Werden Sie noch unterbrochen oder arbeiten Sie schon?

Samstag, 22. März 2008

Seit einigen Wochen stand auf meiner Themenliste für das Blog das Thema Unterbrechungen und ich hatte mir vorgenommen, heute darüber einen Post zu schreiben. Dann kam am Donnerstag die Wirtschaftswoche ins Haus geflattert: Rettung vor dem Info-Stress. Genau mein Thema.
Jeder Wissens- und Büroarbeiter erlebt es täglich: Wir werden ständig unterbrochen, durch Mails (im schlimmsten Fall angekündigt durch ein nerviges Dingdong und ein Symbol unteren Bildschirmrand, das signalisiert lies mich endlich), Telefone und sonstige Ablenkungen. Das ist irgendwie nicht gut für uns, ganz im Gegenteil! Einige interessante Zahlen zum Kommunikationsverhalten und Unterbrechungsleiden liefert Jochen Mai auf seinem Karriere-Bibel Blog.
Jonathan Spira, der Autor einer bekannten Studie zu Unterbrechungen, gibt in einem Artikel zu bedenken, dass wir nicht nur ständig unterbrochen werden, sondern selbst durch unsere Kommunikationsverhalten andere unterbrechen.

Unterbrechungen sind teuer

Und das in mehrfacher Hinsicht:

  • Es kostet Zeit nach einer Unterbrechung die vorherigen Gedanken wieder aufzunehmen.
  • Häufige Unterbrechungen beeinträchtigen das Konzentrationsvermögen.
  • Unterbrechungen führen zu Stress und oberflächlicher Arbeitsweise, da es uns einfach nicht möglich ist, längere Zeit konzentriert eine Sache zu folgen. Provokativ ausgedrückt: Ständige Unterbrechungen verblöden.
  • Unterbrechungen sind ein Produktivitäts- und Kreativitätskiller (siehe hierzu auch das Post über Kreativität in Unternehmen)
Der Artikel der Wirtschaftswoche geht besonders auf Unterbrechungen ein, die durch moderne Kommunikation wie E-Mail, SMS und Telefon verursacht werden.
Dabei ist die Technik an sich nicht schuld, sondern unser Umgang damit.
Die Technik kann sogar helfen, Unterbrechungen zu reduzieren. Jonathan Spira verweist im oben genannten Artikel darauf, das sich Kollegen über Messaging-Systeme einen Status anzeigen können. Wer gerade nicht gestört werden möchte, kann dies kundtun.

Ich persönlich habe seit zwei Monaten meinen Informations- und Kommunikationsverhalten umgestellt. Inspiriert dazu hat mich das Buch 4-hour-workweek.
Der Autor Tim Ferriss hat sein persönliches Vorgehen in einem Beitrag für das Lifehacker Blog beschrieben.

Was habe ich geändert:
  • Ich prüfe meine E-Mails nur noch zweimal pro Tag, einmal mittags und einmal abends, auf gar keinen Fall gleich morgens. Dafür versuche ich morgens die für den Tag anstehende große Aufgabe zu erledigen.
  • Thunderbird (mein E-Mailprogramm) läuft nun standardmäßig im offline-Modus. Das bedeutet, ich kann bestehende E-Mails lesen und darauf antworten, es werden aber nicht automatisch immer neue nachgeladen.
  • Bestimmte Aufgaben staple ich, um diese dann auf einen Schwung abzuarbeiten.
  • Google-Reader, mit dem ich für mich interessante Blogs beobachte, prüfe ich nur noch einmal pro Woche.
Mein Fazit: Es lebt und arbeitet sich angenehmer, konzentrierter und: Es gibt so gut wie keine Situation, in der ich zu langsam reagiert habe, etwas zu spät erfahren habe oder der Kunde zu lange warten musste. Genau mit diesem Argument begründen ja viele, warum Sie 30 – 40 Mal pro Stunde (Quelle: Brand eins) ihre Mails prüfen.

Buchbesprechung: 4-Hour Workweek

Samstag, 23. Februar 2008

In meinem letzten Post habe ich das Buch schon angesprochen, in Zusammenhang mit Effektivität. Nicht nur in Punkte Effektivität passt dieses Buch thematisch gut zu diesem Blog, sondern auch hinsichtlich Kreativität. Jemand der kreativ ist, sieht die Dinge oft anders als der Großteil seiner Mitmenschen, was man von Tim Ferriss wahrlich behaupten kann.

Ziel: New Rich als Lebensstil
Mit dem Buch möchte Tim Ferriss den Lesern den Weg hin in die Gruppe der New Rich zeigen, auf Deutsch vielleicht am besten mit den neuen Reichen übersetzt, im Gegensatz zu Neureichen. Neue Reiche zeichnen sich durch einen Lebensstil aus, den man sonst den Millionären zutraut. Sie sind Herr ihrer Zeit, d.h. sie bestimmen wann sie was wo tun, im Gegensatz zu den Bürosklaven, die täglich von 9 bis 17 Uhr, je nach Branche und Kontinent wesentlich länger in Büros verbringen und dem Leben vom Bürofenster aus zusehen. Mittel auf dem Weg dort hin ist es, die Korrelation von Einkommen und Arbeitszeit aufzuheben: in möglichst wenig Zeit und mit wenig Aufwand ausreichend (nicht so viel wie möglich!) Geld für den Lebensstil der New Rich zu gewinnen.

