Triage: Arbeit in die richtigen Bahnen lenken


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Von der Notfallmedizin lernen

In unserer Arbeit beschäftigen wir uns mit verschiedensten Methoden und Vorgehensweisen: Systematic Creative Thinking, Design Thinking, Lean Startup, Holacracy, Getting-things-done, Sociocracy 3.0, SCRUM und viele andere. Bei der Betrachtung und Analyse dieser Ansätze fallen immer wieder gewisse „Querschnittsthemen“ auf. Bestimmte Prinzipien tauchen in fast allen dieser Methoden in der einen oder anderen Form auf, was für mich ein Hinweis darauf ist, dass es gute Prinzipien sind. Ein sehr grundlegendes Prinzip ist das der Triage.
Der Begriff Triage kommt ursprünglich aus der Notfallmedizin und bezeichnet eine Vorgehensweise, die zum Einsatz kommt, wenn innerhalb eines gewissen Zeitraums mehr (potentielle) Patienten als medizinische Ressourcen vorhanden sind. Speziell geht es um Krisensituationen, in denen Versorger schnell priorisieren müssen, wer welche Behandlung benötigt. Das Grundprinzip ist dabei: Bevor ich in eine detaillierte Anamnese gehe und die Behandlung starte, teile ich einen Patienten einer Kategorie zu. Eine solche Zuweisung führt dann dazu, dass Patienten entweder warten müssen (weil ihre Verletzungen nicht so gravierend sind), sie in die sofortige Behandlung kommen (weil es sonst zu spät sein wird) oder nichts unternommen wird bzw. werden kann (weil die Verletzung oder Krankheit nicht mehr heilbar ist). Dadurch erkennt man auch das ethische Dilemma der ursprünglichen Triage: Bei begrenzten Ressourcen kann es sein, dass ich manchen Patienten nicht mehr helfen kann, wenn ich andere retten möchte.

Process, prioritize, proceed

Zum Glück haben wir in der restlichen Arbeitswelt meist keine derart schwerwiegenden Entscheidungen zu treffen. Trotzdem können wir vom System der Triage lernen. Auf die Kernelemente heruntergebrochen findet sich das Prinzip nämlich in fast allen oben genannten Methoden wieder. Es entspricht der Vorgehensweise: Process first, then prioritize, then proceed. Anders ausgedrückt: Wenn ein Thema aufkommt, ordne ich es erstmal zu (process); dann entscheide ich, wie wichtig es in Relation zu anderen Themen ist (prioritize); erst dann bearbeite ich es gegebenenfalls; oder eben auch nicht (proceed).
Die natürliche Tendenz des Menschen ist es, ein Thema sofort zu bearbeiten, wenn es hereinkommt. Das erkennt man schon im Gespräch zwischen zwei Kollegen. Spricht der eine Kollege ein Problem an, wird der andere häufig versuchen, Lösungsvorschläge anzubieten. Stelle ich eine Frage, wird mein Kollege mir Antworten liefern. Der Impuls ist an sich auch gut, weil er auf Unterstützung und Lösungen abzielt. In der Gruppe bedeutet das aber, dass wir eine potentiell langatmige Diskussion zum erstbesten Thema haben, das in die Gruppe eingebracht wird. Wenn wir dann, nach 30 Minuten Debatte, feststellen, dass wir eigentlich ein viel wichtigeres Thema haben, über das wir sprechen sollten, dann fehlen uns möglicherweise diese 30 Minuten.

Backlog, Tactical Meetings und Divergierendes Denken

Aus diesem Grund setzen viele Methoden auf strukturierte Vorgehensweisen, um unseren natürlichen Impulsen entgegenzuwirken. Eine Vorgehensweise ist das Backlog aus dem SCRUM-Prozess. Neu aufkommende Aufgaben oder notwendige Tätigkeiten landen erst mal im Backlog, anstatt sofort mit der Arbeit anzufangen. Dort werden sie dann beim nächsten Sprint Meeting neu priorisiert. Natürlich kann auch zwischendurch eine Neupriorisierung stattfinden. Wichtig ist nur, dass es ein bewusster Prozess ist.
Die Tactical Meetings aus Holacracy bauen ebenfalls auf das Triage-Prinzip auf. Zu Beginn eines jeden Meetings wird eine Agenda-on-the-fly erstellt. Jeder wirft Themen ein, die er oder sie gerne bearbeitet hätte. Wenn das Thema dann an der Reihe ist, wird als allererstes geprüft, welcher mögliche Output angestrebt wird. Passt der Output nicht zum Meetingformat, wird das Thema „vertagt“.
Zu guter Letzt gibt es ein grundlegendes Prinzip des kreativen Denkens, mit dem wir schon seit Jahren erfolgreich arbeiten. Das sogenannte Divergierende Denken beschreibt das Sammeln von Optionen und Ideen bei der Lösung eines Problems. Während wir im Konvergierenden Denken bewerten, priorisieren und auswählen, nehmen wir im Divergierenden Denken alle Impulse auf und halten sie fest. Dadurch ist der bewusste, geplante Wechsel zwischen den beiden Denkphasen ebenfalls ein Triage-System. Zuerst nehme ich sämtliche Informationen auf, die in der Gruppe vorhanden sind; dann bewerte und priorisiere ich sie.
Neben der Triage gibt es noch einige weitere, spannende Schnittmengen zwischen den Methoden der Innovation und Agilität. Aber wenige davon sind so grundlegend und so effektiv wie die Aufteilung von Sammlung und Priorisierung. Teams, die effektivere Meetings und Projekte möchten, sollten sich überlegen, wie sie die Triage in ihre Arbeitsweise einbauen können.

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