effective

Vor Kurzem habe ich den ersten Teil einer Serie über Gewohnheiten kreativer Menschen hier auf dem Blog veröffentlicht.
"Gute" Gewohnheiten sind ja bekanntlich sehr nützlich sobald sie sich einmal etabliert haben. Bei einer Gewohnheit muss man nicht mehr groß überlegen man tut es einfach, dadurch ist nur wenig Überwindung notwendig. Das gilt für die schlechten Gewohnheiten leider auch.
Lukas vom WaterClearMind-Blog hat nun einen schönen Artikel veröffentlicht "In 30 Tagen zur neuen Gewohnheit", wie man neue Gewohnheiten entwickeln kann. Falls Sie als vorhaben in Zukunft die Notizbuchgewohnheit umzusetzen, zeigt Ihnen der Artikel wie es geht.

In Teil 1 dieser Serie, habe ich mich entschlossen die Frage nach der höheren Arbeitsproduktivität in zwei Unterfragen aufzuteilen.

Die Frage nach dem effizienteren Arbeiten und die Frage nach dem effektiveren Arbeiten.

Was bedeutet diese Unterscheidung für mich?
Effizient heißt, die Dinge die man tut möglichst schnell oder mit wenig Aufwand zu erledigen.
Beim Effizienzgedanken wird nicht hinterfragt, ob die Dinge, die man tut, überhaupt die richtigen sind.
Das ist für mich die Frage der Effektivität: Tue ich die richtigen Dinge?

Im persönlichen Kontext gibt es hierauf keine vorgegebene Antwort, diese muss wohl jeder für sich selbst finden.
Im beruflichen Kontext, zumindest als Angestellter, sind die Oberziele meist mehr oder weniger vorgegeben. Die Oberziele (z.B. die Mission eines Unternehmens oder ganz einfach das Ziel Geld zu verdienen) sind jedoch zu abstrakt und in ihrer Abstraktheit nur schwer direkt zu erreichen. Deshalb werden diese meist noch einmal herunter gebrochen. Auf dieser Detail-Ebene stellt sich nun trotz des vorgegebenen Oberziels immer wieder die Frage nach der Effektivität. Tue ich das richtige, um das Oberziel, z.B. in 2009 X% mehr Kunden zu gewinnen?

Aus dem bei brainr gestarteten Brainstorming hier nun meine persönliche TOP-Liste zum effektiven Arbeiten.

1. Wissen, was Erfolg ist – Ziele setzen
   Bevor ich beurteilen kann, ob ich effektiv arbeite, muss ich erst einmal wissen, was Erfolg überhaupt darstellt. Besonders relevant finde ich das auch für eigene Leben, in dieser Serie geht es jedoch um die Arbeitsproduktivität.
   Wie immer bediene ich mich einer Reihe von Denkwerkzeugen, die mir helfen können. Zum Finden und Auswählen von Zielen und zur Frage, woran man erkennt, ob man seinem Ziel näher kommt, habe ich auf diesem Blog schon einmal die Denkwerkzeuge Wunschdenken, Erfolgszonen und DRIVE vorgestellt.
   
   
2. Ziele systematisch analysieren und priorisieren
   Gerade im Beruflichen hat man meist mehr Ziele oder potenzielle Ziele als realistischerweise erledigt werden können. Auch hier finde ich es wieder hilfreich zu überlegen, welche der vielen möglichen Herausforderungen ich nun mit hoher Priorität angehen sollte. Auch hier hilft mir grundsätzlich das Denkwerkzeug Erfolgszonen.
   Bei sehr breiten Zielen wie, z.B. meine Firma creaffective weiter voranbringen geht es vorher noch einmal darum, genau zu klären, was das nun eigentlich heißt. Im Rahmen eines kreativen Problemlöseprozesses befinden wir uns hier beim Formulieren von Herausforderungen.
   Eines der hilfreichsten Denkwerkzeuge dazu ist das Challenge Mapping. Aus dem Oberziel creaffective voranzubringen lassen sich daraus eine Reihe von konkreteren Detailzielen ableiten. Mit dieser Technik arbeite ich vor allem in moderierten Strategieworkshops und Innovationsworkshops.
   
   
   
3. Bei der Wochenplanung die 20% der Tätigkeiten identifizieren, die 80% des Erfolgs ausmachen
   Leo Babauta verwendet in seinem e-book zen to done den Begriff der Wochenbrocken, also die großen Aufgaben, die mich meinen Zielen näher bringen. Diese wenigen (2 – 3) Wochenbrocken sollten immer Priorität haben und jede Woche im Rahmen einer Wochenplanung mit den Jahreszielen abgeglichen werden. Zwischendurch kann man nach Babauta dann die kleinen Steinchen erledigen, wie z.B. Mails schreiben etc., die einen sonst oft den ganzen Tag beschäftigen können.
   Diese Vorgehen finde ich sehr hilfreich, um während des effizienten Arbeitens immer wieder einmal Perspektive zu gewinnen und zu überlegen, was wirklich wichtig ist.
   