Prämissen
Ferriss selbst trifft einige Annahmen:


  • In Hinblick auf Arbeit glaubt er nicht an die Berufung, eine Tätigkeit, die einen voll und ganz erfüllt und die man nicht als Arbeit im Sinne von Mühe und Anstrengung empfindet.
  • Außerdem gibt es kein Glück (siehe hierzu meinen Post zu Matthieu Ricard) im Sinne eines dauerhaften Zustandes, sondern es geht eher darum, das Leben mit aufregenden und erinnerungswürdigen Momenten und Aktivitäten zu füllen.
  • In Ruhestand zu gehen, ist der größte anzunehmende Unfall und sollte nur im absoluten Notfall einer Arbeitsunfähigkeit in Betracht gezogen werden. Statt dessen plädiert er dafür, die freie Zeit vom Renteneintritt bis zum Tod über das Leben zu verteilen und häufig Mini-Ruhestände einzuführen.
  • Umsetzbar ist dieses Konzept nur für Menschen, die eine Tätigkeit haben, die nicht nach Zeit gemessen werden muss. Eine Krankenschwester oder Portier im Hotel, die eine fest definierte Zeitspanne anwesend sein müssen, haben hier keine Chance.


Der Weg: DEAL und DELA (für Angestellte)
Vier aufeinanderfolgende Schritte sind notwendig, um das Ziel zu erreichen (ich verwende die englischen Begriffe aus dem Buch):

  • Definition
  • Elimination
  • Automation
  • Liberation


Definition: Das Traumziel festhalten und den Weg dorthin planen
Der erste Schritt besteht darin ein Ziel zu definieren, welche man bald erreichen möchte (innerhalb von 6 – 12 Monaten). Im Buch wird darauf ausführlich in der Übung des Dreamlining eingegangen. Das Ziel kann mehrere Ziele in Punkte Haben, Sein und Tun behinhalten. z.B. In 12 Monaten möchte ich fließend Japanisch sprechen und zwei Monate in Kyoto verbracht haben.

Elimination: Einfachheit statt beschäftigt sein
Um eine Chance zu haben, die Dinge zu tun, die man wirklich möchte, muss man einerseits die eigene Produktivität stark erhöhen und andererseits all die Dinge, die man glaubt machen zu müssen, radikal einschränken oder streichen. In diesem Abschnitt gibt Ferriss ganz konkrete Tipps, wie man es schafft, Unterbrechungen soweit wie Möglich zu reduzieren und Aufgaben zu Gruppieren, um diese dann stapelweise abzuarbeiten. In Hinblick auf E-Mail Management hat Ferriss das Vorgehen im Lifehacker-Blog beschrieben.

Automation: Das Leben Outsourcen und eine Geldmaschine erschaffen
Dieser Teil ist meiner Meinung nach der visionärste von allen. Alle Tätigkeiten, die man nicht abschaffen kann, sollte man soweit wie möglich automatisieren, z.B. Junkmailfilter bei E-Mails. Ist dies nicht möglich, dann sollte man diese outsourcen. Der englischsprachige Mensch kann viele Tätigkeiten nach Indien auslagern und sich dort einen Virtual Assistent mieten, der dann grundlegende Geschäftskorrespondenz für einen erledigt, oder sich z.B. um das Pflegen der eigenen Website kümmert.
Das wichtigste – hier liegt der Knackpunkt – ist eine Geldmaschine, die man sich schaffen muss. Diese ist idealerweise ein Produkt (keine Dienstleistung, den diese ist nicht skalierbar), das über einen hochautomatisierten Webshop verkauft wird. Ferriss' eigene Cashcow heißt BrainQuicken. Alle anderen Tätigkeiten, wie Versand, Rechnungstellung, Kundenkorrespondenz lagert man aus, bzw. holt sich Leute, die das für einen machen. Dies nennt Ferriss dann MBA – management by absence.

Liberation: endlich frei!
Ist man endlich soweit und hat es nach einer Anlaufphase geschafft, seine Geldmaschine so zu gestalten, das diese fast ohne einen auskommt (vier Stunden pro Woche sollten reichen, daher der Buchtitel), dann ist man frei zu reisen und den wiederkehrenden Mini-Ruhestand zu genießen.
Für alle die noch im Reich des Bullshit (aus dem Buch Wir nennen es Arbeit) gefangen sind – also angestellt sind – kommt der Schritt der Freiheit vor der Automatisierung. Der Angestellte muss es zuerst schaffen, die Erlaubnis zu bekommen, einen Großteil seiner Arbeitszeit von zu Hause aus arbeiten zu dürfen. Nur wenn es keine willkürliche Anwesenheitszeiten gibt, hat man wirklich Anreize produktiv und hoch effektiv zu arbeiten:
"The world has agreed to shuffle papers between 9:00 AM and 5 PM, and since you are trapped in the office for that period of servitude, you are compelled to create activities to fill that time." S. 73

Fazit
Dieses Buch ist extrem provokativ geschrieben und verfehlt sein Ziel nicht, viele der Dinge in Frage zu stellen, die unsere Gesellschaft und unsere Kultur als gegeben hinnimmt. Vieles der oben beschriebenen Vorgehensweisen klingt auf den ersten Blick utopisch, ist es allerdings nicht. Ferriss gibt eine Menge praktischer Tipps und Vorschläge zur Umsetzung, die wirklich funktionieren. Für deutschsprachige Leser, gibt es Blog, dessen Autoren versuchen, Ferriss' Konzept in die Tat umzusetzen.

