Alles Wichtige im Blick: Persönliche Startcenter mit MindManager
1986 erschien in den USA das Buch "One Page Management" von Riaz Khadem und Robert Lorber. In diesem als Erzählung geschriebenen Sachbuch hilft ein ominöser "Info-Mann" dem neu berufenen Geschäftsführer des "großen Industrieunternehmens" X-Corp bei seinem Kampf, die für das Management des Unternehmens notwendigen Schlüsselinformationen zu erhalten und zu organisieren. Wichtigste Waffe des Info-Manns sind drei themenspezifische Memos von jeweils einer Seite, in welchen sämtliche für den Geschäftsführer wichtigen Information, sowohl zu seiner eigenen Tätigkeit als auch über die Firma allgemein, dargestellt werden.
Die in One Page Management vorgestellten Memos, damals noch ausgedruckt, stellen für den Geschäftsführer eine Art Informationscockpit dar mit dessen Hilfe er Zugriff auf alle wichtigen Daten hat, die er für seine Tätigkeit als Geschäftsführer benötigt.
Wäre es nicht schön, wenn wir so ein Cockpit (siehe Bild 1) zur Verfügung hätten, von dem aus wir das gesamte Flugzeug steuern könnten? Wäre es außerdem nicht super, wenn wir dieses Cockpit nicht immer neu ausdrucken müssten, sondern digital zur Verfügung hätten?
Das Bild zeigt eine Beispieldatei des Programms let's focus.
Seit einigen Jahren ist das Erstellen von digitalen Infocockpits kein Problem mehr. Im Internet helfen personalisierte Startseiten, wie netvibes oder iGoogle dem Nutzer. Für die persönliche Arbeitsorganisation bietet sich z.B. Mindjet MindManager an, mit dem ich die Vorteile des Mind Mapping mit den Möglichkeiten von heutigen Computern verbinden kann. Ich selbst arbeite seit einigen Jahren mit einem persönlichen "Startcenter", wie ich dieses Infocockpit nenne, und berate auch meine Kunden bei deren Erstellung.
Zugriff auf alle relevanten Daten
Bild 2 zeigt mein Startcenter in eingeklappter Form, d.h. nur die Hauptäste und einige Zweige sind sichtbar. Mein Startcenter ist in einer für mich sinnvollen inhaltlichen Struktur angelegt, die es mir ermöglicht, innerhalb von Sekunden auf für mich wichtige private und berufliche Informationen zuzugreifen, wie z.B. Daten zu meiner Firma creaffective und für mich privat relevante Dokumente, wie z.B. meine Jahresplanung, Dokumente zum Münchner Denkclub und einer Wissensdatenbank zu Kreativitätstechniken und Verfahren.
Das Startcenter erfüllt mich nun zwei wichtige Funktionen:
- Es ermöglicht mir den schnellen Zugriff auf wichtige digitale Informationen, z.B. in Form von anderen MindManager Dateien oder Excellisten etc. Dazu muss ich das Programm MindManager nicht verlassen, sondern kann diese Dokumente per Hyperlink aus dem Startcenter heraus aktivieren.
- Es zeigt mir innerhalb des Startcenters bereits Schlüsselinformationen an, wie z.B. meine Jahresziele und aktuelle Kundendaten.
Klarheit durch visuelle Darstellung
Die Visualisierung in Mind Map-Form bietet eine Reihe von Vorteilen für den Nutzer.
- Alle wichtigen Infos sind auf einer Seite sichtbar und diese sind nach inhaltlichen Kriterien angeordnet (und nicht einfach unter einander geschrieben). Dadurch wird das effektive Arbeiten erleichtert.
- Die Zugriffsgeschwindigkeit auf wichtige Informationen erhöht sich beträchtlich, da mit einem Klick alles aktivierbar bzw. sichtbar wird.
- Die Navigation zu Dokumenten erfolgt inhaltlich und nicht nach Ordnerstrukturen auf einer Festplatte. Dadurch lassen sich Zusammenhänge sinnvoller darstellen und es ist völlig egal, wo auf einem Rechner oder in einem Netzwerk sich Dokumente befinden.
- Über die Mind Map artige Visualisierung ist es möglich, die Anzahl der Informationen auf einer Seite deutlich zu erhöhen und dabei gleichzeitig die Klarheit zu verbessern (Edward Tufte: To increase clarity, add complexity!). Hierbei kommen die Vorteile der Technik Mind Mapping zum tragen. So kann, z.B. mithilfe von Farben und kleinen Symbolen eine zusätzliche Bedeutung darstellen, wie Prioritäten, Farben für bestimmte Personen, Abteilungen oder Projekte etc.
Möglichkeiten mit MindManager
MindManager bietet eine Reihe von speziellen Funktionen, die für das Erstellen solcher Infocockpits sehr hilfreich sein können:
- Excel-Bereich:
Über die Funktion Excel-Bereich lassen sich innerhalb eines Maps Ausschnitte aus einer Exceltabelle einblenden (Bild 4). So kann ich mir aktuelle Vertriebszahlen direkt innerhalb meines Startcenters anzeigen lassen. Noch weitere Möglichkeiten bietet die, in Version 8 hinzugekommene Funktion des Datenbanklinkers, der es mir ermöglicht, Elemente anderer Datenquellen (z.B. Accessdatenbanken) innerhalb eines Maps darzustellen.
- Power-Filter:
Mit der Power-Filter Funktion lässt sich innerhalb eines Startcenters noch einmal die Ansicht nach bestimmte Kriterien einschränken, um so Komplexität weiter zu reduzieren und Klarheit zu erhöhen. Zum Beispiel lassen sich alle Zweige die mit einem Symbol für Vertrieb versehen sind, hervorheben und gleichzeitig andere Elemente ausblenden.
- Map-Ansichten:
Über die Funktion Map-Ansichten lassen sich zurechtgelegte Ansichten, z.B. nach einem Filtervorgang abspeichern. So ist es möglich per Klick Ansichten wie Tagesbeginn, Vertrieb, Projekte etc. anzuzeigen ohne sich jeweils wieder durch das Map klicken zu müssen.
Einmal in seinen Grundzügen angelegt, kann ein Startcenter jederzeit flexibel verändert und angepasst werden und sozusagen mit sich verändernden Aufgaben und Projekten mitwachsen.
Zum Schluss möchte ich natürlich auch einen Nachteil nicht verschweigen:
Wenn Sie sich entschließen auf Schlüsseldokumente per Hyperlink aus einer MindManager-Datei zuzugreifen, dann muss sichergestellt werden, dass sich weder der Name der Datei noch deren Speicherort ständig verändern. Sonst werden die Hyperlinks nicht funktionieren.
Den Zeit- und Effektivitätsgewinn, alles Wichtige auf einer Seite zu haben werden Sie jedenfalls bald nicht mehr missen mögen.
Die Stillschweigevereinbarung ist aufgehoben, nun darf geschrieben werden. Die vierte Version von Buzan's iMindMap steht kurz vor der Veröffentlichung und wartet mit interessanten kleinen und großen Änderungen. Die wichtigsten Neuerungen: Präsentations
Aufgenommen: Apr 09, 06:14