Effektive Besprechungen durch strukturierten Prozess

Viele Menschen leiden in Besprechungen, weil diese oft lange dauern und wenig dabei herum kommt. Ein Grund dafür kann darin liegen, dass die Besprechung nicht strukturiert ist und keinem effektiven (oder im schlimmsten Fall gar keinem) Prozess folgt. Mir ist natürlich bewusst, dass es noch eine Vielzahl weiterer Faktoren gibt.
Man fühlt sich wie beim Gang durch einen Irrgarten, in dem sich lauter Sackgassen befinden und man erst nach langer Zeit einen Ausweg findet, wenn überhaupt. (Bild1)

Verfahren zu kreativen Problemlösung, wie z.B. Synectics oder Creative Problem Solving (CPS) wurden in den 1950ern auch aus dem Grund entwickelt, dass die Initiatoren (William Gordon für Synectics und Alex Osborn für Creative Problem Solving) dieser Vorgehensweisen mit Ablauf und Ergebnissen ihrer eigenen Besprechungen unzufrieden waren und nach Wegen suchten, diese zu verbessern.

Kombination von Werkzeugen und Prozess
Was sind Verfahren der kreativen Problemlösung und wie können diese bei fast jeder Besprechung für mehr Struktur und Effektivität sorgen?
Verfahren der kreativen Problemlösung stellen ein explizites Vorgehen da, wie man auf Fragestellungen und Probleme, für welche das genaue Ergebnis und der Weg dorthin unklar sind, auf effektive Weise und in relativ kurzer Zeit Lösungen generiert und deren Umsetzung plant.

Diese Art von Fragen finden sich in vielen Besprechungen, einige Beispiele:

  • Wie lautet unsere Strategie für das nächste Quartal?
  • Wie können wir die Veranstaltung so durchführen, dass der Kunde uns wieder bucht?
  • Wie kann unser Webshop auf ein anderes System umgestellt werden?
  • Wie passen wir unser Produkt XY so an, dass es sich auch in Land Z verkauft?
  • Welche neuen Inhalte können in unserer Zeitschrift erscheinen?
  • Wie können wir sicherstellen, dass unsere Initiative von den anderen Abteilungen akzeptiert wird?

Die Verfahren lassen sich dabei in mehrere Schritte unterteilen (z.B. ein Problem klären oder analysieren, Ideen zur Lösung überlegen, gefundene Ideen verbessern). Jeder diese Schritte wiederum kann nun mit kleinen Techniken und Methoden unterstützt werden, um noch effektiver voran zu kommen. Diese Techniken nenne ich Denkwerkzeuge, da sie unser Denken methodisch strukturieren und leiten. Eine Auswahl von Denkwerkzeugen habe ich im Adventskalender der Denkwerkzeuge bereits vorgestellt.

Makro- und Mikroperspektive
Verfahren der kreativen Problemlösung stellen eine Art Orientierungsrahmen dar, der uns hilft, uns in einem Problemlöseprozess, wie er auch Gegenstand vieler Besprechungen ist, zurecht zu finden. Um ein Beispiel von oben aufzugreifen: Können wir uns schon überlegen, wie wir eine Veranstaltung durchführen, oder müssen wir erst überlegen, wie Erfolgsfaktoren für eine gelungenen Veranstaltung aussehen? Klingt banal, wird aber oft nicht gemacht.
Das ist die Makroebene.

Auf der Mikroebene, z.B. wenn es darum die Qualität einzelner Vorschläge zu bewerten oder Ideen erst einmal zu generieren, kann man wiederum mit einzelnen Denkwerkzeugen arbeiten, um die jeweilige Aufgabe besser zu erledigen, um z.B. zu vermeiden, dass sich Diskussionen im Kreis drehen.

Diese Kombination stellt eine Art grobe Karte des Irrgartens dar, die verhindert, dass wir erst bis zum Ende jeder Sackgasse laufen, sondern bereits vorher sehen, in welche Richtung wir gehen sollten. (Bild 2)

Flexibel einsetzbar
Man muss keineswegs diese Verfahren immer eins zu eins umsetzen und diese in ihrer vollen Bandbreite verwenden, um Nutzen daraus ziehen zu können. Vielmehr kann man sich diese als einen Werkzeugkasten vorstellen, den wir bei Bedarf einsetzen können. Genauso wie ein Handwerker ein Werkzeug einsetzt, um gewisse Tätigkeiten zu erledigen, kann man Methoden einsetzen, um Denk-Tätigkeiten in Besprechungen einfach zu erledigen.

Mehr Werkzeuge erhöhen die Möglichkeiten noch effektiver zu sein, erschweren allerdings auch die Auswahl der jeweiligen Technik. Wann nehme ich was? Das Besondere bei den Verfahren der kreativen Problemlösugn ist, dass diese einem Hinweise geben, wann ich mit welcher Technik sinnvoll arbeiten kann.

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