Zum Schluss wie immer mein Mind Map zum Buch (erstellt mit iMindMap):
zum vergrößern klicken

Effektivität und Effizienz – wie Denkwerkzeuge dabei helfen können

Sonntag, 17. Februar 2008

Im Moment lese ich gerade das Buch The 4-Hour Workweek von Timothy Ferriss. Äußerst provokativ geschrieben, aber Provokationen sind ja bekanntlich eine Methode, um bestehende Denkbahnen zu verlassen und neue Möglichkeiten zu entdecken und über das Gewohnte nachzudenken.

Es gibt einen schönen Abschnitt zum Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz:

Effectiveness is doing the things that get you closer to your goals. Efficiency is performing a given task (whether important or not) in the most economical manner possible. Being efficient without regard to effectiveness is the default mode of the universe.
S. 67
What you do is infinitely more important than how you do it. Efficiency is still important, but it is useless unless applied to the right things.
S. 68

Oft ist wird die Frage nach dem Ziel, die Frage, wo die Reise überhaupt hingehen soll, ausgelassen. Einmal, weil wir uns dann, wie Ferriss schreibt, so manch unbequemer Einsicht stellen müssten, andererseits weil wir oft glauben, dass es sowieso klar ist, was das Ziel ist. Oft ist es das nicht! AGO ist ein Denkwerkzeug, das hier unterstützen kann. AGO steht für Aims – Goals – Objectives und soll für die Dauer des Werkzeugs die Aufmerksamkeit bewusst auf das Ziel lenken und mögliche Alternativen durchspielen. Solange bis das Ziel geklärt ist. In dieser Form kommt es auch in der TO-LO-PO-SO-GO-Methode zum Einsatz.
Ist ja total simpel! Gut so! Es geht nur darum, unsere Aufmerksamkeit bewusst auf diese Frage zu lenken. Die Krux mit der Aufmerksamkeit ist, dass wir diese meist nicht bewusst steuern, sondern diese durch Emotionen und Interesse geleitet wird. Hier hilft AGO.
Idealerweise schaffen wir es, dass AGO zu einer Gewohnheit wird und am Anfang jedes Denkprozesses, jeder Besprechung etc. steht.

Tablet-PC Arbeitsplatz

Mittwoch, 16. Januar 2008

Ich habe ja bereits darüber berichtet, wofür man einen Tablet-PC einsetzen kann. Besonders die Mind Mapping-Software iMindMap macht viel Freude, wenn man die damit erstellten Mind Maps direkt über den Stift eingeben kann und die Zweige wirklich frei zeichnen kann. Das haptische Erlebnis des selber zeichnen sorgt auch dafür, dass die erstellten Computer-Maps besser im Gedächtnis bleiben und wesentlich individueller werden, da man kleine Skizzen per Stift direkt auf den Bildschirm zeichnen kann.
Persönlich fertige ich nun auch fast alle meine Bücher-Maps (Mind Map-Mitschriften von Sachbüchern) mit iMindMap an, da sich durch den Tablet-PC die Vorteile des freien Zeichnens mit Papier und Stift und des PCs sehr schön verbinden lassen.

Ein "Problem" gab es bis jetzt aus meiner Sicht: Wenn der Tablet-PC in den Tablet-Modus geklappt wird, dann wird das Display über die Tastatur gelegt, so dass man Eingaben lediglich per Stift machen kann. Größere Mengen Text, z.B. beim Aufschreiben eines Zitats lassen sich so nur mühsam eingeben. Ebenfalls nicht ideal ist es, den Bildschirm dafür wieder in den "Normal-Modus" zu bringen, um die Tastatur nutzen zu können, um diesen dann gleich wieder zurück zu klappen.
Seit gestern habe ich nun endlich eine externe Tastatur mit externer Maus und das Problem hat sich gelöst. Nun kann man im Tablet-Modus arbeiten und gleichzeitig eine Tastatur nutzen und über die externe Maus auch Programme bedienen, die sich auf dem zweiten angeschlossenen Bildschirm befinden, die bis jetzt mit dem Stift unerreichbar waren.

Für das neue Jahr: Rituale statt Vorsätze

Montag, 31. Dezember 2007

In seinem Post "Das war’s … – Bilanz statt Vorsatz" nennt Jochen Mai von Die Karriere-Bibel zwei Gründe, warum die Vorsätze für das neue Jahr meist scheitern:


  • Oft nimmt man sich zu viel auf einmal vor.
  • Viele Vorsätze entstehen aus einer Laune heraus und sind deshalb nicht realistisch und überschaubar geplant.
Wer dennoch etwas im kommenden Jahr verändern möchte, sollte zuerst einmal die zwei oben genannten Punkte berücksichtigen. In seinem wunderbaren und absolut empfehlenswerten Buch Happier empfiehlt Tal Ben-Shahar die Kraft der Rituale zu nutzen, um Veränderungen herbeizuführen.

Rituale bieten (zumindest) nachdem sie erfolgreich eingeführt wurden, den größten Hebel und die besten Erfolgsaussichten für nachhaltige Veränderungen. Zwar ist es nicht einfach, Rituale einzuführen und zu festigen, da diese, wie auch die guten Vorsätze, Disziplin voraussetzen. Sind Rituale aber erst einmal eingeführt, ist vergleichsweise wenig Disziplin für deren Aufrechterhalten nötig, da die Verhaltensweise ritualisiert wurde.