   
   
4. Morgenreflektionen durchführen
   In einem Interview mit dem Handelsblatt vom 25.10.2009 hat Henry Minzberg einmal von seinem Vorgehen der Morgenreflexion berichtet. Diese kommt bei den MBA Studiengängen zum Einsatz:
   "Was sind denn morgendliche Reflektionen? [Handelsblatt]
   
   [Mintzberg] Die Teilnehmer haben ein leeres Buch, darin steht nicht mehr als ihr eigener Name. Jeden Morgen sitzen sie in einer Runde zu viert oder fünft zusammen und schreiben Gedanken des vergangenen Tages auf, die im Kurs aufkamen, oder Probleme im Beruf oder etwas, das sie gehört haben. Nach etwa zehn Minuten tauschen sie sich untereinander über das aus, was sie geschrieben haben. Dann kommen alle Teilnehmer zusammen und die Gruppen teilen allen ihren jeweils besten Gedanken mit. Wir fügen auf der ersten Seite noch ein Zitat einer Absolventin ein. Sie hat gesagt: 'Das ist das beste Buch über Management, das ich je gelesen habe.' "
   Dieses Vorgehen kann ich mir auch gut vorstellen, um immer wieder durch Rückmeldung von anderen zur erfahren, ob wir noch das richtige tun.
   
   
5. Aus Fehlern lernen
   Diese Idee fand ich klasse und hat mich an ein Vorgehen erinnert, dass ich während einer RealAcad-Fortbildung vor Jahren kennen gelernt habe.
   RealAcad arbeitet mit persönlichen Verbesserungslisten. Dort trägt man die Dinge ein, die nicht gut funktioniert haben und versucht diese beim nächsten Mal besser zu machen. Außerdem wird in die Liste geschrieben, wie man versuchen wird, es beim nächsten Mal besser zu machen.
   
   
6. Regelmäßig unproduktive Zeiten festlegen um nichts zu tun und aufzutanken
   Anselm Bilgri schreibt in seinem neuen Buch von der verlorenen Stunde, die man sich nehmen solle. Eine Stunde täglich, die man sich bewusst für sich selbst reserviert, in der man nichts machen muss, sondern einfach nur den Gedanken nachhängen kann. Das ist dann vielleicht wie die Ideen, die beim Duschen kommen.

Eine absolut subjektive Liste, vielleicht sind ja für den einen oder anderen Leser noch weitere lohnenswerte Ideen in der brainr-Liste.

In meinem ersten Artikel zum produktiveren Arbeiten habe ich mich entschlossen, die Frage nach der höheren Arbeitsproduktivität in zwei Unterfragen zu aufzusplitten, die ich getrennt bearbeiten möchte.

Für beide Fragen habe ich unter brainr Online-Brainstormings gestartet.

Wie könnte ich effizienter arbeiten?
Wie könnte ich effektiver arbeiten?

Die komplette Liste aller Ideen ist unter den jeweiligen Links einsehbar.

In diesem Artikel möchte ich meine persönliche Top 10 zum effizienteren Arbeiten vorstellen. Die Reihenfolge innerhalb der Top 10 spielt keine Rolle.

1. Telefon und E-mail-Benachrichtigungen ausschalten für fest definierte Zeiten
   Mit diesem Vorgehen arbeite ich bereits und habe damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Auch während der Zeit, als ich noch angestellter war. Meist gibt es nichts, was so dringend ist, dass es nicht auch in paar Stunden warten kann. Zumindest gilt das für viele Jobs.
   Ich bin dazu übergegangen mein Telefon oft einen ganzen Vormittag ganz auszuschalten und Kunden dann am Nachmittag in einem Zeitraum für Telefonate zurück zurufen.
   Die größte Befreiung war es, die Benachrichtigungen für neu eingegangene Mails abzuschalten. Meine E-Mails prüfe ich nun ca. 2 – 3 Mal pro Tag.
   
   
2. Großen Bildschirm zulegen, um mehrere Dokumente auf einmal zu sehen
   Auch dieses Vorgehen finde ich sehr hilfreich. Ich arbeite mit zwei Bildschirmen wodurch das lästige Hin- und Herschalten entfällt.
   
   
3. Aufgaben stapeln und dann in einem Rutsch abarbeiten
   Dieses Vorgehen wird auch im Rahmen der Getting Things Done Methode empfohlen. Oft gibt es kleine Aufgaben, wie z.B. E-Mails beantworten oder Rechnungen abheften, für die es sich lohnt mehrere auflaufen zu lassen und dann diese in einem Rutsch zu bearbeiten.
   
   
4. Vor allem nach den eigenen Stärken arbeiten
   Diesen Hinweis finde ich sehr hilfreich! Das was einem liegt, geht einem meist besser von der Hand und wahrscheinlich auch effizienter. Oft gibt es mehr Möglichkeiten als man denkt, „unliebsame“ Aufgaben auszulagern und sei es an einen Persönlichen Virtuellen Assistenten.
   
   
5. Singletasking
   Dieses Wort habe ich zum ersten Mal im e-book „zen to done“ von Leo Babauta gelesen. Er modifiziert darin die GTD Methode von David Allen. Unterbrechungen sind einer der Produktivitätskiller schlecht hin, deshalb auch Punkt 1. Wer sich konzentriert einer Sache und nur einer Sache widmen kann bekommt mehr gebacken als wenn man ständig herausgerissen wird.
   
   
6. Feste Zeitintervalle definieren, um konzentriert an einer Sache arbeiten zu können
   Dieser Punkt geht Hand in Hand mit Punkt 5. Möglicherweise geht es nicht immer, nicht unterbrochen zu werden. Dann sollte man sich feste Zeiten definieren, in denen man nicht gestört werden will. Aus meiner Sicht ist dieser Punkt besonders im Büro mit den Kollegen wichtig.
   
   
7. Nach jedem Arbeitstag Rückschau halten, wo heute Verbesserungspotenzial vorhanden war
   „Feedback is the breakfast of champions“. Auch wenn man es sich selbst gibt. Diesen Punkt, mir selbst Feedback zu geben beherzige ich leider viel zu wenig. Ich denke aber, dass die kurze aber systematische Rückschau mir helfen würde.
   
