Kanban als Meeting-Agenda: Effizienz-Boost für Meetings

Meetings leicht gemacht- Schnupperkurs für agile Methoden

Das Kanban Board zählt zu den Basiswerkzeugen des agilen Arbeitens. Es hilft die eigene Arbeit – meist Aufgaben – zu sammeln, gezielt zu priorisieren und immer den Überblick über anstehende und gerade stattfindende Aufgaben, Projekte und Prozessschritte zu behalten.
Wenn Teams ein Kanban Board gemeinsam nutzen, kann jeder sehen in welchem Stadium sich ein Projekt befindet und wer gerade woran arbeitet. Bevor wir dazu kommen, wie wir es gezielt als agile Unterstützung in Meetings einsetzen, folgen hier kurz und prägnant die Basics der Methode.

Kanban – der Aufbau

Ein einfaches Kanban Board ist folgendermaßen aufgebaut: Es gibt drei horizontal angeordnete Spalten. Sie bilden Prozessschritte ab. Wenn das Board analog mit Post-Its genutzt wird, werden Aufgaben zuerst in der linken (To Do)- Spalte gesammelt und dann von Hand je nach Bearbeitungsschritt weiter nach rechts gezogen. Es gibt auch einige Softwareanbieter für eine virtuelle Abbildung eines Kanban Boards. Je nach eigenem Bedürfnis, kann ein Kanban Board noch mit beliebig vielen weiteren Spalten ergänzt werden.

  • Spalte 1: To Do Als erstes werden hier wie bei einer To Do Liste alle Aufgaben und Prozesse gesammelt.
  • Spalte 2: Doing Wenn die Umsetzung startet und erste Arbeiten ausgeführt werden, wird das Post-It in diese Spalte weitergeschoben.
  • Spalte 3: Done Ist eine Aufgabe vollständig gelöst, wird das Post-It in diese Spalte weitergeschoben

In der Praxis: Kanban in Meetings

Nun der Praxistipp, um ganz einfach hineinzuschnuppern und einen Zugang zu der Methode zu finden. Versuchen Sie das Kanban-Prinzip „on the fly“ in ihrem nächsten Meeting. Malen sie die drei vorgeschlagenen Spalten „To Do, Doing und Done“ auf ein Flipchart-Papier. Sammeln Sie gemeinsam alle Agendapunkte für den Tag, bzw. fragen Sie kurz ob es noch weitere Punkte zu der bestehenden Agenda gibt. Nun wird jeder Punkt separat auf einen Post-It Zettel notiert und unter „To Do“ angebracht. Bitte versehen sie eventuell eingeplante Pausen ebenso mit einem Post-It. Der gerade akut in der Runde besprochene Punkt (auch die Pausen) wird unter „Doing“ gehängt,  anschließend – wenn beendet – auf Done. So hat jede Person im Raum optimal im Blick, um welchen Agendapunkt sich das Gespräch aktuell dreht und hat eine Aussicht darauf, was noch in der vorgesehenen Zeit zu erledigen ist. Sie werden staunen, wie viel fokussierter Meetings plötzlich ablaufen. Bei weiten Um- und Ausschweifungen können Sie den Kollegen oder die Kollegin freundlich daran erinnern, dass ein anderer Agendapunkt gerade Gesprächsinhalt ist. Das Meeting wird diesmal wesentlich effizienter und fokussierter ablaufen. Viel Spaß!

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