Ben-Shahar schreibt dazu:

"Much research suggests that learning new tricks, adopting new behaviors, or breaking old habits may be harder then we even realize and that most attempts at change, whether by individual or organizations, fail. It turns out that self-discipline is usually insufficient when it comes to fulfilling our commitments, even those we know are good for us [...] 'Building rituals requires defining very precise behaviors and performing them at very specific times - motivated by deeply held values.' Initiating a ritual is often difficult, but maintaining it is relatively easy." Tal Ben-Shahar: Happier, 2007, S. 8f

Wichtig bei der Einführung von Ritualen ist:

  • diese schrittweise einzuführen, d.h. nur sehr wenige oder nur eines zur gleichen Zeit anzugehen.
  • weitere Rituale erst einführen, wenn das vorherige wirklich zur Gewohnheit geworden ist und das Ritual gefestigt wurde.
  • die zu ritualisierende Handlung möglichst immer zur gleichen Zeit auszuführen, um den Ritualcharakter zu betonen.
  • nur Rituale zu Handlungen schaffen, die für einen selbst eine hohe Wertigkeit besitzen.
Beispiele für Rituale:

  • tägliches Duschen zu einer bestimmten Uhrzeit (Wert: Hygiene)
  • tägliches Zeitunglesen, z.B. in der U-Bahn (Wert: Informiert sein)
  • wöchentliches Sporttraining (Wert: körperliche Fitness)
  • Morgenmeditation (Wert: Geistige Übung und Klarheit)


Ein gutes neues Jahr und viel Erfolg beim Einführen der Rituale!

TO-LO-PO-SO-GO

Montag, 17. Dezember 2007

Das ist kein Zungenbrecher, sondern der Name eines Prozesswerkzeugs nach Edward de Bono.
Was ist ein Prozesswerkzeug? Als Prozesswerkzeug bezeichne ich eine Methode oder Vorgehensweise, die einen gesamten Denkprozess von Beginn bis Ende strukturiert. Im Gegensatz zu anderen Denkwerkzeugen (vorgestellt, habe ich z.B. schon PMI oder Techniken des lateralen Denkens), kümmert sich ein Prozesswerkzeug nicht um einen bestimmten Aspekt des Denkens, sondern um den Denkprozess als Ganzes. Daher der Name Prozesswerkzeug.

Zur Abgrenzung: Laterale Techniken, die gerne auch Kreativitätstechniken genannt werden, haben zum Ziel, neue Ideen zu generieren und einen Spurwechsel im Denken zu erzeugen (Siehe hierzu meine Posts zur Fluchtmethode und zur Zufallsstimulation). Was man davor macht und was danach mit den Ideen passiert, oder ganz generell, wann man z.B. die Techniken des lateralen Denkens überhaupt einsetzt, darüber sagen die Techniken des lateralen Denkens nichts aus. Dafür benötigt man andere Werkzeuge, z.B. das TO-LO-PO-SO-GO-Werkzeug.

Die Abkürzungen stehen für die fünf Phasen des Denkprozesses.
TO: Zielsetzung
LO: Informationssammlung
PO: Generieren von Möglichkeiten
SO: Auswählen und verdichten der generierten Ideen und Möglichkeiten
GO: Umsetzungsschritte

In jeder der fünf Stufen können wiederum gesondert spezielle Techniken zum Einsatz kommen, wie z.B. die vorher erwähnten Techniken des lateralen Denkens. Andere Techniken können eingesetzt werden, müssen es aber nicht. Man kann TO-LO-PO-SO-GO einfach auch als Grundgerüst für das Denken sehen, ohne weitere Werkzeuge einzusetzen.

Hintergrund:
Denk- und Kreativitätsforscher haben in jahrelanger Forschungsarbeit Denkprozesse untersucht und daraus Modelle für einen vollständigen und effektiven Denkprozess abgeleitet, einer der Pioniere auf diesem Gebiet ist Edward deBono. Auch andere Forscher wie z.B. Teresa M. Amabile von der Havard School of Business sind mit ganz ähnlich strukturierten Modellen in die Öffentlichkeit getreten.

Beispiele:
Typische Einsatzbeispiele für die TO-LO-PO-SO-GO-Methode sind folgende Aufgaben:


  • Sie möchten ein neues Veranstaltungskonzept für einen Kunden entwickeln
  • Eine Firma möchte ein neues Preissystem einführen
  • Sie planen eine Urlaubsreise
  • Ein Lehrer erstellt ein neues Unterrichtskonzept / ein Trainer ein neues Seminarkonzept

Sehr viele Aufgaben lassen sich in die oben genannten fünf Stufen unterteilen, die mit der TO-LO-PO-SO-GO-Methode effektiv und strukturiert bearbeitet werden können.

In den nächsten Posts stelle ich stelle ich die einzelnen Stufen etwas detaillierter vor.

Schnelllesen, Visual Reading und Power Reading sind "ziemlich dämlich"!

Samstag, 24. November 2007

So wird zumindest Ernst Pöppel, Neurowissenschaftler am Institut für Psychologie an der Ludwigs-Maximilians-Universität München in dem Artikel "Eine Dreiviertelstunde für Harry" in der Zeit von dieser Woche zitiert. Der Autor Tonio Postel testet darin verschiedene Schnelllesekurse in Form von DVDs oder Büchern und ist mit den Ergebnissen nicht sonderlich zufrieden.
Vor kurzem habe ich eine dreiteilige (Teil 1, Teil 2, Teil 3) Serie über das Schnelllesen gepostet, in der ich von den Vorzügen der Methoden berichte. Ist das also alles Quatsch? Muss man wenn man etwas "wirklich verstehen" möchte, langsam lesen?