   
8. Herausfinden/wissen, welche Zeiten die persönlichen Turbozeiten sind, Störungen während dieser Zeit "abschalten" und durcharbeiten
   Auch dieser Punkt hat mir gut gefallen. Aufgaben, die hohe Konzentration oder Kreativität erfordern in die persönlichen Bestzeiten legen und dann Singeltasking betreiben. Während der persönlich unproduktiven Zeit eher Dinge tun, die weniger Konzentration erfordern, wie E-Mails oder Telefonate.
   
   
9. Datenbank mit Textbausteinen für E-Mails und andere Texte
   Damit habe ich kürzlich angefangen. Besonders zur Vorbereitung von Trainings und für Akquisemails kommen bei mir immer wieder die gleichen Themen vor. Warum also nicht eine Datenbank mit Textbausteinen anlegen, die man nur noch abändern braucht.
   
   
10. Andere Fragen, wie es geht
    Man muss das Rad nicht immer neu erfinden! Gestern per Mail reingekommen: Burkhard Heidenberger vom Zeitblueten Blog bietet seine komplette E-Book-Sammlung kostenlos zum Download an.
    Auch da sind sicherlich viele nützliche Tipps dabei.

Im nächsten Artikel wird es um die Top Liste für effektiveres Arbeiten gehen.

Angeregt durch meine erneute Beschäftigung mit dem Buch Die 4-Stunden-Woche, habe ich beschlossen, in den nächsten Wochen meinen persönlichen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zu starten und zu überlegen, wie ich meine persönliche Arbeitsproduktivität weiter steigern könnte.
Als Selbstständiger arbeitet man ja sowieso selbst, aber leider auch oft ständig. Deshalb wäre es sehr hilfreich, die eigene Produktivität zu verbessern. Sicherlich ist das für alle anderen Arbeiter aber genauso relevant.

Was heißt erhöhte Arbeitsproduktivität?
Bevor ich überlege, wie ich die Produktivität erhöhen kann, erst einmal die Frage, was eigentlich unter Produktivität zu verstehen ist. Ausgehend von einer Recherche verschiedener Definitionen zu Produktivität liegt für mich erhöhte Produktivität dann vor, wenn

• ich bei gleichem zeitlichen Input einen größeren Output erziele (Maximumprinzip)
  
• ich mit weniger zeitlichem Input den gleichen Output wie jetzt erziele (Minimumprinzip)

Welche der beiden Prinzipien ich nutze, spielt für mich keine Rolle. Ich habe mich beim Input bewusst auf den zeitlichen Input beschränkt, da ich glaube, dass Zeit für die persönliche Arbeitsproduktivität der relevante Faktor ist.

Was ist der beste Hebel, um die Produktivität zu erhöhen?
Wie immer in einem Prozess der kreativen Problemlösung und darum handelt es sich hier, möchte ich zuerst sicher stellen, dass ich das richtige Problem gewählt habe.
Dazu bediene ich mich des Denkwerkzeugs des Challenge Mappping um zu sehen, ob ein abstraktere oder handlungsorientierte Definition des Problems sinnvoller ist.
Bild 1 (zum vergrößern klicken) zeigt mein Ursprungsproblem im gelben Kasten. Ausgehend von dieser Frage, habe ich das Problem sowohl auf Motive dahinter abgeklopft (nach oben) als auch nach Hinderungsgründen (nach unten), um das Problem zu lösen.



Effektivität und Effizienz
Ich habe mich nun entschlossen (siehe die rosa Kästen auf Bild 1), den Problemfokus zu verengen und mit zwei getrennten aber spezifischeren Fragen zu arbeiten.

• Wie könnte ich effizienter arbeiten?
  
• Wie könnte ich effektiver arbeiten?

Für beide Fragen habe ich bei brainr ein Brainstorming angelegt (einfach auf die jeweilige Frage klicken, um direkt zum entsprechenden Brainstorming zu gelangen), um die Ideen anderer einzuholen.
Ich selbst habe mir in meinem Ideenbuch in den letzten Tagen bereits Gedanken dazu gemacht. Diese möchte ich mit hoffentlich vielen weiteren Anregungen aus den Online-Brainstormings dann in den nächsten Artikeln vorstellen.

Denken Sie mal zurück an eine der letzten Besprechungen, die zwar lange gedauert hat, bei der aber nicht viel heraus kam.
Woran lag es?

Vielleicht steht auf Ihrer Liste einer oder mehrere der folgenden Punkte:

• es gab keine erkennbare Struktur
  
• die Menschen haben aneinander vorbei geredet
  
• die Diskussion hat sich im Kreis gedreht
  
• die Diskussionen dauerten viel zu lange und lieferten wenig Ergebnisse ("ja, aber" - Diskussionen)
  
• es wurde viel Selbstdarstellung betrieben und wenig zugehört
  
• relevante Leute waren nicht anwesend

All diese Aspekte finden sich in der Formel für qualitative Besprechungen wieder, die ich in diesem Beitrag vorstellen möchte. Nach dieser Formel, erhöhen wir die Wahrscheinlichkeit, qualitative Ergebnisse in Besprechungen zu erzielen ganz erheblich, wenn drei Faktoren vorhanden sind: Die richtigen Inhalte, ein Prozess, der die Besprechung steuert und der Einsatz von kreativen Prinzipien.

