creaffective Blog

Vor Kurzem habe ich den ersten Teil einer Serie über Gewohnheiten kreativer Menschen hier auf dem Blog veröffentlicht.
"Gute" Gewohnheiten sind ja bekanntlich sehr nützlich sobald sie sich einmal etabliert haben. Bei einer Gewohnheit muss man nicht mehr groß überlegen man tut es einfach, dadurch ist nur wenig Überwindung notwendig. Das gilt für die schlechten Gewohnheiten leider auch.
Lukas vom WaterClearMind-Blog hat nun einen schönen Artikel veröffentlicht "In 30 Tagen zur neuen Gewohnheit", wie man neue Gewohnheiten entwickeln kann. Falls Sie als vorhaben in Zukunft die Notizbuchgewohnheit umzusetzen, zeigt Ihnen der Artikel wie es geht.

In Teil 1 dieser Serie, habe ich mich entschlossen die Frage nach der höheren Arbeitsproduktivität in zwei Unterfragen aufzuteilen.

Die Frage nach dem effizienteren Arbeiten und die Frage nach dem effektiveren Arbeiten.

Was bedeutet diese Unterscheidung für mich?
Effizient heißt, die Dinge die man tut möglichst schnell oder mit wenig Aufwand zu erledigen.
Beim Effizienzgedanken wird nicht hinterfragt, ob die Dinge, die man tut, überhaupt die richtigen sind.
Das ist für mich die Frage der Effektivität: Tue ich die richtigen Dinge?

Im persönlichen Kontext gibt es hierauf keine vorgegebene Antwort, diese muss wohl jeder für sich selbst finden.
Im beruflichen Kontext, zumindest als Angestellter, sind die Oberziele meist mehr oder weniger vorgegeben. Die Oberziele (z.B. die Mission eines Unternehmens oder ganz einfach das Ziel Geld zu verdienen) sind jedoch zu abstrakt und in ihrer Abstraktheit nur schwer direkt zu erreichen. Deshalb werden diese meist noch einmal herunter gebrochen. Auf dieser Detail-Ebene stellt sich nun trotz des vorgegebenen Oberziels immer wieder die Frage nach der Effektivität. Tue ich das richtige, um das Oberziel, z.B. in 2009 X% mehr Kunden zu gewinnen?

Aus dem bei brainr gestarteten Brainstorming hier nun meine persönliche TOP-Liste zum effektiven Arbeiten.

1. Wissen, was Erfolg ist – Ziele setzen
   Bevor ich beurteilen kann, ob ich effektiv arbeite, muss ich erst einmal wissen, was Erfolg überhaupt darstellt. Besonders relevant finde ich das auch für eigene Leben, in dieser Serie geht es jedoch um die Arbeitsproduktivität.
   Wie immer bediene ich mich einer Reihe von Denkwerkzeugen, die mir helfen können. Zum Finden und Auswählen von Zielen und zur Frage, woran man erkennt, ob man seinem Ziel näher kommt, habe ich auf diesem Blog schon einmal die Denkwerkzeuge Wunschdenken, Erfolgszonen und DRIVE vorgestellt.
   
   
2. Ziele systematisch analysieren und priorisieren
   Gerade im Beruflichen hat man meist mehr Ziele oder potenzielle Ziele als realistischerweise erledigt werden können. Auch hier finde ich es wieder hilfreich zu überlegen, welche der vielen möglichen Herausforderungen ich nun mit hoher Priorität angehen sollte. Auch hier hilft mir grundsätzlich das Denkwerkzeug Erfolgszonen.
   Bei sehr breiten Zielen wie, z.B. meine Firma creaffective weiter voranbringen geht es vorher noch einmal darum, genau zu klären, was das nun eigentlich heißt. Im Rahmen eines kreativen Problemlöseprozesses befinden wir uns hier beim Formulieren von Herausforderungen.
   Eines der hilfreichsten Denkwerkzeuge dazu ist das Challenge Mapping. Aus dem Oberziel creaffective voranzubringen lassen sich daraus eine Reihe von konkreteren Detailzielen ableiten. Mit dieser Technik arbeite ich vor allem in moderierten Strategieworkshops und Innovationsworkshops.
   
   
   
3. Bei der Wochenplanung die 20% der Tätigkeiten identifizieren, die 80% des Erfolgs ausmachen
   Leo Babauta verwendet in seinem e-book zen to done den Begriff der Wochenbrocken, also die großen Aufgaben, die mich meinen Zielen näher bringen. Diese wenigen (2 – 3) Wochenbrocken sollten immer Priorität haben und jede Woche im Rahmen einer Wochenplanung mit den Jahreszielen abgeglichen werden. Zwischendurch kann man nach Babauta dann die kleinen Steinchen erledigen, wie z.B. Mails schreiben etc., die einen sonst oft den ganzen Tag beschäftigen können.
   Diese Vorgehen finde ich sehr hilfreich, um während des effizienten Arbeitens immer wieder einmal Perspektive zu gewinnen und zu überlegen, was wirklich wichtig ist.
   