Ein wichtiger Aspekt, um diese Frage zu beantworten fehlt im Artikel der Zeit: Das Vorwissen. Ob ich etwas verstehe, egal wie schnelle ich es lese, hängt auch vom Vorwissen ab. Ob ich etwas wirklich verstehe, werde ich wahrscheinlich nur im Gespräch mit dem Autor herausbekommen, denn alles was ich lese, stößt auf bereits vorhandene Muster in meinem Kopf, die mich das Gelesene interpretieren lassen.
Wie im Artikel meiner Meinung nach richtig angemerkt wird, muss man manche Texte langsam lesen (hierauf bin ich in Teil 1 meiner Schnelllesen-Serie eingegangen). Besonders dann, wenn die Informationsdichte sehr hoch ist und auch dann, wenn das Vorwissen gering ist. Dann benötigt das Gehirn einfach Zeit, um das Gelesene zu verarbeiten.
Allerdings, wenn das Vorwissen hoch ist oder der Text sehr einfach ist, dann kann man durchaus schneller lesen und trotzdem viel verstehen - und hier helfen die Techniken. Im Artikel klingt es ein wenig so, als würde man an jeden Text nach exakt dem gleichen Schema herangehen. Dass das nicht so ist, habe ich in meinen Post dargelegt. Wo ich dem Autor völlig recht geben muss: Der Lesegenuss beim Lesen eines Romans leidet beim Schnelllesen! Deshalb habe in Teil 3 meiner Serie explizit darauf hingewiesen, dass es sich vor allem um eine ökonomische Herangehensweise an Sachtexte handelt und hier widerspricht nicht einmal mehr Ernst Pöppel, sondern weist explizit darauf hin.

Nichts gegen Bücher, DVDs und andere Selbstlernmaterialien. Diese sind wundere Mittel, um Informationen und Inhalte zu übermitteln. Deshalb blogge ich ja auch! Was ich immer wieder betone (und wohl auch noch weiter betonen muss), Methoden und Techniken lassen sich nur begrenzt über nicht-interaktive Formate vermitteln. Das schreibe ich nicht, weil ich als Trainer Seminare verkaufen möchte. Methoden erlernt man durch das tun! Dabei macht (und muss und wird) man Fehler machen. Auf diese Fehler kann einen der Trainer hinweisen und den Lernenden schnell in die richtige Richtung lenken. Solange bis er es kann. Und das kann er im Seminar nach wesentlich kürzer Zeit als nach dem Lesen eines Buches! Es ist ganz normal, dass ich Autofahren nicht in einem DVD-Kurs erlerne, dazu muss ich zum Glück einen Fahrerlehrer zu Rate ziehen. Bei Denk- und Arbeitstechniken wird man wiederum zum Glück nicht dazu gezwungen, sich einen Lehrer zu suchen. Besser lernen und bessere Ergebnisse erzielen wird man mit einem Lehrer allerdings schon.

Mind Map-Mitschriften bei Vorträgen und Besprechungen

Sonntag, 18. November 2007

Von ehemaligen Seminarteilnehmern erhalte ich immer wieder die Rückmeldung, dass sie besonders die Möglichkeit schätzen, Mitschriften von Vorträgen und vor allem Besprechungen oder Telefonaten mit Hilfe von Mind Mapping zu erstellen.
Der große Vorteil einer Mind Map-Mitschrift ist, dass ich am Ende eine gut strukturierte Mitschrift eines Themas habe, wohingegen ich mit normalen linearen (d.h. alles wird nach einander untereinander hingeschrieben) Mitschriften oft ein ziemliches Durcheinander habe.

Wie kommt das?
Es hilft, sich zuerst einmal die unterschiedlichen Strukturen von linearen und nicht-linearen Mitschriften (hier am Beispiel eines Mind Maps) deutlich zu machen. Bei linearen Mitschriften schreibe ich die Information meist so wie sie bei mir ankommt nacheinander auf das Blatt, oder tippe Sie in den PC (Bild 1)

Bild1: Eine lineare Mitschrift im Vergleich zu einer nicht-linearen Mitschrift (hier am Beispiel eines Mind Maps)


Das heißt, ich bilde den zeitlichen Verlauf des Vortrags / der Besprechung ab (Bild 2 und 3).


Besonders Gespräche und Besprechungen folgen meist jedoch nicht einer stringenten inhaltlichen Abfolge (wie in Bild 2), sondern springen mehr oder weniger wild von einem Thema zum anderen und dies meist auch wenn Besprechungen inhaltlich vorbereitet werden. Dies liegt wiederum an der natürlichen Funktionsweise unseres Denkens: Dieses ist assoziationsgetrieben, man spricht auch von Punkt-zu-Punkt-Denken. Jemand sagt ein bestimmtes Stichwort und dieses löst eine bestimmte Assoziation aus und darauf hin wird das Gespräch in eine anderen Richtung gelenkt. Unterbinden kann man das durch einen disziplinierten Moderator, was jedoch in den seltensten Fällen passiert. Idealtypisch werden die beiden Mitschriften mit Bild 3 veranschaulicht.

Bild 3: Die Anordnung der linearen Mitschrift folgt dem zeitlichen Ablauf.