Inhalte
Die richtigen Inhalte bezieht sich darauf, dass zu einem Thema die relevanten Personen anwesend sein müssen, so dass das benötigte Wissen zusammen kommt und damit Entscheidungen getroffen werden können. Beides muss vorhanden sein. Sind die benötigten Wissensträger nicht anwesend, können keine Entscheidungen getroffen werden, da erst gar keine Entscheidungsgrundlage entstehen kann. Im anderen Fall kann zwar eine Entscheidungsgrundlage entstehen, aber es ist niemand anwesend, der in der Position ist, die Entscheidung zu treffen. Dann kann die Besprechung zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.
Meist ist jedoch der Punkte Inhalte nicht der Hauptgrund, warum viele Besprechungen unbefriedigend verlaufen.

Prozess
Bei den meisten Besprechungen geht es darum, in einer Gruppe Probleme zu lösen (ein Gegenbeispiel wäre eine wöchentliche Statusbesprechung, in der es nur darum geht, alle auf den neusten Stand zu bringen).
Das Lösen von Problemen (definiert als eine Lücke zwischen dem, was wir haben und dem, was wir wollen) folgt einem impliziten oder idealerweise einem expliziten Vorgehen.
Es gibt eine Reihe von Modellen, die ein explizites Vorgehen beschreiben. Regelmäßige Leser dieses Blogs wissen, dass ich mit dem Creative Problem Solving Prozess arbeite, um Besprechungen explizit zu strukturieren.

Der Prozess erfüllt dabei zwei wichtige Funktionen:

• er dient als Orientierungsrahmen, um einen Problemlöseprozess zu verstehen und zu strukturieren
  
• er hilft, alle Teilnehmer „auszurichten“, d.h. alle arbeiten zur gleichen Zeit innerhalb des gleichen Abschnitts des Prozesses

Genau das passiert in vielen Besprechungen nicht. Vereinfacht gesagt kommt es sehr oft vor, dass eine Person versucht herauszubekommen, was eigentlich genau das Problem ist, während eine andere darauf drängt, nun endlich zu handeln. Eine dritte Person möchte die beste aus vorhandenen Vorgehensweisen auswählen, während eine vierte Person noch weitere Handlungsmöglichkeiten entwickeln will.
Das verzwickte daran: Meist ist es den Teilnehmern gar nicht bewusst, dass Sie sich im Sinne des Prozesses geistig in unterschiedlichen Abschnitten befinden und alle an unterschiedlichen Strängen ziehen. Dies liegt unter anderem auch daran, dass Menschen unterschiedliche Problemlösepräferenzen haben.
Ein Prozessmodell wie das obige kann helfen, dieses Bewusstsein zu schaffen und die Teilnehmer einer Besprechung auf den gleichen Schritt auszurichten.
Dazu sollte es in Besprechungen eine Person geben, die sich um die Steuerung des Prozesses kümmert und diese Person sollte von allen anderen Anwesenden dazu ermächtigt werden.

Einsatz kreativer Prinzipien
In der Kreativität gibt es zwei elementare von einander abgegrenzte Prinzipien oder Denkweisen. Das Entwickeln und das Bewerten. Zentral ist, dass diese beiden Prinzipien in getrennten Phasen statt finden. Das bedeutet, wir entwickeln zuerst und dann bewerten wir. Diese Prinzipien kommen in jedem Schritt des oben dargestellten Prozesses zum Einsatz.

Auch wenn es z.B. darum geht heraus zu finden, was genau das Problem ist, das gelöst werden muss, kommen diese kreativen Prinzipien zum Einsatz. Das äußert sich dann darin, das zuerst eine Reihe von möglichen Problemformulierungen und Betrachtungsweisen formuliert werden. Danach (!) - und es sollte für alle klar sein, wann danach ist – geht es darum, die beste Betrachtungsweise auf das Problem zu wählen.
Oft läuft jedoch es so ab:
„Also ich glaube, wir müssten XY anpacken, um zu einer Lösung zu kommen.“
„Nein, ich glaube, das ist nicht das wichtigste, wir sollten uns eher um Z kümmern, um voran zu kommen.“
„Ja, aber wenn wir dass machen, dann...“
...und wir sind mitten drin, eine Person tritt aufs Gas, die andere auf die Bremse. Das ist zwar laut, man kommt jedoch leider nicht wirklich vorwärts.


Für richtig wichtige, teuere oder verzwickte Fragestellungen holen sich Teams manchmal externe Moderatoren, die die Besprechung leiten. Ich bezeichne diesen Prozessexperten als Facilitator. Die Aufgabe des Facilitators besteht vor allem darin, dafür zu sorgen, dass in die drei Variablen der Formel für qualitative Ergebnisse die richtigen Werte eingesetzt werden.

1986 erschien in den USA das Buch "One Page Management" von Riaz Khadem und Robert Lorber. In diesem als Erzählung geschriebenen Sachbuch hilft ein ominöser "Info-Mann" dem neu berufenen Geschäftsführer des "großen Industrieunternehmens" X-Corp bei seinem Kampf, die für das Management des Unternehmens notwendigen Schlüsselinformationen zu erhalten und zu organisieren. Wichtigste Waffe des Info-Manns sind drei themenspezifische Memos von jeweils einer Seite, in welchen sämtliche für den Geschäftsführer wichtigen Information, sowohl zu seiner eigenen Tätigkeit als auch über die Firma allgemein, dargestellt werden.

Die in One Page Management vorgestellten Memos, damals noch ausgedruckt, stellen für den Geschäftsführer eine Art Informationscockpit dar mit dessen Hilfe er Zugriff auf alle wichtigen Daten hat, die er für seine Tätigkeit als Geschäftsführer benötigt.
Wäre es nicht schön, wenn wir so ein Cockpit (siehe Bild 1) zur Verfügung hätten, von dem aus wir das gesamte Flugzeug steuern könnten? Wäre es außerdem nicht super, wenn wir dieses Cockpit nicht immer neu ausdrucken müssten, sondern digital zur Verfügung hätten?