   
   
4. Morgenreflektionen durchführen
   In einem Interview mit dem Handelsblatt vom 25.10.2009 hat Henry Minzberg einmal von seinem Vorgehen der Morgenreflexion berichtet. Diese kommt bei den MBA Studiengängen zum Einsatz:
   "Was sind denn morgendliche Reflektionen? [Handelsblatt]
   
   [Mintzberg] Die Teilnehmer haben ein leeres Buch, darin steht nicht mehr als ihr eigener Name. Jeden Morgen sitzen sie in einer Runde zu viert oder fünft zusammen und schreiben Gedanken des vergangenen Tages auf, die im Kurs aufkamen, oder Probleme im Beruf oder etwas, das sie gehört haben. Nach etwa zehn Minuten tauschen sie sich untereinander über das aus, was sie geschrieben haben. Dann kommen alle Teilnehmer zusammen und die Gruppen teilen allen ihren jeweils besten Gedanken mit. Wir fügen auf der ersten Seite noch ein Zitat einer Absolventin ein. Sie hat gesagt: 'Das ist das beste Buch über Management, das ich je gelesen habe.' "
   Dieses Vorgehen kann ich mir auch gut vorstellen, um immer wieder durch Rückmeldung von anderen zur erfahren, ob wir noch das richtige tun.
   
   
5. Aus Fehlern lernen
   Diese Idee fand ich klasse und hat mich an ein Vorgehen erinnert, dass ich während einer RealAcad-Fortbildung vor Jahren kennen gelernt habe.
   RealAcad arbeitet mit persönlichen Verbesserungslisten. Dort trägt man die Dinge ein, die nicht gut funktioniert haben und versucht diese beim nächsten Mal besser zu machen. Außerdem wird in die Liste geschrieben, wie man versuchen wird, es beim nächsten Mal besser zu machen.
   
   
6. Regelmäßig unproduktive Zeiten festlegen um nichts zu tun und aufzutanken
   Anselm Bilgri schreibt in seinem neuen Buch von der verlorenen Stunde, die man sich nehmen solle. Eine Stunde täglich, die man sich bewusst für sich selbst reserviert, in der man nichts machen muss, sondern einfach nur den Gedanken nachhängen kann. Das ist dann vielleicht wie die Ideen, die beim Duschen kommen.

Eine absolut subjektive Liste, vielleicht sind ja für den einen oder anderen Leser noch weitere lohnenswerte Ideen in der brainr-Liste.

In meinem ersten Artikel zum produktiveren Arbeiten habe ich mich entschlossen, die Frage nach der höheren Arbeitsproduktivität in zwei Unterfragen zu aufzusplitten, die ich getrennt bearbeiten möchte.

Für beide Fragen habe ich unter brainr Online-Brainstormings gestartet.

Wie könnte ich effizienter arbeiten?
Wie könnte ich effektiver arbeiten?

Die komplette Liste aller Ideen ist unter den jeweiligen Links einsehbar.

In diesem Artikel möchte ich meine persönliche Top 10 zum effizienteren Arbeiten vorstellen. Die Reihenfolge innerhalb der Top 10 spielt keine Rolle.

1. Telefon und E-mail-Benachrichtigungen ausschalten für fest definierte Zeiten
   Mit diesem Vorgehen arbeite ich bereits und habe damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Auch während der Zeit, als ich noch angestellter war. Meist gibt es nichts, was so dringend ist, dass es nicht auch in paar Stunden warten kann. Zumindest gilt das für viele Jobs.
   Ich bin dazu übergegangen mein Telefon oft einen ganzen Vormittag ganz auszuschalten und Kunden dann am Nachmittag in einem Zeitraum für Telefonate zurück zurufen.
   Die größte Befreiung war es, die Benachrichtigungen für neu eingegangene Mails abzuschalten. Meine E-Mails prüfe ich nun ca. 2 – 3 Mal pro Tag.
   
   
2. Großen Bildschirm zulegen, um mehrere Dokumente auf einmal zu sehen
   Auch dieses Vorgehen finde ich sehr hilfreich. Ich arbeite mit zwei Bildschirmen wodurch das lästige Hin- und Herschalten entfällt.
   
   
3. Aufgaben stapeln und dann in einem Rutsch abarbeiten
   Dieses Vorgehen wird auch im Rahmen der Getting Things Done Methode empfohlen. Oft gibt es kleine Aufgaben, wie z.B. E-Mails beantworten oder Rechnungen abheften, für die es sich lohnt mehrere auflaufen zu lassen und dann diese in einem Rutsch zu bearbeiten.
   
