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Getting Things Done ist eine von David Allen entwickelte Selbstmanagement Methode. David Allen spricht von einer "personal workflow management" Methode. Ziel von Getting Things Done ist es, alle "Dinge" (Aufgaben, Termine, eingehende Informationen) in einem zuverlässigen System so zu organisieren, dass man einerseits den Kopf frei hat und konzentriert arbeiten kann und andererseits nichts vergisst und alle Dinge zu richtigen Zeit erledigt.

Getting Things Done (so auch der Name des Buches) erfährt seit einigen Jahren auch in Deutschland einen Boom. Im Internet finden sich tausende von Websites und kleinen Softwareapplikationen, die die Methode umsetzen.
Wirklich funktionieren kann das System allerdings nur, wenn man die Schritte der Methode diszipliniert durchführt, egal ob per Software oder einem auf Papier basierendem System.

Der lizenzierte deutsche Partner von David Allen, die exhact GmbH, bietet am 1. und 2. Oktober in Baden-Baden ein zweitägiges Seminar zum erlernen von Getting Things Done an. Für alle die nach einer effektiven Vorgehensweise für das persönliche Selbstmanagement suchen, ist dieses Seminar sicherlich interessant. Den Flyer zum Getting Things Done Seminar gibt es hier zum Download.

In der Wirtschaftswoche Nr. 29 von letzter Woche ist ein Plädoyer für unordentliche Schreibtische und das perfekte Chaos erschienen. Laut des Artikel arbeitet jeder Mensch auf seinem persönlichen Chaos-Level am effektivsten und darf kein fremdes Ordnungssystem (z.B. Getting Things Done) übergestülpt bekommen. Empfehlungen wie bei Getting Things Done, jede Information (der Artikel beschäftigt sich allerdings nur mit Zetteln auf dem Schreibtisch) in einem entsprechenden Ordner zu verstauen, sei der schlechteste Rat, den man geben könne, denn: „Wer immer sofort reagiert, wenn ein neuer Brief auf den Tisch flattert, vertut nicht nur mehr Zeit. Er wird kaum einen klaren Gedanken fassen können.“
Ein unauflöslicher Widerspruch? Gibt es nur eine Wahrheit? Ein paar Aussagen scheinen schon diametral gegeneinander zu stehen. David Allen mit seiner Methode Getting Things Done behauptet, dass uns open loops, also im Kopf herumschwirrende Gedanken (z.B. ausgelöst durch neu eingehende Zettel), vom konzentrierten Arbeiten abhalten und deshalb müssten diese in ein vertrauensvolles Ablagesystem gegeben werden. Der Wiwo-Artikel warnt davor, bei neu reinkommenden Zetteln immer sofort zu reagieren. Da sei es besser, alle erst einmal auf einen großen Stapel zu legen und diesen wachsen zu lassen. Irgendwie wird sich alles schon von selbst regeln. Bei Getting Things Done gibt es diesen Stapel auch, allerdings gleich mehrere davon und diese folgen bestimmten Kriterien. Vielleicht ist es ja auch ein wenig wie Äpfel mit Birnen zu vergleichen, denn Gettings Things Done ist eine Methode, die weit mehr umfasst als die tägliche Zettelwirtschaft zu organisieren. Sie ist weit umfassender und hat den Anspruch ein „Personal-Workflow-System“ zu sein, das wirklich alle eingehenden Information (egal ob auf Papier oder digital in Form von Dateien und E-Mails) umfasst. In diesem Punkt geht es weit über das einfache Sortieren und Ordnen von Papierstapeln hinaus. Im Gesamtzusammenhang mit der Methode macht für mich das Sortieren und Ordnen aller Informationen, auch von Zetteln, dann wiederum viel Sinn. Im Gegensatz zur Behauptung des WiWo-Artikels verbringe ich weniger Zeit mit dem Suchen und finden von Infos als vorher und (das kam im Artikel überhaupt nicht zur Sprache) es fällt mir leichter zu wissen, wann ich was erledigen sollte.