Das Bild zeigt eine Beispieldatei des Programms let's focus.

Seit einigen Jahren ist das Erstellen von digitalen Infocockpits kein Problem mehr. Im Internet helfen personalisierte Startseiten, wie netvibes oder iGoogle dem Nutzer. Für die persönliche Arbeitsorganisation bietet sich z.B. Mindjet MindManager an, mit dem ich die Vorteile des Mind Mapping mit den Möglichkeiten von heutigen Computern verbinden kann. Ich selbst arbeite seit einigen Jahren mit einem persönlichen "Startcenter", wie ich dieses Infocockpit nenne, und berate auch meine Kunden bei deren Erstellung.

Zugriff auf alle relevanten Daten

Bild 2 zeigt mein Startcenter in eingeklappter Form, d.h. nur die Hauptäste und einige Zweige sind sichtbar. Mein Startcenter ist in einer für mich sinnvollen inhaltlichen Struktur angelegt, die es mir ermöglicht, innerhalb von Sekunden auf für mich wichtige private und berufliche Informationen zuzugreifen, wie z.B. Daten zu meiner Firma creaffective und für mich privat relevante Dokumente, wie z.B. meine Jahresplanung, Dokumente zum Münchner Denkclub und einer Wissensdatenbank zu Kreativitätstechniken und Verfahren.

Das Startcenter erfüllt mich nun zwei wichtige Funktionen:

1. Es ermöglicht mir den schnellen Zugriff auf wichtige digitale Informationen, z.B. in Form von anderen MindManager Dateien oder Excellisten etc. Dazu muss ich das Programm MindManager nicht verlassen, sondern kann diese Dokumente per Hyperlink aus dem Startcenter heraus aktivieren.
   
2. Es zeigt mir innerhalb des Startcenters bereits Schlüsselinformationen an, wie z.B. meine Jahresziele und aktuelle Kundendaten.

So ein Startcenter kann man sich wie die Spitze einer Informationspyramide vorstellen (siehe Bild 3). Aus dem Startcenter heraus kann ich nun entweder Information direkt sehen, oder per Klick andere Dateien öffnen, die die notwendigen Daten enthalten.

Klarheit durch visuelle Darstellung

Die Visualisierung in Mind Map-Form bietet eine Reihe von Vorteilen für den Nutzer.

• Alle wichtigen Infos sind auf einer Seite sichtbar und diese sind nach inhaltlichen Kriterien angeordnet (und nicht einfach unter einander geschrieben). Dadurch wird das effektive Arbeiten erleichtert.
  
• Die Zugriffsgeschwindigkeit auf wichtige Informationen erhöht sich beträchtlich, da mit einem Klick alles aktivierbar bzw. sichtbar wird.
  
• Die Navigation zu Dokumenten erfolgt inhaltlich und nicht nach Ordnerstrukturen auf einer Festplatte. Dadurch lassen sich Zusammenhänge sinnvoller darstellen und es ist völlig egal, wo auf einem Rechner oder in einem Netzwerk sich Dokumente befinden.
  
• Über die Mind Map artige Visualisierung ist es möglich, die Anzahl der Informationen auf einer Seite deutlich zu erhöhen und dabei gleichzeitig die Klarheit zu verbessern (Edward Tufte: To increase clarity, add complexity!). Hierbei kommen die Vorteile der Technik Mind Mapping zum tragen. So kann, z.B. mithilfe von Farben und kleinen Symbolen eine zusätzliche Bedeutung darstellen, wie Prioritäten, Farben für bestimmte Personen, Abteilungen oder Projekte etc.

Möglichkeiten mit MindManager
MindManager bietet eine Reihe von speziellen Funktionen, die für das Erstellen solcher Infocockpits sehr hilfreich sein können:

• Excel-Bereich:
  Über die Funktion Excel-Bereich lassen sich innerhalb eines Maps Ausschnitte aus einer Exceltabelle einblenden (Bild 4). So kann ich mir aktuelle Vertriebszahlen direkt innerhalb meines Startcenters anzeigen lassen. Noch weitere Möglichkeiten bietet die, in Version 8 hinzugekommene Funktion des Datenbanklinkers, der es mir ermöglicht, Elemente anderer Datenquellen (z.B. Accessdatenbanken) innerhalb eines Maps darzustellen.
  
  
• Power-Filter:
  Mit der Power-Filter Funktion lässt sich innerhalb eines Startcenters noch einmal die Ansicht nach bestimmte Kriterien einschränken, um so Komplexität weiter zu reduzieren und Klarheit zu erhöhen. Zum Beispiel lassen sich alle Zweige die mit einem Symbol für Vertrieb versehen sind, hervorheben und gleichzeitig andere Elemente ausblenden.
  
  
• Map-Ansichten:
  Über die Funktion Map-Ansichten lassen sich zurechtgelegte Ansichten, z.B. nach einem Filtervorgang abspeichern. So ist es möglich per Klick Ansichten wie Tagesbeginn, Vertrieb, Projekte etc. anzuzeigen ohne sich jeweils wieder durch das Map klicken zu müssen.

Einmal in seinen Grundzügen angelegt, kann ein Startcenter jederzeit flexibel verändert und angepasst werden und sozusagen mit sich verändernden Aufgaben und Projekten mitwachsen.

