Qualitative Ergebnisse in Besprechungen erzielen

Denken Sie mal zurück an eine der letzten Besprechungen, die zwar lange gedauert hat, bei der aber nicht viel heraus kam.
Woran lag es?

Vielleicht steht auf Ihrer Liste einer oder mehrere der folgenden Punkte:

  • es gab keine erkennbare Struktur
  • die Menschen haben aneinander vorbei geredet
  • die Diskussion hat sich im Kreis gedreht
  • die Diskussionen dauerten viel zu lange und lieferten wenig Ergebnisse („ja, aber“ – Diskussionen)
  • es wurde viel Selbstdarstellung betrieben und wenig zugehört
  • relevante Leute waren nicht anwesend

All diese Aspekte finden sich in der Formel für qualitative Besprechungen wieder, die ich in diesem Beitrag vorstellen möchte. Nach dieser Formel, erhöhen wir die Wahrscheinlichkeit, qualitative Ergebnisse in Besprechungen zu erzielen ganz erheblich, wenn drei Faktoren vorhanden sind: Die richtigen Inhalte, ein Prozess, der die Besprechung steuert und der Einsatz von kreativen Prinzipien.

Inhalte
Die richtigen Inhalte bezieht sich darauf, dass zu einem Thema die relevanten Personen anwesend sein müssen, so dass das benötigte Wissen zusammen kommt und damit Entscheidungen getroffen werden können. Beides muss vorhanden sein. Sind die benötigten Wissensträger nicht anwesend, können keine Entscheidungen getroffen werden, da erst gar keine Entscheidungsgrundlage entstehen kann. Im anderen Fall kann zwar eine Entscheidungsgrundlage entstehen, aber es ist niemand anwesend, der in der Position ist, die Entscheidung zu treffen. Dann kann die Besprechung zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.
Meist ist jedoch der Punkte Inhalte nicht der Hauptgrund, warum viele Besprechungen unbefriedigend verlaufen.

Prozess
Bei den meisten Besprechungen geht es darum, in einer Gruppe Probleme zu lösen (ein Gegenbeispiel wäre eine wöchentliche Statusbesprechung, in der es nur darum geht, alle auf den neusten Stand zu bringen).
Das Lösen von Problemen (definiert als eine Lücke zwischen dem, was wir haben und dem, was wir wollen) folgt einem impliziten oder idealerweise einem expliziten Vorgehen.
Es gibt eine Reihe von Modellen, die ein explizites Vorgehen beschreiben. Regelmäßige Leser dieses Blogs wissen, dass ich mit dem Creative Problem Solving Prozess arbeite, um Besprechungen explizit zu strukturieren.

Der Prozess erfüllt dabei zwei wichtige Funktionen:

  • er dient als Orientierungsrahmen, um einen Problemlöseprozess zu verstehen und zu strukturieren
  • er hilft, alle Teilnehmer „auszurichten“, d.h. alle arbeiten zur gleichen Zeit innerhalb des gleichen Abschnitts des Prozesses

Genau das passiert in vielen Besprechungen nicht. Vereinfacht gesagt kommt es sehr oft vor, dass eine Person versucht herauszubekommen, was eigentlich genau das Problem ist, während eine andere darauf drängt, nun endlich zu handeln. Eine dritte Person möchte die beste aus vorhandenen Vorgehensweisen auswählen, während eine vierte Person noch weitere Handlungsmöglichkeiten entwickeln will.
Das verzwickte daran: Meist ist es den Teilnehmern gar nicht bewusst, dass Sie sich im Sinne des Prozesses geistig in unterschiedlichen Abschnitten befinden und alle an unterschiedlichen Strängen ziehen. Dies liegt unter anderem auch daran, dass Menschen unterschiedliche Problemlösepräferenzen haben.
Ein Prozessmodell wie das obige kann helfen, dieses Bewusstsein zu schaffen und die Teilnehmer einer Besprechung auf den gleichen Schritt auszurichten.
Dazu sollte es in Besprechungen eine Person geben, die sich um die Steuerung des Prozesses kümmert und diese Person sollte von allen anderen Anwesenden dazu ermächtigt werden.

Einsatz kreativer Prinzipien
In der Kreativität gibt es zwei elementare von einander abgegrenzte Prinzipien oder Denkweisen. Das Entwickeln und das Bewerten. Zentral ist, dass diese beiden Prinzipien in getrennten Phasen statt finden. Das bedeutet, wir entwickeln zuerst und dann bewerten wir. Diese Prinzipien kommen in jedem Schritt des oben dargestellten Prozesses zum Einsatz.

Auch wenn es z.B. darum geht heraus zu finden, was genau das Problem ist, das gelöst werden muss, kommen diese kreativen Prinzipien zum Einsatz. Das äußert sich dann darin, das zuerst eine Reihe von möglichen Problemformulierungen und Betrachtungsweisen formuliert werden. Danach (!) – und es sollte für alle klar sein, wann danach ist – geht es darum, die beste Betrachtungsweise auf das Problem zu wählen.
Oft läuft jedoch es so ab:
„Also ich glaube, wir müssten XY anpacken, um zu einer Lösung zu kommen.“
„Nein, ich glaube, das ist nicht das wichtigste, wir sollten uns eher um Z kümmern, um voran zu kommen.“
„Ja, aber wenn wir dass machen, dann…“
…und wir sind mitten drin, eine Person tritt aufs Gas, die andere auf die Bremse. Das ist zwar laut, man kommt jedoch leider nicht wirklich vorwärts.

Für richtig wichtige, teuere oder verzwickte Fragestellungen holen sich Teams manchmal externe Moderatoren, die die Besprechung leiten. Ich bezeichne diesen Prozessexperten als Facilitator. Die Aufgabe des Facilitators besteht vor allem darin, dafür zu sorgen, dass in die drei Variablen der Formel für qualitative Ergebnisse die richtigen Werte eingesetzt werden.

Ein Kommentar auf “Qualitative Ergebnisse in Besprechungen erzielen
  1. Es ist wieder soweit, zwei Wochen Trainings in systematischer kreativer Problemlösung hier in China sind vorbei und ich befinde mich auf der Rückreise nach Deutschland. Wie meistens sind meine Kunden europäische Firmen vor Ort in China und die Trainings

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