Wege zu höherer persönlicher Arbeitsproduktivität – 10 Tipps für effizienteres Arbeiten

In meinem ersten Artikel zum produktiveren Arbeiten habe ich mich entschlossen, die Frage nach der höheren Arbeitsproduktivität in zwei Unterfragen zu aufzusplitten, die ich getrennt bearbeiten möchte.

Für beide Fragen habe ich unter brainr Online-Brainstormings gestartet.

Wie könnte ich effizienter arbeiten?
Wie könnte ich effektiver arbeiten?

Die komplette Liste aller Ideen ist unter den jeweiligen Links einsehbar.

In diesem Artikel möchte ich meine persönliche Top 10 zum effizienteren Arbeiten vorstellen. Die Reihenfolge innerhalb der Top 10 spielt keine Rolle.

  1. Telefon und E-mail-Benachrichtigungen ausschalten für fest definierte Zeiten
    Mit diesem Vorgehen arbeite ich bereits und habe damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Auch während der Zeit, als ich noch angestellter war. Meist gibt es nichts, was so dringend ist, dass es nicht auch in paar Stunden warten kann. Zumindest gilt das für viele Jobs.
    Ich bin dazu übergegangen mein Telefon oft einen ganzen Vormittag ganz auszuschalten und Kunden dann am Nachmittag in einem Zeitraum für Telefonate zurück zurufen.
    Die größte Befreiung war es, die Benachrichtigungen für neu eingegangene Mails abzuschalten. Meine E-Mails prüfe ich nun ca. 2 – 3 Mal pro Tag.
  2. Großen Bildschirm zulegen, um mehrere Dokumente auf einmal zu sehen
    Auch dieses Vorgehen finde ich sehr hilfreich. Ich arbeite mit zwei Bildschirmen wodurch das lästige Hin- und Herschalten entfällt.
  3. Aufgaben stapeln und dann in einem Rutsch abarbeiten
    Dieses Vorgehen wird auch im Rahmen der Getting Things Done Methode empfohlen. Oft gibt es kleine Aufgaben, wie z.B. E-Mails beantworten oder Rechnungen abheften, für die es sich lohnt mehrere auflaufen zu lassen und dann diese in einem Rutsch zu bearbeiten.
  4. Vor allem nach den eigenen Stärken arbeiten
    Diesen Hinweis finde ich sehr hilfreich! Das was einem liegt, geht einem meist besser von der Hand und wahrscheinlich auch effizienter. Oft gibt es mehr Möglichkeiten als man denkt, „unliebsame“ Aufgaben auszulagern und sei es an einen Persönlichen Virtuellen Assistenten.
  5. Singletasking
    Dieses Wort habe ich zum ersten Mal im e-book „zen to done“ von Leo Babauta gelesen. Er modifiziert darin die GTD Methode von David Allen. Unterbrechungen sind einer der Produktivitätskiller schlecht hin, deshalb auch Punkt 1. Wer sich konzentriert einer Sache und nur einer Sache widmen kann bekommt mehr gebacken als wenn man ständig herausgerissen wird.
  6. Feste Zeitintervalle definieren, um konzentriert an einer Sache arbeiten zu können
    Dieser Punkt geht Hand in Hand mit Punkt 5. Möglicherweise geht es nicht immer, nicht unterbrochen zu werden. Dann sollte man sich feste Zeiten definieren, in denen man nicht gestört werden will. Aus meiner Sicht ist dieser Punkt besonders im Büro mit den Kollegen wichtig.
  7. Nach jedem Arbeitstag Rückschau halten, wo heute Verbesserungspotenzial vorhanden war
    „Feedback is the breakfast of champions“. Auch wenn man es sich selbst gibt. Diesen Punkt, mir selbst Feedback zu geben beherzige ich leider viel zu wenig. Ich denke aber, dass die kurze aber systematische Rückschau mir helfen würde.
  8. Herausfinden/wissen, welche Zeiten die persönlichen Turbozeiten sind, Störungen während dieser Zeit „abschalten“ und durcharbeiten
    Auch dieser Punkt hat mir gut gefallen. Aufgaben, die hohe Konzentration oder Kreativität erfordern in die persönlichen Bestzeiten legen und dann Singeltasking betreiben. Während der persönlich unproduktiven Zeit eher Dinge tun, die weniger Konzentration erfordern, wie E-Mails oder Telefonate.
  9. Datenbank mit Textbausteinen für E-Mails und andere Texte
    Damit habe ich kürzlich angefangen. Besonders zur Vorbereitung von Trainings und für Akquisemails kommen bei mir immer wieder die gleichen Themen vor. Warum also nicht eine Datenbank mit Textbausteinen anlegen, die man nur noch abändern braucht.
  10. Andere Fragen, wie es geht
    Man muss das Rad nicht immer neu erfinden! Gestern per Mail reingekommen: Burkhard Heidenberger vom Zeitblueten Blog bietet seine komplette E-Book-Sammlung kostenlos zum Download an.
    Auch da sind sicherlich viele nützliche Tipps dabei.

Im nächsten Artikel wird es um die Top Liste für effektiveres Arbeiten gehen.

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