Zum Schluss möchte ich natürlich auch einen Nachteil nicht verschweigen:
Wenn Sie sich entschließen auf Schlüsseldokumente per Hyperlink aus einer MindManager-Datei zuzugreifen, dann muss sichergestellt werden, dass sich weder der Name der Datei noch deren Speicherort ständig verändern. Sonst werden die Hyperlinks nicht funktionieren.

Den Zeit- und Effektivitätsgewinn, alles Wichtige auf einer Seite zu haben werden Sie jedenfalls bald nicht mehr missen mögen.

Es ist nichts Neues, auch nichts wahnsinnig Besonderes. Gerade deswegen bin ich immer wieder erstaunt, wie angenehm überrascht Teilnehmer aus meinen Seminaren und Workshops sind, nachdem wir diese Übung gemacht haben: Die Besprechung im Gehen.

Anstatt am Schreibtisch oder im Besprechungsraum zu sitzen, wie wäre es einmal damit, das Thema im Gehen zu besprechen? Die meisten Menschen schmunzeln oder nehmen es am Anfang nicht ernst und sind dann positiv überrascht, wie gut sie sich danach fühlen und wie produktiv die Besprechung war.

Sauerstoff ins Gehirn
Abgesehen davon, dass eine Besprechung im Gehen, ob innerhalb des Bürogebäudes oder außerhalb im Freien, den buchstäblichen Tapetenwechsel mit sich bringt, gibt es eine weitere sehr wichtige positive Wirkung. In der Bewegung kommt eine Menge Sauerstoff ins Gehirn und dieser hilft unserer grauen Masse, besser zu funktionieren. So einfach ist das. Anstatt müde und erschöpft, kommt man erfrischt aus der Besprechung.

Nicht immer möglich, aber öfter als man denkt
Zugegeben, eine Besprechung im Gehen, macht nicht immer Sinn. Diese ist dann möglich,

• wenn es sich um eine kleine Gruppe handelt, z.B. zwei bis drei Personen.
• wenn man keine technische Ausstattung benötigt, sondern ein Notizblock und ein paar Stifte ausreichend sind.

Betrachtet man sich die obigen Voraussetzungen, dann ist das öfter möglich als man denkt.

Viel schwieriger als in Deutschland ist das in asiatischen Großstädten. Hier ist es entweder zu heiß oder zu laut oder schlicht und einfach zu voll. Für meine Workshops hier in Hong Kong haben wir uns deshalb einen nahe gelegenen Park ausgesucht.

Und dann ist da noch der Chef
"Wo kämen wir denn da hin, wenn wir jetzt noch während der Arbeitszeit zum Spazierengehen aufbrechen?" Vermutlich kämen wir öfters produktiver ans Ziel! Viele Menschen haben Bedenken, dass das dem Chef nicht gefallen könnte und er diese Art der Besprechung nicht als Arbeit ansehen könnte. Leider ist das so, da vielen Chefs (und natürlich auch anderen Menschen) einfache Zusammenhänge über unser Gehirn nicht bekannt sind. Besonders in Asien wird von Führungskräften das körperlich anwesend sein noch stärker gefordert als in Deutschland. Daher staunten während des Workshops letzte Woche die Abteilungsleiter meines Kunden hier in Hong Kong nicht schlecht als der CEO persönlich die Besprechung im Gehen eingeführt hat (er hatte diese vor einiger Zeit während eines Trainings in Taiwan bei mir gelernt). Das ist natürlich nachhaltiger, als wenn der Trainer aus Deutschland das macht.



Lernspaziergänge
Nicht nur in Gruppen funktioniert das, sondern auch alleine. Wenn ich mich auf Prüfungen vorbereite, nutze ich sogenannte Lernspaziergänge. Meist nehme ich dazu lediglich meine Mind Map Exzerpte und gehe dann einige Stunden spazieren. Während dieses Spaziergangs wiederhole ich dann den Prüfungsstoff. Ich kann nur empfehlen, dies vor der nächsten Prüfung einmal auszuprobieren. Vielleicht hätten Sie nie gedacht, dass Lernen so viel Spaß machen kann.

Bereits vor einigen Monaten herunter geladen, bin ich jetzt endlich dazu gekommen es zu lesen: Time Management for Creative People, eine kostenloses e-book von Mark McGuinness, Autor des wishful thinking Blogs, Poet und Business Coach.
Wie McGuinness selbst schreibt, hat er das Rad nicht neu erfunden, sondern eine Reihe kompatibler Ansätze des Selbst- und Zeitmanagements kombiniert und speziell auf die Bedürfnisse der kreativen Klasse (mehr zum Begriff gibt es hier) zugeschnitten. Ich persönlich finde es immer motivierend, in regelmäßigen Abständen eine etwas andere Perspektive auf Methoden zu bekommen, mit welchen ich bereits arbeite. McGuinness Schreibe macht das 32 seitige Buch außerdem besonders kurzweilig.

Was das Zeitmanagement der Kreativen besonders macht

Warum benötigen Kreative ein besonderes Zeitmanagement? Kreative Arbeiter beschäftigen sich mit größeren Projekten oder Werken, die über längere Zeiträume absolute Konzentration erfordern. Längere Zeiträume kann heißen, zwei oder drei Stunden Zeit zu haben, während dessen man von nichts und niemandem unterbrochen wird und sich auf seine Arbeit konzentrieren kann. Die Kreativitätsforschung hat diese Zeit des Eintauchens in ein Thema und der intensiven Beschäftigung mit einem Thema als zentral für das Entstehen kreativer Ergebnisse identifiziert. Folgerichtig setzt das Buch an dieser Grundannahme an.

McGuinness sieht hierbei zwei Hürden: Man muss (1) die Möglichkeit haben, sich überhaupt soviel Zeit freizuschaufeln und (2) es schaffen, während dieser Zeit Unterbrechungen auszuschalten.