   
4. Vor allem nach den eigenen Stärken arbeiten
   Diesen Hinweis finde ich sehr hilfreich! Das was einem liegt, geht einem meist besser von der Hand und wahrscheinlich auch effizienter. Oft gibt es mehr Möglichkeiten als man denkt, „unliebsame“ Aufgaben auszulagern und sei es an einen Persönlichen Virtuellen Assistenten.
   
   
5. Singletasking
   Dieses Wort habe ich zum ersten Mal im e-book „zen to done“ von Leo Babauta gelesen. Er modifiziert darin die GTD Methode von David Allen. Unterbrechungen sind einer der Produktivitätskiller schlecht hin, deshalb auch Punkt 1. Wer sich konzentriert einer Sache und nur einer Sache widmen kann bekommt mehr gebacken als wenn man ständig herausgerissen wird.
   
   
6. Feste Zeitintervalle definieren, um konzentriert an einer Sache arbeiten zu können
   Dieser Punkt geht Hand in Hand mit Punkt 5. Möglicherweise geht es nicht immer, nicht unterbrochen zu werden. Dann sollte man sich feste Zeiten definieren, in denen man nicht gestört werden will. Aus meiner Sicht ist dieser Punkt besonders im Büro mit den Kollegen wichtig.
   
   
7. Nach jedem Arbeitstag Rückschau halten, wo heute Verbesserungspotenzial vorhanden war
   „Feedback is the breakfast of champions“. Auch wenn man es sich selbst gibt. Diesen Punkt, mir selbst Feedback zu geben beherzige ich leider viel zu wenig. Ich denke aber, dass die kurze aber systematische Rückschau mir helfen würde.
   
   
8. Herausfinden/wissen, welche Zeiten die persönlichen Turbozeiten sind, Störungen während dieser Zeit "abschalten" und durcharbeiten
   Auch dieser Punkt hat mir gut gefallen. Aufgaben, die hohe Konzentration oder Kreativität erfordern in die persönlichen Bestzeiten legen und dann Singeltasking betreiben. Während der persönlich unproduktiven Zeit eher Dinge tun, die weniger Konzentration erfordern, wie E-Mails oder Telefonate.
   
   
9. Datenbank mit Textbausteinen für E-Mails und andere Texte
   Damit habe ich kürzlich angefangen. Besonders zur Vorbereitung von Trainings und für Akquisemails kommen bei mir immer wieder die gleichen Themen vor. Warum also nicht eine Datenbank mit Textbausteinen anlegen, die man nur noch abändern braucht.
   
   
10. Andere Fragen, wie es geht
    Man muss das Rad nicht immer neu erfinden! Gestern per Mail reingekommen: Burkhard Heidenberger vom Zeitblueten Blog bietet seine komplette E-Book-Sammlung kostenlos zum Download an.
    Auch da sind sicherlich viele nützliche Tipps dabei.

Im nächsten Artikel wird es um die Top Liste für effektiveres Arbeiten gehen.

Angeregt durch meine erneute Beschäftigung mit dem Buch Die 4-Stunden-Woche, habe ich beschlossen, in den nächsten Wochen meinen persönlichen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zu starten und zu überlegen, wie ich meine persönliche Arbeitsproduktivität weiter steigern könnte.
Als Selbstständiger arbeitet man ja sowieso selbst, aber leider auch oft ständig. Deshalb wäre es sehr hilfreich, die eigene Produktivität zu verbessern. Sicherlich ist das für alle anderen Arbeiter aber genauso relevant.

Was heißt erhöhte Arbeitsproduktivität?
Bevor ich überlege, wie ich die Produktivität erhöhen kann, erst einmal die Frage, was eigentlich unter Produktivität zu verstehen ist. Ausgehend von einer Recherche verschiedener Definitionen zu Produktivität liegt für mich erhöhte Produktivität dann vor, wenn

• ich bei gleichem zeitlichen Input einen größeren Output erziele (Maximumprinzip)
  
• ich mit weniger zeitlichem Input den gleichen Output wie jetzt erziele (Minimumprinzip)

Welche der beiden Prinzipien ich nutze, spielt für mich keine Rolle. Ich habe mich beim Input bewusst auf den zeitlichen Input beschränkt, da ich glaube, dass Zeit für die persönliche Arbeitsproduktivität der relevante Faktor ist.

Was ist der beste Hebel, um die Produktivität zu erhöhen?
Wie immer in einem Prozess der kreativen Problemlösung und darum handelt es sich hier, möchte ich zuerst sicher stellen, dass ich das richtige Problem gewählt habe.
Dazu bediene ich mich des Denkwerkzeugs des Challenge Mappping um zu sehen, ob ein abstraktere oder handlungsorientierte Definition des Problems sinnvoller ist.
Bild 1 (zum vergrößern klicken) zeigt mein Ursprungsproblem im gelben Kasten. Ausgehend von dieser Frage, habe ich das Problem sowohl auf Motive dahinter abgeklopft (nach oben) als auch nach Hinderungsgründen (nach unten), um das Problem zu lösen.



