeting ist vorbei und es wurde nichts entschieden!
Im Kern geht es in jeder Organisation darum, Entscheidungen zu treffen und diese zu kommunizieren. Es geht jedoch nicht nur darum, dass ein Beschluss gefasst wird, sondern auch darum, dass dieser umgesetzt wird, also entsprechend gehandelt wird. Deshalb ist die Art und Weise, wie Gruppen in Organisationen zu Entscheidungen kommen zentral für die Qualität der Entscheidung und die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

In diesem Artikel biete ich eine Schablone an, wie in unterschiedlichen Situationen gute Entscheidungen gelingen könnten.

Im Rahmen unserer Beratungsarbeit mit Organisationen und Teams geht es immer wieder um die Frage, wie der Prozess im Kontext der jeweiligen Organisation so gestaltet werden könnte, dass eine Entscheidung von den Beteiligten mitgetragen wird und die Gruppe gut zu einer Entscheidung kommt.

Über konkrete Methoden, wie Gruppen Entscheidungen treffen können, habe ich bereits einen Überblicksartikel veröffentlicht.

Kürzlich ging es bei einem Kunden um die Frage, in welcher Situation, welches Vorgehen sinnvoll ist. Dazu haben wir gemeinsam ein Modell zur Orientierung entwickelt, das ich in diesem Artikel vorstellen möchte.

Drei Schritte jeder Entscheidung

Der Prozess der Entscheidungsfindung lässt sich grob in drei Teile unterteilen:

  1. Den Handlungsanlass formulieren
  2. Lösungsoptionen erarbeiten
  3. eine Entscheidung treffen

Diese Logik gilt grundsätzlich auch für Entscheidungen, die jemand alleine treffen kann, ohne Beteiligung von anderen. In diesem Fall läuft das meiste implizit ab. Wenn mehrere Menschen im Prozess beteiligt sind, ist es hilfreich, den Prozess explizit zu machen.

1. Den Handlungsanlass formulieren

Warum muss überhaupt entschieden werden? Auf welche Frage / auf welches Problem ist der zu entscheidende Vorschlag eine Antwort?
Ein Verständnis über den Handlungsanlass ist wichtig, um die Qualität und die Passung des späteren Vorschlags beurteilen zu können.
Klingt trivial, ist es oft nicht. Besonders bei komplexen Themen (siehe unten) ist am Anfang oft unklar, um was es eigentlich geht. Oft gibt es kein gemeinsames Verständnis der Situation, geschweige denn eine Übereinkunft, ob das Thema überhaupt relevant ist. Damit ist es auch schwer zu einer Entscheidung zu kommen. Je nach Thema braucht es auch bereits hier schon die Gruppe, um überhaupt erst einmal zu einem gemeinsamen Verständnis zu kommen.
Wir nutzen als Methode gerne das Werkzeug der Treiberzusammenfassung, um den Handlungsanlass zu formulieren.

2. Lösungsoptionen erarbeiten

Sobald der Handlungsanlass gut genug formuliert ist und die Gruppe übereingekommen ist, dass das Thema relevant genug ist, um daran weiterzuarbeiten, muss die Gruppe zu konkreten Vorschlägen kommen, zwischen denen entschieden werden kann.
Je nach Situation (siehe unten) sind die Optionen sehr schnell offensichtlich. Bei komplizierten und komplexen Kontexten ist oft nicht klar, wie es weitergehen könnte. Dann braucht es ein Vorgehen der Vorschlagserarbeitung und der kreativen Problemlösung, um überhaupt zu diskutierbaren Entscheidungsvorlagen zu kommen. Je nach Grad der Komplexität bietet sich hierzu ein Workshopformat an, um als Gruppe zu einem oder mehreren Vorschlägen zu kommen.

Je nach Kontext kann man alleine einen Vorschlag vorbereiten oder muss mit anderen gemeinsam einen entwickeln.

3. Eine Entscheidung treffen

Wenn dann eine oder mehrere Entscheidungsalternativen vorliegen, muss eine Entscheidung getroffen werden. Manchmal von nur einer Person, manchmal von einer Gruppe. Hierzu stehen unterschiedliche Methoden zur Verfügung, die je nach Situation zum Einsatz kommen können.

Nicht zu entscheiden ist übrigens auch eine Entscheidung, die Konsequenzen hat! Das wird gerne ausgeblendet, macht es aber nicht besser.

Wie Sie wann wie vorgehen

Bisher habe ich einige Male „je nach Situation“ geschrieben. Je nach Situation macht das eine oder andere Vorgehen mehr Sinn.
Im folgenden möchte ich ein paar Heuristiken anbieten, die dieses „es kommt darauf an“ etwas präzisieren:

Vier Arten von Situationen

Angelehnt an das Cynefin Framework kann man vier verschiedene Situationen unterscheiden. Je nach Situationen wird der Prozess der Entscheidungs-Vorbereitung und der Entscheidungsfindung anders ausfallen.

Quelle: Wikipedia.org

Die klare / einfache Situation:

  • Ursache-Wirkungs-Beziehungen sind eindeutig und sofort offensichtlich.
  • Informationen sind klar.
  • Es gibt keine / wenig Ungewissheit.
  • Sinnvolles Handlungsmuster: Problem wahrnehmen & kategorisieren, mit sinnvoller Lösung reagieren.

