高效能的创新会议

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在现代企业中,创意或者创造性解决问题的工作常常不是个人的行为。通常这些任务是由一个团队通过会议来完成的。那么,这些旨在激发点子,寻找解决方案的会议都很有效吗?我相信几乎每个人都经历过糟糕的会议:有的会议大家发言不积极,缺乏创意;有的会议大家激烈辩论,最后却什么结论都没有。显然,不是所有的会议都是成功的,不是所有的讨论都能得到好的创意。

那么为什么有些旨在创新或者解决问题的会议并不理想,甚至彻底失败呢?下面我们列出了一些阻碍团队创意的因素。

1. 糟糕的领导者
在一次会议里,如果没有人来主持会议,或者主持会议的人无法掌控会议的进程的话,毫无疑问会议不会得到最好的结果。另一方面,如果会议的领导者独断专行,固执己见,那么与会者往往不敢表达不同意见,这样的会议也无法产生好的创意。
2. 缺乏明确的目标和流程
缺乏明确目标显然会导致会议的失败。没有一个明确的流程,也会导致会议变得混乱。一次会议的时间总是有限的,如果与会者只是随机的讨论,而没有一个清楚的会议流程的话,讨论的效率必然低下。这样的会议一般无法在预定时间里达到预期目的。
3. 低效的交流方式
如果团队成员不停打断对方,不能有效地互相倾听和理解,这是不利于团队创意的。除此以外,在发散性思维的过程中,对别人的点子的批评会阻碍创意的进行。指责是点子的天敌。如果团队成员对指出别人点子的缺陷乐此不疲,那么团队的创意能力必然不高。
4. 团队迷思
团队迷思(groupthink) 指的是团队的会议过程中,由于与会者倾向于使自己的观点与大家一致,从而导致整个团队缺乏思维的多样性。这对团队的创意尤其有害。

从表面上看,上面所说的因素似乎有互相矛盾的地方:会议的领导者太弱势,不能掌控会议进程是不行的;如果领导者很强势,固执己见又会把别人的创意扼杀。如果与会者互相批评指责是不行的,如果互相认同,观点一致也是不利创意的。那到底怎样的会议才能高效地产生创意呢?

在这里,我们需要介绍一个相对新颖的概念,即思维流程的引导,或者会议流程的引导。一次高效能的创意会议,需要一个会议流程的引导师(facilitator)。这位引导师的任务,是确保会议按既定的符合思维规律的流程进行,从而最大程度的激发团队的创意。这样前面所述的没有流程和强势领导的混乱会议可以完全避免。同时,由于流程引导师并不参与会议的内容讨论,不提供任何点子,也不对点子进行任何评价,引导师不会像专断的领导者一样扼杀别人的创意。

此外,由引导师引导的会议流程是符合创造性思维规律的。这些规律中核心的一条,是发散性思维与收敛性思维的彻底分离。第一步,团队成员运用发散性思维产生大量的点子。第二步,成员运用收敛性思维,对点子进行评价,优化和筛选,从而从大量点子中得到最佳创意。在第一步里,对点子的评价是完全禁止的。在这种环境里,前面所述的批评指责扼杀创意的情况不会发生,与会者可以充分发挥想象力和创造力。在第一步里,与会者常常可以产生超过一百个点子。同时,引导师可以采用不同的创意技巧,促使新颖点子的产生,大大减低团队迷思的影响。在第二步里,与会者会对经过筛选的点子进行评价,运用批判性思维指出它们的优缺点,然后在此基础上进一步优化点子。

由此可见,尽管引导师不参与讨论的具体内容,不提供点子和评价,但是由引导师引导的会议流程,符合创造性思维的规律,大大提升了团队创意的能力。然而我们这里只提到了产生创意这一环节。在此之前的问题分析环节,在此之后的基于创意的项目规划环节,都有合理的流程。熟悉这一整套流程的引导师,其引导的会议,创意的最终效能远远高于普通的会议。

尽管创意流程引导这个概念并不为中国大陆的企业所熟悉,但是我们在欧洲,美国和台湾的成功经历,让我们相信它也一定能为中国大陆的企业提供帮助,解决具体的问题,提升创意的能力和创新的水平。

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