Effektivität und Effizienz
Ich habe mich nun entschlossen (siehe die rosa Kästen auf Bild 1), den Problemfokus zu verengen und mit zwei getrennten aber spezifischeren Fragen zu arbeiten.

• Wie könnte ich effizienter arbeiten?
  
• Wie könnte ich effektiver arbeiten?

Für beide Fragen habe ich bei brainr ein Brainstorming angelegt (einfach auf die jeweilige Frage klicken, um direkt zum entsprechenden Brainstorming zu gelangen), um die Ideen anderer einzuholen.
Ich selbst habe mir in meinem Ideenbuch in den letzten Tagen bereits Gedanken dazu gemacht. Diese möchte ich mit hoffentlich vielen weiteren Anregungen aus den Online-Brainstormings dann in den nächsten Artikeln vorstellen.

Viele Menschen leiden in Besprechungen, weil diese oft lange dauern und wenig dabei herum kommt. Ein Grund dafür kann darin liegen, dass die Besprechung nicht strukturiert ist und keinem effektiven (oder im schlimmsten Fall gar keinem) Prozess folgt. Mir ist natürlich bewusst, dass es noch eine Vielzahl weiterer Faktoren gibt.
Man fühlt sich wie beim Gang durch einen Irrgarten, in dem sich lauter Sackgassen befinden und man erst nach langer Zeit einen Ausweg findet, wenn überhaupt. (Bild1)



Verfahren zu kreativen Problemlösung, wie z.B. Synectics oder Creative Problem Solving (CPS) wurden in den 1950ern auch aus dem Grund entwickelt, dass die Initiatoren (William Gordon für Synectics und Alex Osborn für Creative Problem Solving) dieser Vorgehensweisen mit Ablauf und Ergebnissen ihrer eigenen Besprechungen unzufrieden waren und nach Wegen suchten, diese zu verbessern.

Kombination von Werkzeugen und Prozess
Was sind Verfahren der kreativen Problemlösung und wie können diese bei fast jeder Besprechung für mehr Struktur und Effektivität sorgen?
Verfahren der kreativen Problemlösung stellen ein explizites Vorgehen da, wie man auf Fragestellungen und Probleme, für welche das genaue Ergebnis und der Weg dorthin unklar sind, auf effektive Weise und in relativ kurzer Zeit Lösungen generiert und deren Umsetzung plant.

Diese Art von Fragen finden sich in vielen Besprechungen, einige Beispiele:

• Wie lautet unsere Strategie für das nächste Quartal?
  
• Wie können wir die Veranstaltung so durchführen, dass der Kunde uns wieder bucht?
  
• Wie kann unser Webshop auf ein anderes System umgestellt werden?
  
• Wie passen wir unser Produkt XY so an, dass es sich auch in Land Z verkauft?
  
• Welche neuen Inhalte können in unserer Zeitschrift erscheinen?
  
• Wie können wir sicherstellen, dass unsere Initiative von den anderen Abteilungen akzeptiert wird?

Die Verfahren lassen sich dabei in mehrere Schritte unterteilen (z.B. ein Problem klären oder analysieren, Ideen zur Lösung überlegen, gefundene Ideen verbessern). Jeder diese Schritte wiederum kann nun mit kleinen Techniken und Methoden unterstützt werden, um noch effektiver voran zu kommen. Diese Techniken nenne ich Denkwerkzeuge, da sie unser Denken methodisch strukturieren und leiten. Eine Auswahl von Denkwerkzeugen habe ich im Adventskalender der Denkwerkzeuge bereits vorgestellt.


Makro- und Mikroperspektive
Verfahren der kreativen Problemlösung stellen eine Art Orientierungsrahmen dar, der uns hilft, uns in einem Problemlöseprozess, wie er auch Gegenstand vieler Besprechungen ist, zurecht zu finden. Um ein Beispiel von oben aufzugreifen: Können wir uns schon überlegen, wie wir eine Veranstaltung durchführen, oder müssen wir erst überlegen, wie Erfolgsfaktoren für eine gelungenen Veranstaltung aussehen? Klingt banal, wird aber oft nicht gemacht.
Das ist die Makroebene.

Auf der Mikroebene, z.B. wenn es darum die Qualität einzelner Vorschläge zu bewerten oder Ideen erst einmal zu generieren, kann man wiederum mit einzelnen Denkwerkzeugen arbeiten, um die jeweilige Aufgabe besser zu erledigen, um z.B. zu vermeiden, dass sich Diskussionen im Kreis drehen.