Wenn ich nun lineare Mitschriften mache, dann bilde ich diese sprunghafte Denken ab, d.h. in vielen Fällen, sieht die Mitschrift genau so chaotisch aus, wie das Gespräch (Bild 4). Das bedeutet z.B. bei einem Vortrag, dass man der Strukturiertheit oder Unstrukturiertheit des Vortragenden meist völlig ausgeliefert ist. In der Universität kann man das manchmal beobachten. Da werden seitenlange Mitschriften angefertigt, die aufgrund des inhaltlichen Durcheinanders danach wertlos sind.

Bild 4: Der unstrukturierte Verlauf einer Besprechung spiegelt sich meist in der linearen Mitschrift wieder.


Ganz anders hingegen bei einer Mind Map-Mitschrift!
Diese funktioniert nach dem gleichen Prinzip, wie eine Mitschrift aus Büchern. Hier kann ich auf Grund der nicht-linearen Struktur eines Mind Maps das Gesagte immer an den Zweig anhängen, wo es inhaltlich hingehört, egal wann im zeitlichen Verlauf es gesagt wird. D.h., egal wie sprunghaft ein Gespräch / ein Vortrag ist, ich kann das für meine Mitschrift immer wieder einfangen und das Map an der richtigen Stelle erweitern (die Mitschrift sieht dann aus wie in Bild 3)

Mind Mapping zwingt zur Konzentration
Ein weiterer Vorteil einer Mind Map-Mitschrift ist, dass der Mapper sich ganz automatisch konzentrieren muss. Andernfalls wüsste er nicht, wo er welchen Zweig hinschreiben muss. Beim Erstellen eines Mind Maps bin ich mir immer im Klaren darüber, warum ein Zweig dort hinkommt, wo ich ihn hinmache, warum er also inhaltlich dort verortet wird. Ganz anders bei der linearen Mitschrift. Hier kann (ich unterstelle nicht, dass es bei jedem so abläuft) man das Gesagte zum einen Ohr rein, über die Hand aufs Papier leiten und es zum anderen Ohr wieder hinaus schicken, ohne etwas davon geistig wirklich aufgenommen zu haben.

Schnelllesen: Die Mind Mapping Lesetechnik

Samstag, 27. Oktober 2007

In den ersten beiden Posts habe ich das Konzept des Schnelllesens und die dahinter stehenden Techniken allgemein vorgestellt. Im dritten Teil soll es nun darum gehen, den Schnellleseansatz in Kombination mit Mind Mapping vorzustellen.

Das wichtigste in Kürze:


  • Die Technik eignet sich für Sachbücher
  • Der Leseprozess besteht aus mehreren Durchgängen, im Verlauf derer das Buch mehrmals bearbeitet wird. Trotzdem spart man sich viel Zeit!
  • Insgesamt werden drei Mind Maps (Hintergrundwissen-Map, Ziele-Map und Lese-Map) angefertigt.


Das Prinzip
Die Mind Mapping Lesetechnik hilft beim Be­arbeiten und Exzerpieren (Mitschriften anfertigen) umfangreicherer Sachtexte: Egal ob in der Arbeit oder im Studi­um, oft müssen wir Fach- und Sachbücher mit für uns wichtigen Informationen lesen und ver­arbeiten. Es geht hier also ganz explizit nicht um Literatur, die ich zum Genuss lese, sondern um eine Vorgehensweise, möglichst effizient relevante Informationen aus Sachtexten zu erhalten.
Die Mind Mapping Lesetechnik ist ein modula­rer Ansatz, der Konzepte aus dem Schnelllesen und dem Mind Mapping vereint und einen öko­nomischeren Umgang mit und eine intel­ligentere Herangehensweise an Sachtexte ermöglicht.
Die Technik ist vom Vorgehen her wie die russischen Matroschka-Schachtelpuppen aufge­baut. Vom Äußeren des Textes dringt man in immer kleineren Schritten nach innen vor. Je nach Text und Leseziel kann man die kom­plette Modulpalette einsetzen oder lediglich die ersten Schritte anwenden.

Das Vorgehen
Das Vorgehen untergliedert sich in folgende, auf einander aufbauende, Schritte:

Vorbereitung

  1. Überfliegen: Das zu lesende Buch wird erst einmal überflogen. Ziel ist es, einen Grundeindruck und einen grundlegenden Überblick über die Struktur des Buches zu erhalten. Bei diesem ersten Überfliegen, wird nicht gelesen, sondern jede(!) Seite des Buches lediglich ca. ein- bis zwei Se­kunden angesehen. Nach diesem Über­fliegen habt man einen Eindruck von der Schwierigkeit und der Struktur des Buches und weiß möglicherweise schon genauer, welche Abschnitte man davon wirklich lesen muss. Bei einem Sachbuch wird man in den seltensten Fällen wirklich alles lesen müssen.

  2. Bearbeitungszeitraum festlegen: Es ist sinnvoll sich einen realistischen Bearbeitungszeitraum zu überlegen in dem man das Buch lesen möchte. Dieser persönliche Stichtag wird immer wieder antreiben! Wer meint, alle Zeit der Welt für ein Buch zu haben, der wird wahrscheinlich auch alle Zeit der Welt brauchen! Wichtig ist, dass der festgelegte Zeitraum realistisch ist, sonst entsteht eher Frustration anstatt Mo­tivation.