In der Vorbereitung für ein Business Mapping Seminar ist mir wieder einmal deutlich geworden, dass viele Nutzer Mind Manager lediglich dazu nutzen, Mind Maps in digitaler Form zu erstellen. Dies hat sich auch in einer Onlineumfrage mit über 1400 MindManager Nutzern herausgestellt, die ich für e-fellows.net durchgeführt habe.
Mind Maps (darunter verstehe ich die mit Papier und Stift erstellten Visualisierungen nach Tony Buzan) sind ein sehr mächtiges Werkzeug zur Visualisierung von Gedanken und Informationen. Mit Papier und Stift erstellt haben diese einige natürliche Beschränkungen (aber auch Vorteile): So kann man diese nicht manipulieren (z.B. bestimmte Zweige ein- oder ausblenden), filtern oder mit anderen Informationsquellen verknüpfen. Genau darin besteht jedoch der größte Unterschied und auch das wirklich über Papier und Stift Hinausgehende! Daher der Name Business Mapping.
Dadurch, dass man von jedem Zweig einer Map Links und Verknüpfungen zu anderen Informationsquellen setzen kann, kann ein Business Map (z.B. mit MindManager erstellt, aber auch mit anderen Programmen erstellt) eine Art Schaltzentrale für das Wissensmanagement werden. Ausgehend von einem Map, kann man Links zu weiteren Maps setzen und von diesen wiederum zu anderen Informationsquellen verlinken; und dies theoretisch über beliebig viele Ebenen (siehe Bild). Dieses Prinzip machen sich all map-basierten Portale zunutze (ein Beispiel ist das Forschungsinformationssystem, über das ich bereits berichtet habe).



Die Möglichkeit mit Maps als Informationsportalen zu arbeiten, verändert die Art und Weise auf digitale Informationen zugreifen grundlegend. Man muss sich nicht mehr durch Startmenüs oder Ordner und Dateistrukturen hangeln, sondern kann alle relevanten Informationen in einem Map sammeln und von dort aus starten.
Den Anfang macht mein so genanntes Startcenter. Dies ist ein Map, von dem aus jedes Arbeiten am Computer beginnt. Von hier aus kann ich alle wichtigen Programme starten, sowie auf weitere wichtige Maps und Websites zugreifen.

Mein Startcenter symbolisiert die erste Ebene der Pyramide. Von dort aus kann ich weitere thematisch geordnete Startcenter öffnen. Z.B. meine GTD-Map und meine beruflichen Maps für creaffective und e-fellows.net. So kann ich fast alles was ich benötige aus den Maps heraus ansteuern und alle wichtige Informationen (z.b. zu einer Tätigkeit oder einem Kunden) in einem entsprechendem Map konzentrieren.

Im ersten Teil bin ich bereits auf den groben Ablauf des workflow-Prozesses bei Getting Things Done (GTD) eingegangen. Nach David allen ist das Erfolgsgeheimnis der Methode, dass alle eingehen Informationen (egal, ob auf Papier, elektronisch oder in Form von Gedanken) in einem vertrauenswürdigen System abgelegt und verarbeitet werden.
Dafür gibt es in GTD ein ausgefeiltes „Container-System“, in das die Informationen gelegt werden, um dann weiterverarbeitet zu werden.
Allen unterscheidet zwischen zwei Arten von Daten: zeitspezifisch und zeitunspezifisch.

Für die zeitspezifischen Informationen gibt es den Kalender. Hier werden alle Dinge reingeschrieben, die zu einer bestimmten Zeit erledigt oder gesehen werden sollten – und nur solche, also z.B. der Zahnarzttermin, aber auch das Telefonat, das unbedingt am Freitag zwischen 10 und 11 erledigt werden muss. Alles andere hat nach Allen nichts im Kalender zu suchen.

Für alle zeitunspezifischen Information gibt es ein workflow-System bestehend aus vier verschiedenen Kategorien (Bild 1). Diese müssen selbstverständlich nicht als Map dargestellt werden. Ich verknüpfe allerdings wieder die Vorteile eines Maps mit der GTD-Technik, um den Prozess zu visualisieren.


Die Sortierung der zeitunspezifischen Informationen
Hier unterscheidet Allen wieder zwischen zwei Arten von Daten. (1) Dinge auf die man nicht reagieren muss und (2) Dinge, die man ausführen kann/ muss.

zu 1. Für Dinge, auf die man, wenn sie einen erreichen, nicht mit einer Handlung reagieren muss, gibt es drei Möglichkeiten.

• in den Müll damit
  
• diese sollten zu einem spezifischen Zeitpunkt gesehen werden -> Kalender
  
• diese dienen als Referenz, um diese bei Bedarf wieder anzusehen. Dann kommen diese in den Ordner/die Ablage/ den Zweig Referenz (siehe Bild)
  

zu 2. Dinge, auf die man reagieren muss, auf die eine Handlung folgt können ebenfalls in drei Arten unterteilt werden.