Diese Kombination stellt eine Art grobe Karte des Irrgartens dar, die verhindert, dass wir erst bis zum Ende jeder Sackgasse laufen, sondern bereits vorher sehen, in welche Richtung wir gehen sollten. (Bild 2)



Flexibel einsetzbar
Man muss keineswegs diese Verfahren immer eins zu eins umsetzen und diese in ihrer vollen Bandbreite verwenden, um Nutzen daraus ziehen zu können. Vielmehr kann man sich diese als einen Werkzeugkasten vorstellen, den wir bei Bedarf einsetzen können. Genauso wie ein Handwerker ein Werkzeug einsetzt, um gewisse Tätigkeiten zu erledigen, kann man Methoden einsetzen, um Denk-Tätigkeiten in Besprechungen einfach zu erledigen.

Mehr Werkzeuge erhöhen die Möglichkeiten noch effektiver zu sein, erschweren allerdings auch die Auswahl der jeweiligen Technik. Wann nehme ich was? Das Besondere bei den Verfahren der kreativen Problemlösugn ist, dass diese einem Hinweise geben, wann ich mit welcher Technik sinnvoll arbeiten kann.

In der gestrigen Ausgabe des Handelsblatts gab es einen interessanten Artikel ("Denkfabrik aus Laien und Profis") zum Thema moderierte Ideenentwicklung oder Ideen-Mining wie es im Artikel genannt wurde. Beim Ideen-Mining, das als Dienstleistung von einigen deutschen Universitäten angeboten wird, wird in einem moderierten Workshop mit einer gemischten Teilnehmergruppe aus Organisationsvertretern und Studenten gezielt nach neuen Ideen für bestimmte Herausforderungen gesucht. Im Artikel war das z.B. die Motivation des Ground-Handling Personals am Flughafen Köln Bonn. Einige weitere Beispiele, die ich bereits mit Gruppen bearbeitet habe, finden sich im Abschnitt Innovationsworkshops auf meiner Website. Grundsätzlich eignen sich diese Workshops immer dann, wenn es sich um Probleme geht, deren Lösung offen ist, d.h. es ist vorab nicht ersichtlich, wie genau eine Lösung aussieht und wie genau man dort hinkommt. Das Besondere am Konzept der Unis ist das unbedingt Studenten als Ideengeber an den Workshops teilnehmen.

Ablauf eines Workshops
Auch wenn die interviewten Professoren nicht zu viele Details des Ablauf preisgeben wollten, wurde doch in dem Artikel schön deutlich, dass es sich um einen Workshop handelt, der mit einem Prozess gesteuert wird, der sehr ähnlich dem von mir verwendeten Creative Problem Solving Verfahren ist.
Das grobe Verfahren habe ich in Bild 1 einmal visualisiert. Ein moderierter Workshop zur Entwicklung neuer Lösungen auf bestehende Herausforderungen lässt sich dabei grob in die unten stehenden Schritte unterteilen. Der Trichter symbolisiert das Vorgehen dabei insofern schön, als dass die Inhalte im Verlauf des Prozesses immer spezifischer und fokussierter werden. In jeder Stufe des Trichters kommen dabei unterstützende Techniken zum Einsatz (siehe hierzu meine Serie zu Denkwerkzeugen), die helfen, das Ziel des jeweiligen Prozessschrittes effektiver zu erreichen, z.B. das Finden neuer Ideen oder das Bewerten und Weiterentwickeln erster Rohideen.



Die Zusammensetzung eines Ideen-Mining Workshops
Im Artikel wurde auch grob beschrieben, aus welchen Teilnehmern sich ein moderierter Ideenworkshop zusammensetzt. Auch dies habe ich in Bild 2 einmal visualisiert. Der Problemeigentümer, also die Person oder Personengruppe, die die inhaltlichen Entscheidungen trifft, wird Klient genannt. Mit dem Klienten findet normalerweise auch vorab immer ein Gespräch zur Planung des Workshops statt. Neben dem fachnahen Klienten gibt es eine Ressourcengruppe, die sich auch aus fachfremden und fachnahen Personen zusammen setzt. Im Beispiel des Artikels sind es Studenten, dies muss aber nicht unbedingt so sein, das hängt ganz vom Problem ab. Wichtig ist, dass im Workshop insgesamt eine Mischung aus Internen und Externen, Fachexperten und Fachfremden vertreten ist.
Klient und Ressourcengruppe arbeiten gemeinsam an der Lösung des Problems. Gesteuert wird der Problemlöseprozess von einem Prozessmoderator. Dieser sorgt dafür, dass zu richtigen Zeit in die richtige Richtung gedacht wird und die Regeln der jeweiligen Phase eingehalten werden. Nur so ist es möglich, in kurzer Zeit wirklich neue umsetzbare Lösungen zu entwickeln.



Und hier liegt dann auch der große Mehrwert für den Klienten. Es wird durch einen richtig zusammengesetzten Workshop und einen Prozessexperten möglich, Lösungen zu erarbeiten, die viel Zeit und Geld sparen und die der Klient alleine in dieser Form so nicht oder nur mit einem wesentlich größeren Zeit- und Personalaufwand erarbeitet hätte.