  3. Hintergrundwissen abrufen: Besonders beim Lesen von Sachbüchern zu einem be­stimmten Thema, ist es in den wenigsten Fällen so, dass man als Leser zu diesem Thema noch überhaupt nichts weiß. Meis­tens hat man irgendeine Art von Vorwissen.
    Bevor man anfängt zu lesen, ist es hilfreich ein wenig Zeit aufzuwenden, um be­reits vorhandenes Wissen noch einmal präsent zu machen. Dies geschieht in Form eines Brainstormings mit Hilfe von Mind Mapping. Es wird ein erstes Mind Map (Hintergrundwissen-Map) angefertigt.

  4. Fragen&Ziele festlegen: Bevor man anfängt zu lesen, sollte man sich konkrete Fragen und Ziele festlegen: "Was möchte ich wissen?" "Wann weiß ich, dass ich alles not­wendige gelesen habe und das Buch weg­legen kann?"
    Das Gehirn braucht einen Fokus, mit dem es den Text bearbeitet. Es ist unmöglich, alles zu lesen und auch zu verstehen! Je genauer man weiß, was man eigentlich sucht, desto kon­zentrierter wird man an das Buch her­angehen. Es ist wie bei einem Interview: Ich habe konkrete Fragen und erwarte konkrete Antworten darauf.
    Die Fragen und Ziele kann man mithilfe eines zweiten Mind Maps (Ziele-Map) visualisieren oder sich in einer anderen Form aufschreiben. Die Fragen und Ziele sollten beim Lesen in Sichtweite sein!


Lesen
Bis jetzt hat man noch nichts gelesen, der Lesevorgang beginnt jetzt.

  1. Überblickslesen: Nun wird zum ersten Mal richtig gelesen. Dabei arbeitet man sich in mehreren Durchgängen vom Äußeren immer tiefer in die Details vor. Muss man z.B. ein Kapitel eines Buches lesen, so wird zu­erst Einleitung und Zusammenfassung gelesen. Die daraus entnommenen Informationen trägt man in ein drittes Mind Map (Lese-Map) ein. Dieses Mind Map wird nun mit fortschreitendem Leseprozess kontinuierlich erweitert.

    Oft ist es so, dass Einleitung und Zu­sammenfassung bereits einen Großteil der im Kapi­tel stehenden Informationen enthal­ten. Möglicherweise sind die dort stehenden Informationen schon ausreichend, um die gestellten Fragen zu beantworten und die Leseziele zu erreichen. Für diesen Fall kann man das Buch zur Seite legen! Es besteht kein Grund noch weitere Zeit aufzuwenden. Ist das Ziel noch nicht er­reicht, erleichtert man sich durch das Überblickslesen auf alle Fälle die weitere Lese­arbeit, da man nun bereits eine Grobstruk­tur des zu Lesenden Kapitels kennt.

    Jetzt werden Zwischenüberschriften, Tabellen, Bilder und so weiter betrachtet und etwaige In­formationen in das Mind Map eingetragen.

  2. Vorschau: Je nach Struktur des Buches liest man in diesem Schritt die jeweils ersten und letzten Paragraphen eines je­den Kapitelabschnitts und trägt die dar­aus ge­wonnen Informationen in das Lese-Map ein.
    Hier gibt es kein absolut richtiges Vorge­hen. Das hängt immer auch etwas mit der Art und der Struktur des Buches zu­sammen.
    Manchmal ist es sinnvoll, die ersten und letzten Paragraphen zu lesen, manchmal kann es auch sinnvoll sein, die ersten und letzten Sätze eines jeden Paragraphen zu lesen.

  3. Vertiefung: Sollten die Leseziele noch nicht erreicht sein. Liest man alle Absätze im Detail. Das Lese Map wird um um alle neuen Informationen erweitert! Besonders schwierige Stellen, die auch nach mehrmaligem Lesen nicht verständlich sind, kann man vorerst einmal zurück stellen. Zum Schluss werden diese Stellen noch einmal vertieft bearbei­tet. Möglicher­weise klärt sich deren Be­deutung im wei­teren Verlauf des Buches.

  4. Schwierige Stellen: In diesem Schritt be­arbeitet man die vorher markierten schwie­rigen Stellen noch einmal. Das bis hierher angefertigte Lese-Map hilft vielleicht dabei, den Sinn der Stellen im Hinblick auf das große Ganze zu klären.


Hier ist der Vorgang des Lesens und das Erweitern des Lese-Maps noch einmal verdeutlicht.


Fazit:
Die hier vorgestellte Lesetechnik ist von der Vorgehensweise dem Aufbau eines Mind Maps ähnlich. Zuerst befindet man sich auf der Stufe der Hauptäste, dann arbeitet man sich immer weiter ins Detail vor. Deshalb ist diese Technik in insgesamt acht aufeinander aufbau­ende Abschnitte eingeteilt. In den Schritten 5 – 8 wird das Lese-Map kontinuierlich erweitert und ergänzt
Der ständige Blick auf das große Ganze (Mind Map) und das vorherige Wissen um den Rahmen des Textes erleichtert das Lesen.
Abgesehen davon, dass man mit dieser Technik sein Textverständnis erhöht, kann man sich durch diese ökonomische Herangehensweise darüber hinaus noch sehr viel Zeit sparen. Gut möglich, dass man sein Leseziel bereits nach Schritt 6 erreicht hat. Man kann das Buch dann getrost zu Seite legen und sich mühe­volles, aber ergebnisloses Weiterlesen ersparen.