• dauert die Handlung weniger als 2 – 3 Minuten, dann sollte diese sofort erledigt werden
  
• ist die Handlung delegierbar (die sind mir am liebsten), dann sollte die Aufgabe an die entsprechende Person delegiert werden. Die Information kommt dann in die Kategorie waiting for, da ich nun ja auf jemanden anderes warte, diese Aufgabe für mich zu erledigen.
  
• kann die Aufgabe nicht sofort erledigt werden, dann fällt diese in die Kategorie Projekte/next actions. Ist das Projekt zeitspezfisch, dann ab damit in den Kalender (z.B. XY zum Geburtstag gratulieren). Ist die Aufgabe nicht an eine spezifischen Zeitpunkt gebunden, sollte aber so schnell wie möglich erledigt werden, dann kommt diese in die Kategorie Projekte/next actions. Hier wird alles gesammelt, was erledigt werden muss. Diese Aufgaben kann man nun wieder mit Remindern versehen, damit man regelmäßig daran erinnert wird, oder diese sonst irgendwie katgorisieren und priorisieren.
  

Dieses System lässt sich auch sehr schön auf E-Mails anwenden, dazu habe ich kürzlichen diesen Artikel entdeckt.
Innerhalb der Kategorien kann man nun wieder mit Unterkategorien arbeiten, z.B. Projekte persönlich, beruflich...

Aus meiner Erfahrung steht und fällt das System damit (und das betont Allen immer wieder), dass wirklich alles in dieser Form abgelegt wird und dass man sehr diszipliniert in regelmäßigen Abständen seine Container durchforstet.

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Da GTD eine eingetragene Marke ist, hier folgender Hinweis:
Florian Rustler is not licensed, certified, approved, or endorsed by or otherwise affiliated with David Allen or the David Allen Company which is the creator of the Getting Things Done® system for personal productivity. GTD® and Getting Things Done® are registered trademarks of the David Allen Company. For more information on the David Allen Company's products, please visit their website: www.davidco.com.

In vielen Blogs, die ich abonniert habe, kommen immer wieder die drei magischen Buchstaben GTD zur Sprache. GTD steht für getting things done, Titel des Buches von David Allen und Name eines workflow-management Systems, das Allen entwickelt hat. Nachdem ich es nun so oft gehört habe und Bekannte immer wieder davon schwärmen, habe ich nun angefangen, das Buch zu lesen und mit dem System zu experimentieren.
Den ersten Teil möchte ich in den nächsten Posts vorstellen:

Mein erster Eindruck ist, dass es sich um ein sehr durchdachtes, nachvollziehbares und vor allem funktionierendes Konzept handelt hat, dass viele Methoden und Ansätze, mit denen ich bereits experimentiere (Map-Buch, Planung mit MindManager) zu einem stimmigen Konzept vereint und vervollständigt. Beim Lesen sind mir viele Lichter aufgegangen, wie ich meine bestehenden Tools verbessern kann.

Ziel von GTD ist es nach Allen die Effizienz von Wissensarbeitern zu erhöhen und ein funktionierendes Aktionsmanagement System zu schaffen. Das Tun, die Aktion steht im Vordergrund. Es geht darum ausführbare Aktionen zu schaffen und nicht Listen von unkonkreten Dingen.

Der Ausgangspunkt
Ein wichtiger Zustand auf dem Weg dorthin ist der mind like water Zustand, ein Zustand ähnlich der der Meditation. In diesem Zustand ist der Kopf frei von immer wiederkehrenden Gedanken und Aufgaben, die ein ständiges Hintergrundrauschen erzeugen und somit für einen Zustand permanenter Unkonzentriertheit und Ruhelosigkeit sorgen. Allen bezeichnet dieses Hintergrundrauschen als open loops, da die Gedanken in regelmäßigen Intervallen wieder durch den Kopf schwirren und damit unseren Arbeitsspeicher belasten. Um den Kopf wirklich frei zu bekommen, müssen diese Gedanken aus unserem geistigen Arbeitsspeicher. Der Geist ist wie in ruhiger See (mind like water). Dieser Zustand wird bei GTD dadurch erreicht, das alles (wirklich alles) aufgeschrieben wird. Dadurch können Dinge geistig abgelegt werden, ohne Angst haben zu müssen, dass etwas verschwindet und dadurch vergessen wird. Dadurch werden die open loops gesclossen.

GTD besteht aus einem fünfstufigen Prozess, der in dieser Reihenfolge durchgeführt wird:
1.Sammeln
2.Verarbeiten
3.Organisieren
4.Überprüfen
5.Tun

Die einzelnen Schritte und deren Umsetzung mithilfe von Mind Mapping möchte ich im nächsten Post vorstellen.