Bereits vor einigen Monaten herunter geladen, bin ich jetzt endlich dazu gekommen es zu lesen: Time Management for Creative People, eine kostenloses e-book von Mark McGuinness, Autor des wishful thinking Blogs, Poet und Business Coach.
Wie McGuinness selbst schreibt, hat er das Rad nicht neu erfunden, sondern eine Reihe kompatibler Ansätze des Selbst- und Zeitmanagements kombiniert und speziell auf die Bedürfnisse der kreativen Klasse (mehr zum Begriff gibt es hier) zugeschnitten. Ich persönlich finde es immer motivierend, in regelmäßigen Abständen eine etwas andere Perspektive auf Methoden zu bekommen, mit welchen ich bereits arbeite. McGuinness Schreibe macht das 32 seitige Buch außerdem besonders kurzweilig.

Was das Zeitmanagement der Kreativen besonders macht

Warum benötigen Kreative ein besonderes Zeitmanagement? Kreative Arbeiter beschäftigen sich mit größeren Projekten oder Werken, die über längere Zeiträume absolute Konzentration erfordern. Längere Zeiträume kann heißen, zwei oder drei Stunden Zeit zu haben, während dessen man von nichts und niemandem unterbrochen wird und sich auf seine Arbeit konzentrieren kann. Die Kreativitätsforschung hat diese Zeit des Eintauchens in ein Thema und der intensiven Beschäftigung mit einem Thema als zentral für das Entstehen kreativer Ergebnisse identifiziert. Folgerichtig setzt das Buch an dieser Grundannahme an.

McGuinness sieht hierbei zwei Hürden: Man muss (1) die Möglichkeit haben, sich überhaupt soviel Zeit freizuschaufeln und (2) es schaffen, während dieser Zeit Unterbrechungen auszuschalten.

Steine in den Weg gelegt werden einem dabei durch die unablässigen Informationsströme. Wenn man diese nicht kontrolliert bzw. steuert, führt das dazu, dass man sich in einem permanenten Reaktionsmodus befindet, in dem man versucht, die unablässig eintröpfelnden Mails und Telefonate abzuarbeiten. Wenn man also den Tag mit dem öffnen des E-Mailpostfaches oder dem Lesen von Blog-Einträgen beginnt, ist es plötzlich Mittag, und man hat noch absolut gar nichts für seine eigenen kreativen Projekte, die Zeit fordern, getan. Hat man sich dann einmal Zeit für die eigene kreative Arbeit reserviert, besteht die Gefahr, dass man ständig unterbrochen wird, sei es durch Telefonate oder Kollegen, die etwas möchten.
Es geht im Kern also darum, eine Balance zu finden, zwischen der unterbrechungsfreien Zeit für die eigene kreative Arbeit und Zeiten, in denen man für andere ansprechbar ist und auf Anfragen reagieren kann.

Vier Autoren – ein Vorgehen
McGuinness arbeitet in seinem Buch mit einer Kombination der Ansätze von vier bekannten Autoren zu den Themen Produktivität und Selbstmanagement:

• David Allen: Getting Things Done (eine Einführung in die Methode gibt es hier, die Umsetzung mit MindManager findet sich hier und zur Website von David Allen geht es hier)
  Allen geht ebenfalls von der Prämisse aus, dass nur ein konzentrierter und ruhiger Geist wirklich in der Lage ist, hoch produktiv und kreativ zu arbeiten. Die von ihm entwickelte Methode Getting Things Done ermöglicht es, einen Zustand und eine Arbeitsweise der stressfreien Produktivität zu erreichen
  
  
• Tim Ferriss: 4-Hour Workweek
  Den radikalsten Ansatz verfolgt Tim Ferriss, der alle nicht zentralen Aufgaben von anderen erledigen lässt und seine E-Mails nur noch einmal pro Woche prüft und trotzdem mehrere Unternehmen am köcheln hat.
  
  
• Stephen Covey: 7 habits of highly effective people
  von Covey übernimmt McGuinness die Fokussierung auf Aufgaben die wichtig, aber nicht dringend sind, um so schrittweise von einer Arbeitsweise der permanenten Feuerwehreinsätze wegzukommen, bei der man immer dort ansetzt, wo es gerade am meisten brennt.
  
  
• Mark Forster: Do it tomorrow
  Dieses Buch war mir bisher nicht bekannt. Ich bin aber gespannt sein Vorgehen alles auf morgen zu verschieben einmal auszuprobieren. Ich habe bereits damit begonnen.

Für all diejenigen die Kreativen, die das Gefühl haben, zu selten in den Flow-Zustand zu kommen und all diejenigen, die immer an Methoden interessiert sind, noch produktiver zu werden, kann ich die Lektüre von Time Management for Creative People wärmstens empfehlen.