Hier handelt es sich um den Bereich der Best Practices. Die Entscheidung ist damit ziemlich naheliegend und offensichtlich. Der Entscheidungprozess meist einfach und sehr effizient.

Beispiel: Ein Zahnrad in der Maschine ist gebrochen.

Die komplizierte Situation:

  • Es gibt kausale Ursache-Wirkungs-Beziehungen, die sich wiederholen lassen. benötigt Es braucht jedoch Expertise und Analyse, um diese zu verstehen.
  • Informationen sind mehrdeutig.
  • Sinnvolles Handlungsmuster: Problem wahrnehmen & analysieren, adäquate Lösung erarbeiten und umsetzen
  • Es gibt mehrere mögliche und gangbare Lösungen (good practices). Man muss sich für eine entscheiden.

Beispiel: Es kommt immer wieder zu unerwünschten Vibrationen in unserem Produkt.

Die komplexe Situation:

  • Ursache-Wirkungs-Beziehung sind nicht eindeutig und nicht konstant. Es entstehen Phänomene, die sich aus der Interaktion der Einzelelemente erklären lassen, die jedoch nicht prognostizierbar oder beherrschbar sind.
  • Informationen sind mehrdeutig.
  • Es gibt hohe Ungewissheit.
  • Sinnvolles Handlungsmuster: Einen Vorschlag hypothesengetrieben entwickeln und testen, den Effekt wahrnehmen, dann die nächsten Schritte entwickeln.
  • Es gibt hier weder best noch good practices. Stattdessen entstehen gangbare Wege (emergent practices). Deshalb eignet sich hier ein Vorgehen von Experimenten sehr gut.

Beispiel: In Projekten kommt es immer wieder zu Konflikten und ungeplanten Verzögerungen.

Die chaotische Situation:

  • Ursache-Wirkungs-Beziehung sind nicht eindeutig, nicht konstant und nicht einmal erkennbar.
  • Informationen sind mehrdeutig.
  • Es gibt hohe Ungewissheit.
  • Es gibt keine wirksamen Rahmenbedingungen.
  • Sinnvolles Handlungsmuster: Handeln, wahrnehmen was passiert, dann reagieren und nächste Schritte überlegen

Beispiel: Ausbruch der Corona-Pandemie

Für die meisten Organisationen werden die meiste Zeit die ersten drei Situationen relevant sein.

Konkrete Schritte, um zu einer Entscheidung zu kommen

Ich gehe für die unten stehenden Vorschläge davon aus, dass jemand die Entscheidung nicht selbst treffen kann.

Wenn es sich um eine klare Situation handelt:

  • Alleine einen Handlungsanlass und einen Vorschlag entwickeln und den Entscheidern vorschlagen.
  • Kann dann über einen Einzelentscheid oder einen Gruppenentscheid entschieden werden, egal mit welcher Methode.

Wenn es sich um eine komplizierte Situation handelt:

  • Einen Handlungsanlass alleine formulieren und mit anderen dazu ins Gespräch gehen.
  • Je nach Grad der wahrgenommenen Kompliziertheit alleine oder gemeinsam mehrere Vorschläge erarbeiten und eine Empfehlung aussprechen.
  • Vorschlag von einer Person in Entscheiderposition entscheiden lassen oder in der Gruppe per Konsent entscheiden.

Wenn es sich um eine komplexe Situation handelt:

  • Gemeinsam Handlungsanlass formulieren und gemeinsam die Relevanz feststellen.
  • In einer Gruppe einen Prozess der kreativen Problemlösung anwenden, um zu einem Vorschlag zu kommen. Aufgrund der vorhandenen Komplexität macht eine Gruppe mit mehreren Perspektiven Sinn, um zu einem Vorschlag zu kommen und die spätere Akzeptanz des Vorschlags zu erhöhen. Teil des Prozesses ist es Alternativen zu besprechen.
  • Am Ende stehen ein oder mehrere sich ergänzende Vorschläge, die dann per Konsent mit Review Datum beschlossen werden. Ziel der Vorschläge: Diese sollten gut genug sein, um damit in nächste Schritte gehen zu können. Wichtig ist hier, dass zu einem bei Beschluss festgelegtem Zeitpunkt gemeinsam geprüft wird, ob die Umsetzung die gewünschten Effekte bringt und gegebenenfalls nachzujustieren. (siehe hierzu unser Vorgehen in Form von Experimenten)

Wenn es sich um eine chaotische Situation handelt:

  • Wenn möglich einen Handlungsanlass formulieren, hyothesengetrieben im Rahmen des leistbaren Verlusts handeln und beobachten, was passiert.
  • Versuchen die Situation durch erste Aktionen in ein „lediglich“ komplexes Fahrwasser zu bekommen.

Entscheidungs-Governance

In Beratungsmandaten erarbeite ich häufig mit Führungsteams eine Art Entscheidungs-Governance. Hierbei wird festgelegt welche Art von Thema wie aufbereitet / vorbereitet wird und von wem nach welchem Prozedere entschieden wird. Dabei werden bekannte wiederkehrende Themen gleich definiert, so dass sich Gruppen leichter tun zu guten Entscheidungen zu kommen.

Das spart Teams und Organisationen dann in Zukunft viel Koordinationsaufwand und vermeidet Frustration.

Finden Sie sich wieder? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, um über Ihr Anliegen zu sprechen!