Steine in den Weg gelegt werden einem dabei durch die unablässigen Informationsströme. Wenn man diese nicht kontrolliert bzw. steuert, führt das dazu, dass man sich in einem permanenten Reaktionsmodus befindet, in dem man versucht, die unablässig eintröpfelnden Mails und Telefonate abzuarbeiten. Wenn man also den Tag mit dem öffnen des E-Mailpostfaches oder dem Lesen von Blog-Einträgen beginnt, ist es plötzlich Mittag, und man hat noch absolut gar nichts für seine eigenen kreativen Projekte, die Zeit fordern, getan. Hat man sich dann einmal Zeit für die eigene kreative Arbeit reserviert, besteht die Gefahr, dass man ständig unterbrochen wird, sei es durch Telefonate oder Kollegen, die etwas möchten.
Es geht im Kern also darum, eine Balance zu finden, zwischen der unterbrechungsfreien Zeit für die eigene kreative Arbeit und Zeiten, in denen man für andere ansprechbar ist und auf Anfragen reagieren kann.

Vier Autoren – ein Vorgehen
McGuinness arbeitet in seinem Buch mit einer Kombination der Ansätze von vier bekannten Autoren zu den Themen Produktivität und Selbstmanagement:

• David Allen: Getting Things Done (eine Einführung in die Methode gibt es hier, die Umsetzung mit MindManager findet sich hier und zur Website von David Allen geht es hier)
  Allen geht ebenfalls von der Prämisse aus, dass nur ein konzentrierter und ruhiger Geist wirklich in der Lage ist, hoch produktiv und kreativ zu arbeiten. Die von ihm entwickelte Methode Getting Things Done ermöglicht es, einen Zustand und eine Arbeitsweise der stressfreien Produktivität zu erreichen
  
  
• Tim Ferriss: 4-Hour Workweek
  Den radikalsten Ansatz verfolgt Tim Ferriss, der alle nicht zentralen Aufgaben von anderen erledigen lässt und seine E-Mails nur noch einmal pro Woche prüft und trotzdem mehrere Unternehmen am köcheln hat.
  
  
• Stephen Covey: 7 habits of highly effective people
  von Covey übernimmt McGuinness die Fokussierung auf Aufgaben die wichtig, aber nicht dringend sind, um so schrittweise von einer Arbeitsweise der permanenten Feuerwehreinsätze wegzukommen, bei der man immer dort ansetzt, wo es gerade am meisten brennt.
  
  
• Mark Forster: Do it tomorrow
  Dieses Buch war mir bisher nicht bekannt. Ich bin aber gespannt sein Vorgehen alles auf morgen zu verschieben einmal auszuprobieren. Ich habe bereits damit begonnen.

Für all diejenigen die Kreativen, die das Gefühl haben, zu selten in den Flow-Zustand zu kommen und all diejenigen, die immer an Methoden interessiert sind, noch produktiver zu werden, kann ich die Lektüre von Time Management for Creative People wärmstens empfehlen.

Folgende Artikel zum Symposion sind bereits erschienen:
Teil 1: Prof. Martin Korte - Wie lernt der Mensch?
Teil 2: Interview mit Dr. Andreas Gößling


Das Wichtigste in Kürze:

• Motivation ist einer der wichtigsten Einflussfaktoren für den Erfolg des Schulsystems
  
• Motivation führt zu höherer Leistung und ermöglicht kreatives Denken
  
• Beziehungen sind eine notwendige Bedingung für Motivation
  
• Der Mensch verfügt über Spiegelneurone, die bei abhängig von den Handlungen anderer aktiviert werden
  

Das Wissenschaft motivieren kann, zeigte der Vortag von Prof. Joachim Bauer, der nach seinem Vortrag von Wolfgang Endres den Spitznamen Prof. Aufbauer verliehen bekam.
Grundgedanke des Vortrags war, dass die Leistungsbereitschaft und der Lernerfolg eines jeden Menschen neben anderen Faktoren besonders von seiner Motivation abhängt. Ist Motivation vorhanden, kommt es im Gehirn zur Ausschüttung einiger wichtiger Botenstoffe, wie Dopamin und körpereigener Opioide, die für Freude und Wohlbefinden sorgen.
Stimuliert werden kann das Motivationssystem durch Musik, durch Bewegung (wer sich für neurobiologische Hintergründe interessiert, dem empfehle ich Brainule #1 von John Medina) und Beziehungen.

Beziehungen als Ziel jedes Handelns
Positive Beziehungen zu anderen Menschen sind einerseits Grundvoraussetzung für Motivation. Sind diese nicht vorhanden, führt dies zu dauerhaften Stressreaktionen und damit zu Angstzuständen und Aggression.
Gleichzeitig sind Beziehungen immer auch mit Ziel unserer Handlungen. Wir alle benötigen Zuwendung (z.B. durch Gespräche oder auch nur Blickkontakt), Anerkennung und Bestätigung durch andere Menschen.

Spiegelneurone und das Potenzial positiver Ansteckung
Seit einigen Jahren weiß man von so genannten Spiegelneuronen in unserem Gehirn. Diese werden durch Handlungen anderer aktiviert und ermöglichen Empathie (Verständnis für das Innenleben anderer Menschen) sowie Modellernen, indem wir den Handlungen und Bewegungen anderer zusehen, um dann eigene Verhaltensweisen zu formen.
Durch Spiegelneurone kann gut erklärt werden, warum jeder durch sein Verhalten und sein Auftreten andere anstecken kann, im positiven wie im negativen Sinne. Sichtbar wird eine solche Ansteckung z.B. beim Gähnen. Ich musste einmal einen Vortrag aushalten, indem sich der Redner 90 Minuten ununterbrochen geräuspert hat. Man konnte ich richtig sehen, wie sich bei den Zuhörern ein Unwohlsein und Kratzen im Hals entwickelte.