Schnelllesen – die Techniken

Sonntag, 7. Oktober 2007

In Teil1 habe ich eine generelle Einführung in das Schnelllesen und Sinn und Unsinn der Methode gegeben. In diesem Teil soll es nun darum gehen, die dahinter stehende Technik genauer vorzustellen.
Das Schnelllesen, wie ich es vorstelle, basiert zum großen Teil auf dem Konzept des Spead Reading von Tony Buzan, dem Erfinder des Mind Mapping. Spead Reading bedient sich dabei unterschiedlicher Aspekte, die man ähnlich wie bei einem Baukasten ja nach Bedarf mit einander kombinieren kann:


  • Augentechniken
  • Subvokalisation
  • Herangehensweise an Texte
  • Mind Mapping


Augentechniken

Viele Menschen fixieren beim Lesen jedes einzelne Wort und hangeln sich so Wort für Wort an einem Text entlang (Bild 1). Manche lesen einige Worte mehrmals und springen so hin und her (Bild 2). Dies erhöht die zum Lesen benötigte Zeit zusätzlich.
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Das Sichtfeld unserer Augen erlaubt es allerdings, wesentlich mehr als nur ein Wort auf einmal zu fixieren, z.B. drei oder vier Worte auf einmal. Ein Ansatzpunkt der Schnelllesetechniken ist es deshalb, das sogenannte Blocklesen einzuüben, d.h. mehrere Worte auf einmal zu fixieren und dann zum nächsten Block zu springen. Waren beim ursprünglichen Lesen acht Fixierungen pro Zeile nötig, so reduziert sich diese Zahl nun auf zwei oder drei Fixierungen (Bild 3).
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Ein weiterer Aspekt ist es, sich durch Meta-Lesen einen ersten Überblick bzw. Eindruck von einem Text zu verschaffen. Bei diesem „Wischlesen“ wird der Text mit Hilfe bestimmter Lesebewegungen gescannt (Bild 4). Ziel ist es hierbei nicht ein hohes Textverständnis zu erreichen, sondern das verstehende Lesen vorzubereiten.









Subvokalisation

Viele Menschen sprechen während des Lesens den Text im Geiste mit. Besonders langsame Leser flüstern den Text sogar vor sich hin. Das Aussprechen nimmt viel Zeit in Anspruch und bremst somit die Lesegeschwindigkeit. Das Problem dabei ist, dass dieses Subvokalisieren oft unfreiwillig oder unbewusst stattfindet. Mithilfe von Übungen wird beim Schnelllesen versucht, diese Subvokalisierung zu unterbinden bzw. am Anfang durch Übungen mit sehr hoher Lesegeschwindigkeit das Subvokalisieren unmöglich zu machen. Am Anfang wird das Textverständnis natürlich darunter leiden, da viele Leser es gewohnt sind, den Text durch Subvokalisierung zu verarbeiten.

Herangehensweise an Texte

Wie lesen Sie ein Buch? Viele Leser gehen an jeden Text wie an einen Roman heran. Sie beginnen bei Seite 1 und beenden das Lesen auf der letzten Seite. Dieses Vorgehen ist beim Roman richtig, ich möchte ja schließlich die Geschichte genießen und nicht das Ende vorwegnehmen. Muss man auf diese Art auch ein Sachbuch lesen? Nein!
Meistens beschäftigt man sich mit einem Sachbuch, weil man eine bestimmte Information sucht, weil man eine Frage beantwortet haben möchte, oder weil man ein Thema verstehen möchte. Dabei geht es nicht um den zweckfreien Lesegenuss, sondern um ein bestimmtes Ziel.
Entsprechend anders und ökonomischer kann man an diese Texte herangehen. Manche Dinge machen die meisten von uns intuitiv, z.B. erst das Inhaltsverzeichnis und die Klappentexte zu lesen. Ein weiterer Schritt kann sein, erst von allen Kapiteln Einleitung und Zusammenfassung zu lesen und den Mittelteil auszulassen. Denn: Oft kann man nach dem Lesen der Einleitung und der Zusammenfassung das Leseziel bereits erreichen und die Frage, die man an das Buch stellt, bereits beantworten. Beim Schnelllesen wird ein Text also in mehreren Durchgängen mit unterschiedlicher Intensität gelesen. Kann das Leseziel bereits in einem der ersten Durchgänge erreicht werden, dann kann das Buch weggelegt werden und der Zweck ist erfüllt. Deshalb spricht man vom ökonomischen Herangehen an Texte, denn es geht darum, mit möglichst wenig Aufwand möglichst viel aus dem Lesenvorgang herauszuholen. Ziel ist es nicht 100% zu lesen oder zu verstehen. Dieses Vorgehen orientiert sich an der aus der Ökonomie bekannten Pareto-Regel. In 20% der Zeit kann ich 80% der relevanten Informationen erhalten. Um die anderen 20% der Information zu erlangen, muss ich 80% der Zeit aufwenden. Hier muss jeder selbst entscheiden, wie viel Zeit er aufwenden möchten. Ich glaube, dass es in einem Großteil aller Fälle ausreichend ist 80% der Informationen verstanden zu haben.

Mind Mapping

Dieses Vorgehen des mehrmaligen Lesens nach dem Baukastensystem wird es richtig effektiv, wenn es mit Mind Mapping verbunden wird. Wie das funktioniert, werde ich im nächsten Post zeigen.