In seinem Gastbeitrag "Jim Knopf und Lukas, der Lokomotivführer" hat Stefan Scheurer ein erweitertes Rezept für die Abgrenzung von Problemen aufgestellt. Einer der Handlungsschritte war, solange nach dem Warum? zu fragen, bis man das Problem abgegrenzt hat. Das ist meiner Meinung nach ein sehr gutes Vorgehen. Oft stellt sich nämlich heraus, dass die erste Formulierung oder das angenommene Problem gar nicht das eigentliche Problem ist oder es sinnvoller wäre ein anders zugeschnittes Problem zu lösen.

Eine Technik die bei der Abgrenzung des Problems und dem Erkunden des Problemterrains helfen kann, ist die Methode "Leiter der Abstraktion". Ziel der Methode ist es, ein Problem wirklich zu verstehen und flexible Möglichkeiten der Problembetrachtung zu eröffnen.

Die Technik ist in zwei Phasen unterteilt:
1.Ausgehend von der ursprünglichen Problemformulierung fragt man nach dem Warum? Jede der Antworten wird nun wieder in eine Problemformulierung konvertiert, die mit "Wie kann ich ..." beginnt. Dann fragt man auch hier wieder nach dem Warum? und zwar so lange, bis es keinen Sinn macht, noch weiter zu fragen. Jedes Warum? führt eine Abstraktionsstufe höher.

2.Bei jeder neuen Problemformulierung kann man nun mit "Was hält dich davon ab?" ansetzen. Sinn dieser Frage ist es, konkrete Handlungsschritte herauszuschälen. Diese Frage kann man ausgehend von einer Problemformulierung so lange stellen, bis ein konkret umsetzbarer erster Handlungsschritt herausgekommen ist. Hier steigt man die Leiter der Abstraktion in umgekehrter Richtung wieder herunter.

Ein Beispiel

Freund: Wie kann ich Englisch lernen?

Ich: Warum möchtest du Englisch lernen?

Freund: Damit ich meine Qualifikationen verbessern kann?

Ich: Wie kann ich meine beruflichen Qualifikationen verbessern?
Warum möchtest du deine Qualifikationen verbessern?

Freund: Damit ich meine beruflichen Chancen verbessern kann?

Ich: Wie könnte ich meine beruflichen Chancen verbessern?
Warum möchtest du deine beruflichen Chancen verbessern?

Freund: Damit ich mir einen anspruchsvolleren Job suchen kann?

Ich: Wie könnte ich mir einen anspruchsvolleren Job suchen?
Warum möchtest du einen anspruchsvolleren Job suchen?

Freund: Damit ich mehr Geld verdienen kann?

Ich: Wie könnte ich mehr Geld verdienen?
Warum möchtest du mehr Geld verdienen?

Freund: Damit ich meiner Familie und mir ein schöneres Leben ermöglichen kann.

Ich: Wie könnte ich meiner Familie und mir ein schöneres Leben ermöglichen?
Warum möchtest du dir und deiner Familie ein schöneres Leben ermöglichen?

Freund: Weil es mich erfüllter und zufriedener macht!

Vielleicht zeigt sich nun, dass die ursprüngliche Problemformulierung gar nicht die richtige ist und man das Problem von einer höheren Abstraktionsebene angehen sollte, z.B. von Wie könnte ich meine beruflichen Qualifikationen verbessern?

In jede dieser Problemformulierungen kann man nun einsteigen und fragen "Was hält dich davon ab..." und die Leiter nun in die andere Richtung abschreiten und zu immer konkreteren Handlungsschritten kommen, solange bis ein konkreter ausführbarer Schritt übrig bleibt.

Nehmen wir noch einmal das Ausgangsproblem: Wie kann ich Englisch lernen?

Nun frage ich: Was hält dich davon ab?

Freund: Ich habe nicht genug Zeit!

Nun formuliere ich diese Aussage in eine Problemfrage um.
Ich: Wie könntest du mehr Zeit haben?
und frage: Was hält dich davon mehr Zeit zu haben?

Freund: Ich habe zu viele Verpflichtungen!

Ich: Wie könntest du weniger Verpflichtungen haben?
Was hält dich davon ab, weniger Verpflichtungen zu haben?

Freund: Ich traue mich nicht, einige meiner vielen Engagements abzusagen!

Ich: Wie könntest du die trauen, einige deiner Engagements abzusagen?
Was hält dich davon ab dich zu trauen?

Freund: Ich möchte die Leute nicht vor den Kopf stoßen.

Ich: Wie könntest du die Leute nicht vor den Kopf stoßen?
Was hält dich davon ab, die Leute nicht vor den Kopf zu stoßen?

Freund: Ich habe mir noch keine gute Formulierung überlegt!



Warum?
Gute Lösungen findet man vor allem dann, wenn man den Problembereich gut verstanden und abgegrenzt hat. Die Leiter der Abstraktion kann dabei helfen.

