Seit einigen Wochen stand auf meiner Themenliste für das Blog das Thema Unterbrechungen und ich hatte mir vorgenommen, heute darüber einen Post zu schreiben. Dann kam am Donnerstag die Wirtschaftswoche ins Haus geflattert: Rettung vor dem Info-Stress. Genau mein Thema.
Jeder Wissens- und Büroarbeiter erlebt es täglich: Wir werden ständig unterbrochen, durch Mails (im schlimmsten Fall angekündigt durch ein nerviges Dingdong und ein Symbol unteren Bildschirmrand, das signalisiert lies mich endlich), Telefone und sonstige Ablenkungen. Das ist irgendwie nicht gut für uns, ganz im Gegenteil! Einige interessante Zahlen zum Kommunikationsverhalten und Unterbrechungsleiden liefert Jochen Mai auf seinem Karriere-Bibel Blog.
Jonathan Spira, der Autor einer bekannten Studie zu Unterbrechungen, gibt in einem Artikel zu bedenken, dass wir nicht nur ständig unterbrochen werden, sondern selbst durch unsere Kommunikationsverhalten andere unterbrechen.

Unterbrechungen sind teuer

Und das in mehrfacher Hinsicht:

• Es kostet Zeit nach einer Unterbrechung die vorherigen Gedanken wieder aufzunehmen.
• Häufige Unterbrechungen beeinträchtigen das Konzentrationsvermögen.
• Unterbrechungen führen zu Stress und oberflächlicher Arbeitsweise, da es uns einfach nicht möglich ist, längere Zeit konzentriert eine Sache zu folgen. Provokativ ausgedrückt: Ständige Unterbrechungen verblöden.
• Unterbrechungen sind ein Produktivitäts- und Kreativitätskiller. Der Artikel der Wirtschaftswoche geht besonders auf Unterbrechungen ein, die durch moderne Kommunikation wie E-Mail, SMS und Telefon verursacht werden.
  Dabei ist die Technik an sich nicht schuld, sondern unser Umgang damit.
  Die Technik kann sogar helfen, Unterbrechungen zu reduzieren. Jonathan Spira verweist im oben genannten Artikel darauf, das sich Kollegen über Messaging-Systeme einen Status anzeigen können. Wer gerade nicht gestört werden möchte, kann dies kundtun.Ich persönlich habe seit zwei Monaten meinen Informations- und Kommunikationsverhalten umgestellt. Inspiriert dazu hat mich das Buch 4-hour-workweek.
  Der Autor Tim Ferriss hat sein persönliches Vorgehen in einem Beitrag für das Lifehacker Blog beschrieben.Was habe ich geändert:
  • Ich prüfe meine E-Mails nur noch zweimal pro Tag, einmal mittags und einmal abends, auf gar keinen Fall gleich morgens. Dafür versuche ich morgens die für den Tag anstehende große Aufgabe zu erledigen.
• Thunderbird (mein E-Mailprogramm) läuft nun standardmäßig im offline-Modus. Das bedeutet, ich kann bestehende E-Mails lesen und darauf antworten, es werden aber nicht automatisch immer neue nachgeladen.
• Bestimmte Aufgaben staple ich, um diese dann auf einen Schwung abzuarbeiten.
• Google-Reader, mit dem ich für mich interessante Blogs beobachte, prüfe ich nur noch einmal pro Woche. Mein Fazit: Es lebt und arbeitet sich angenehmer, konzentrierter und: Es gibt so gut wie keine Situation, in der ich zu langsam reagiert habe, etwas zu spät erfahren habe oder der Kunde zu lange warten musste. Genau mit diesem Argument begründen ja viele, warum Sie 30 – 40 Mal pro Stunde (Quelle: Brand eins) ihre Mails prüfen.