Planung mit Mindjet MindManager

Als großer Mind Mapping und Business Mapping Fan setze ich MindManager auch zur Zeitplanung ein. Das Programm ersetzt mir zwar keinen Kalender, allerdings gestalte ich meine Wochenplanung mit MindManager. Dabei kommt es mir weniger auf die chronologische Reihenfolge der Dinge an, mein Map ist mehr als eine Todo-Liste zu verstehen.

Ich nutze bis jetzt eine Wochenmap (Bild 1). Hier erhält jeder Wochentag einen Hauptzweig und alle Todos, die für die Woche anstehen, oder die hinzukommen trage ich hinter den entsprechenden Wochentag. Dazu vergebe ich Icons für bestimmte wiederkehrende Aktivitäten wie z.B. Telefonate, E-Mails etc. Der Vorteil bei der Verwendung von Icons ist, dass diese gleich ins Auge stechen und noch wichtiger, dass ich danach filtern kann.
So ist es mit dem Power-Filter von MindManager möglich, mir alle Telefonate einer Woche anzeigen zu lassen und alle anderen Todos auszublenden. Die Icons erfüllen dabei eine ähnliche Funktion wie Tags, nur leider nicht so vielseitig einsetzbar und vor allem nicht umgruppierbar (dazu später).

Diese Art der Wochenplanung ist mir inzwischen sehr ans Herz gewachsen, da sie für meine Arbeitsweise große Produktivitätsvorteile bringt. Wann immer ich eine Aufgabe erledigt habe, bekommt diese Aufgabe einen Haken. Alle Aufgaben, die ich bereits erledigt habe, kann ich dann wiederum mit dem Powerfilter ausblenden lassen, um wirklich nur noch die Dinge im Blick zu haben, die noch zu tun sind. Alternativ, kann ich den Zweig auch einfach löschen. Allerdings ist es manchmal ganz schön zu sehen, was man schon alles erledigt hat.

Beruflich als Key-Account-Manager bei e-fellows.net habe ich verschiedene Großkunden zu betreuen (Siehe Bild 2). Die Infos finden sich alle auf der Firmenwebsite, ich plaudere hier also keine Geheimnisse aus! Nun habe ich mir auch hier eine Wochenmap angelegt und zusätzlich dazu hinter jeden Wochentag das Logo meiner Großkunden gelegt. Nun kann ich zu jedem Wochentag alle Todos hinter den entsprechenden Kunden schreiben. Jeder Kunde hat außerdem ein Icon erhalten, so dass ich wieder mittels Powerfilter nach einzelnen Kunden filtern kann. So könnte ich mir z.B. alle Telefonate anzeigen lassen, die ich diese Woche mit Kunde XY führen möchte. Alle anderen zweige werden dann ausgeblendet. Soweit so gut.

Die Wochenansicht lässt mich allerdings nur immer eine Woche lang planen. Dinge, die ich in der darauffolgenden Woche erledigen muss, müssen in eine weitere Wochenmap geschoben werden. Die Details zu einzelnen Projekten, finden sich dann in den einzelnen Projektmaps, auf die ich von meiner Wochenmap verlinken kann.

Nun überlege ich, ob es nicht Möglichkeiten gibt, das ganze noch effektiver zu gestalten?
Eine neue Version könnte folgendermaßen aussehen (Siehe Bild 3).

Nun erhält jeder Kunde einen Hauptzweig, ich verlasse also die zeitliche Ansicht. Sämtliche Todos werden nun Projekten zugeordnet und hinter ein Projekt geschrieben. Projekte werden mit einer speziellen Farbe gekennzeichnet, damit diese besser ins Auge stoßen und zusätzlich mit einer Ressource versehen (hier schreibe ich nochmal den Projektnamen) hinein, um danach dann besser filtern zu können (siehe Bild 4).

Alle todos, die in den nächsten Tagen und Wochen zu tun sind, könnten nun hinter den Projektzweig geschrieben werden und mit einem Enddatum versehen werden. So kann ich auch zeitlich filtern.
Und hier kommt das Problem mit dem Powerfilter (zumindest bekomme ich es nicht gebacken). Ich kann mir nun alle Todos ansehen, die z.B. bis Ende nächster Woche erledigt werden müssen (unabhängig von Projekten), kein Problem! Ich kann mir auch alle Todos eines bestimmten Icontyps, die eine Projektressource tragen ansehen (siehe Bild 5) kein Problem.

Ich kann mir nun aber nicht alle Todos eines bestimmten Typs, die zu einem Projekt gehören UND die bis zu einem bestimmten Zeitraum erledigt werden müssen, ansehen. Denn hier passiert Folgendes: Mind Manger blendet nun auch alle die anderen Tasks ein, die innerhalb dieses definierten Zeitraums erledigt werden müssen, obwohl diese die anderen Eigenschaften nicht aufweisen, nach denen ich gefiltert habe. (siehe Bild 6)

Das ist schade, es findet hier lediglich eine OR-Verknüpfung und keine UND-Verknüpfung statt.
Das wäre aus meiner Sicht eine interessante Verbesserung, die zu noch mehr Produktivität führen würde. Außerdem würde ich mir eine Tagging-Funktion wünschen, mit der ich jeden Zweig mit beliebigen Tags versehen kann und nach diesen filtern kann.

Ich weiß, für Leute, die nicht mit MindManager arbeiten ist der letze Abschnitt wahrscheinlich völlig unverständlich, aber ich weiß, dass der eine oder andere Leser extrem fit ist und vielleicht sogar eine Lösung für mich hat?!

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