Die American Psychological Association hat eine Studie dazu gemacht, was Menschen denken, während sie in einer Besprechung sitzen oder einem Vortag zuhören. Das Ergebnis in Zahlen:

18% hören dem Redner zu
25% haben erotische Gedanken
57% denken an etwas anderes

Ich vermute die Zahlen sind mit ähnlicher Vorsicht zu genießen, wie die seit den 70ern bekannten Zahlen zu Kommunikation und Rhetorik. Laut diesen Zahlen hängt die Wirkung eines Vortrags nur zu 7% vom Inhalt ab, aber zu 38% von der Stimme und zu 55% von der Körperhaltung.
Jedoch geben solche Zahlen einen guten Hinweis.

Wir wissen, dass sich der Mensch nicht all zu lange auf eine Sache konzentrieren kann, sondern dass die Gedanken schnell abschweifen, oder wie in einem Vortrag oder ein Besprechung, dass das Gesagte bei uns weitere Assoziationen auslöst, die auch zu anderen Themen führen.

Das Potenzial des Abschweifens nutzen
Diese Gedanken sollten wir nutzen, denn hier findet eine aktive Verknüpfung mit bestehendem Wissen statt.
Die Art und Weise, wie die meisten Menschen Ihre Aufzeichnungen machen, unterstützt diese abschweifenden oder weiterführenden Gedanken jedoch nicht.
Dafür wurde die Technik Rein und Raus entwickelt.

In der Mitte seine Blattes zieht man einen Strich, um so das Blatt in zwei Hälften einzuteilen. Die linke Seite heißt rein die rechte raus.
Alles was rein kommt, was man also vom Redner aufnimmt, wird ganz normal auf die linke Seite unter rein notiert. Alle weiterführenden Gedanken und Verknüpfungen, die man für wertvoll erachtet, kann man nun unter raus notieren. Dieses Vorgehen hilft, beim Wiederholen der Notizen, die Brücken zu weiteren Gedanken herzustellen und das Potenzial der Dinge, die uns in 57% der Zeit durch den Kopf gehen, besser zu nutzen.




Mind Mapping = rein und raus¹⁰
Das ist eine gute Technik für die Freunde der linearen Aufzeichnungen.
Erheblich effektiver und deutlicher wird das ganze, wenn mit Mind Mapping umgesetzt. Meine Seminarteilnehmer lernen dieses Vorgehen in der Textübung während des Seminars. Beim Mind Mapping kann man die Raus-Gedanken einfach in einer anderen Farbe und möglicherweise mit einem entsprechenden Symbol (siehe Beispiel) einfach an den jeweiligen Zweig hinzufügen. So hat man die Verknüpfung noch wesentlich deutlicher und kann diese noch weiter entwickeln.

Das Handelsblatt vom 16.4. berichtet im Artikel "Nimmerland ist zu entspannt..." über das Google Forschungszentrum in Zürich. Nach dem Artikel steckt Google im Moment in der Krise und um dieser zu entrinnen, müsse das Unternehmen "endlich erwachsen werden". Dass es so schlimm nicht sein kann, haben die gestrigen Quartalszahlen gezeigt.
So wie ich den Artikel interpretiere – vielleicht liege ich ja komplett falsch – wird das Kindliche vor allem an Googles Verspieltheit und der für ein ernsthaftes Büro ungewöhnlichen Freiheiten und der ungewöhnlichen Art und Weise, seine Arbeitsstätten auszustatten, festgemacht.
Genannt werden die ominpräsenten Whiteboards in den Büros, damit jede Idee sofort festgehalten und von anderen weiterentwickelt werden kann, Besprechungskabinen, Verbindungsrutschen, ein Ruheraum mit Aquarien usw. Vor der Einrichtung des Büros wurden Mitarbeiter nach Ihren Wünschen und Träumen befragt, um so ein "IT-Nimmerland" zu schaffen.

Nach dieser Beschreibung zu urteilen hat Google aus meiner Sicht sehr viel richtig gemacht, um eine Umgebung zu schaffen, die Kommunikation und Bewegung ermöglicht und vor allem die Kreativität der Mitarbeiter anregt und freisetzt. Die Freiheit auch mal ohne großen Druck an Ideen zu arbeiten, diese auszuprobieren und zu verwerfen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass am Ende etwas innovatives dabei heraus kommt. Die im Artikel beschriebene Büro klingt sehr danach als hätte man sich bemüht, eine gehirngerechte Arbeitsumgebung zu schaffen. Was gehirngerecht bedeuten kann, vermittelt das Buch und die Website Brainrules.

Kreativität alleine ist zwar keine hinreichende Bedingung für unternehmerischen Erfolg, aber in vielen Branchen eine zunehmend notwendige. Die Krux der kreativen Ideen ist, dass man diese im Voraus meist selten planen und sich logisch erschließen kann, sondern dass diese nachdem sie entdeckt wurden erst im Nachhinein als logischer Schritt erscheinen. So muss man einfach ausprobieren und spielen! Daher ist für viele Unternehmen zu hoffen, dass sie wieder etwas kindlicher werden.