Getting things done – der Workflow-Prozess

Im ersten Teil bin ich bereits auf den groben Ablauf des workflow-Prozesses bei Getting Things Done (GTD) eingegangen. Nach David allen ist das Erfolgsgeheimnis der Methode, dass alle eingehen Informationen (egal, ob auf Papier, elektronisch oder in Form von Gedanken) in einem vertrauenswürdigen System abgelegt und verarbeitet werden.
Dafür gibt es in GTD ein ausgefeiltes „Container-System“, in das die Informationen gelegt werden, um dann weiterverarbeitet zu werden.
Allen unterscheidet zwischen zwei Arten von Daten: zeitspezifisch und zeitunspezifisch.

Für die zeitspezifischen Informationen gibt es den Kalender. Hier werden alle Dinge reingeschrieben, die zu einer bestimmten Zeit erledigt oder gesehen werden sollten – und nur solche, also z.B. der Zahnarzttermin, aber auch das Telefonat, das unbedingt am Freitag zwischen 10 und 11 erledigt werden muss. Alles andere hat nach Allen nichts im Kalender zu suchen.

Für alle zeitunspezifischen Information gibt es ein workflow-System bestehend aus vier verschiedenen Kategorien (Bild 1). Diese müssen selbstverständlich nicht als Map dargestellt werden. Ich verknüpfe allerdings wieder die Vorteile eines Maps mit der GTD-Technik, um den Prozess zu visualisieren.

Die Sortierung der zeitunspezifischen Informationen
Hier unterscheidet Allen wieder zwischen zwei Arten von Daten. (1) Dinge auf die man nicht reagieren muss und (2) Dinge, die man ausführen kann/ muss.

zu 1. Für Dinge, auf die man, wenn sie einen erreichen, nicht mit einer Handlung reagieren muss, gibt es drei Möglichkeiten.

  • in den Müll damit
  • diese sollten zu einem spezifischen Zeitpunkt gesehen werden -> Kalender
  • diese dienen als Referenz, um diese bei Bedarf wieder anzusehen. Dann kommen diese in den Ordner/die Ablage/ den Zweig Referenz (siehe Bild)

zu 2. Dinge, auf die man reagieren muss, auf die eine Handlung folgt können ebenfalls in drei Arten unterteilt werden.

  • dauert die Handlung weniger als 2 – 3 Minuten, dann sollte diese sofort erledigt werden
  • ist die Handlung delegierbar (die sind mir am liebsten), dann sollte die Aufgabe an die entsprechende Person delegiert werden. Die Information kommt dann in die Kategorie waiting for, da ich nun ja auf jemanden anderes warte, diese Aufgabe für mich zu erledigen.
  • kann die Aufgabe nicht sofort erledigt werden, dann fällt diese in die Kategorie Projekte/next actions. Ist das Projekt zeitspezfisch, dann ab damit in den Kalender (z.B. XY zum Geburtstag gratulieren). Ist die Aufgabe nicht an eine spezifischen Zeitpunkt gebunden, sollte aber so schnell wie möglich erledigt werden, dann kommt diese in die Kategorie Projekte/next actions. Hier wird alles gesammelt, was erledigt werden muss. Diese Aufgaben kann man nun wieder mit Remindern versehen, damit man regelmäßig daran erinnert wird, oder diese sonst irgendwie katgorisieren und priorisieren.

Dieses System lässt sich auch sehr schön auf E-Mails anwenden, dazu habe ich kürzlichen diesen Artikel entdeckt.
Innerhalb der Kategorien kann man nun wieder mit Unterkategorien arbeiten, z.B. Projekte persönlich, beruflich…

Aus meiner Erfahrung steht und fällt das System damit (und das betont Allen immer wieder), dass wirklich alles in dieser Form abgelegt wird und dass man sehr diszipliniert in regelmäßigen Abständen seine Container durchforstet.

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Da GTD eine eingetragene Marke ist, hier folgender Hinweis:
Florian Rustler is not licensed, certified, approved, or endorsed by or otherwise affiliated with David Allen or the David Allen Company which is the creator of the Getting Things Done® system for personal productivity. GTD® and Getting Things Done® are registered trademarks of the David Allen Company. For more information on the David Allen Company’s products, please visit their website: www.davidco.com.

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