Nicht nur auf den Inhalt kommt es an
Durch diese Ansteckungsmöglichkeit ergeben sich vielfältige Chancen, wie Trainer, Lehrer aber selbstverständlich auch Führungskräfte in Unternehmen Ihre Schüler, Kursteilnehmer oder Mitarbeiter positiv beeinflussen können und somit deren Motivation steigern können. Allein durch entsprechendes positives Auftreten, Beachtung und Aufmerksamkeit für jeden einzelnen ist hier viel möglich. Durch wohl gemeinte (konstruktive) Rückmeldung zur individuellen Leistung erhalten Schüler und Seminarteilnehmer wichtige Hinweise zur Verbesserung. Im Gegenzug sollte es selbstverständlich sein, dass jeder Schüler, jeder Seminarteilnehmer oder Mitarbeiter absoluten Schutz vor Beschämung und Vorführen vor dem Rest der Gruppe hat. Hier reicht eine Beschämung, um einem Menschen für den Rest seines Lebens negativ zu prägen. Mit Grauen, aber gleichzeitig so, als wäre es gestern gewesen, erinnere ich mich an eine Musikstunde in der vierten Klasse, in der ich gezwungen wurde alleine vor der gesamten Klasse zu singen.
Solche grundlegenden Verhaltensweisen von Lehrern, Trainern und Führungskräfte sind genauso wichtig wie interessante und gut strukturierte Inhalte oder Fachkompetenz.

Seit einigen Wochen stand auf meiner Themenliste für das Blog das Thema Unterbrechungen und ich hatte mir vorgenommen, heute darüber einen Post zu schreiben. Dann kam am Donnerstag die Wirtschaftswoche ins Haus geflattert: Rettung vor dem Info-Stress. Genau mein Thema.
Jeder Wissens- und Büroarbeiter erlebt es täglich: Wir werden ständig unterbrochen, durch Mails (im schlimmsten Fall angekündigt durch ein nerviges Dingdong und ein Symbol unteren Bildschirmrand, das signalisiert lies mich endlich), Telefone und sonstige Ablenkungen. Das ist irgendwie nicht gut für uns, ganz im Gegenteil! Einige interessante Zahlen zum Kommunikationsverhalten und Unterbrechungsleiden liefert Jochen Mai auf seinem Karriere-Bibel Blog.
Jonathan Spira, der Autor einer bekannten Studie zu Unterbrechungen, gibt in einem Artikel zu bedenken, dass wir nicht nur ständig unterbrochen werden, sondern selbst durch unsere Kommunikationsverhalten andere unterbrechen.

Unterbrechungen sind teuer

Und das in mehrfacher Hinsicht:

• Es kostet Zeit nach einer Unterbrechung die vorherigen Gedanken wieder aufzunehmen.
  
• Häufige Unterbrechungen beeinträchtigen das Konzentrationsvermögen.
  
• Unterbrechungen führen zu Stress und oberflächlicher Arbeitsweise, da es uns einfach nicht möglich ist, längere Zeit konzentriert eine Sache zu folgen. Provokativ ausgedrückt: Ständige Unterbrechungen verblöden.
  
• Unterbrechungen sind ein Produktivitäts- und Kreativitätskiller (siehe hierzu auch das Post über Kreativität in Unternehmen)
  

Der Artikel der Wirtschaftswoche geht besonders auf Unterbrechungen ein, die durch moderne Kommunikation wie E-Mail, SMS und Telefon verursacht werden.
Dabei ist die Technik an sich nicht schuld, sondern unser Umgang damit.
Die Technik kann sogar helfen, Unterbrechungen zu reduzieren. Jonathan Spira verweist im oben genannten Artikel darauf, das sich Kollegen über Messaging-Systeme einen Status anzeigen können. Wer gerade nicht gestört werden möchte, kann dies kundtun.

Ich persönlich habe seit zwei Monaten meinen Informations- und Kommunikationsverhalten umgestellt. Inspiriert dazu hat mich das Buch 4-hour-workweek.
Der Autor Tim Ferriss hat sein persönliches Vorgehen in einem Beitrag für das Lifehacker Blog beschrieben.

Was habe ich geändert:

• Ich prüfe meine E-Mails nur noch zweimal pro Tag, einmal mittags und einmal abends, auf gar keinen Fall gleich morgens. Dafür versuche ich morgens die für den Tag anstehende große Aufgabe zu erledigen.
  
• Thunderbird (mein E-Mailprogramm) läuft nun standardmäßig im offline-Modus. Das bedeutet, ich kann bestehende E-Mails lesen und darauf antworten, es werden aber nicht automatisch immer neue nachgeladen.
  
• Bestimmte Aufgaben staple ich, um diese dann auf einen Schwung abzuarbeiten.
  
• Google-Reader, mit dem ich für mich interessante Blogs beobachte, prüfe ich nur noch einmal pro Woche.
  

Mein Fazit: Es lebt und arbeitet sich angenehmer, konzentrierter und: Es gibt so gut wie keine Situation, in der ich zu langsam reagiert habe, etwas zu spät erfahren habe oder der Kunde zu lange warten musste. Genau mit diesem Argument begründen ja viele, warum Sie 30 – 40 Mal pro Stunde (Quelle: Brand eins) ihre Mails prüfen.