creaffective Blog

Viele Menschen leiden in Besprechungen, weil diese oft lange dauern und wenig dabei herum kommt. Ein Grund dafür kann darin liegen, dass die Besprechung nicht strukturiert ist und keinem effektiven (oder im schlimmsten Fall gar keinem) Prozess folgt. Mir ist natürlich bewusst, dass es noch eine Vielzahl weiterer Faktoren gibt.
Man fühlt sich wie beim Gang durch einen Irrgarten, in dem sich lauter Sackgassen befinden und man erst nach langer Zeit einen Ausweg findet, wenn überhaupt. (Bild1)



Verfahren zu kreativen Problemlösung, wie z.B. Synectics oder Creative Problem Solving (CPS) wurden in den 1950ern auch aus dem Grund entwickelt, dass die Initiatoren (William Gordon für Synectics und Alex Osborn für Creative Problem Solving) dieser Vorgehensweisen mit Ablauf und Ergebnissen ihrer eigenen Besprechungen unzufrieden waren und nach Wegen suchten, diese zu verbessern.

Kombination von Werkzeugen und Prozess
Was sind Verfahren der kreativen Problemlösung und wie können diese bei fast jeder Besprechung für mehr Struktur und Effektivität sorgen?
Verfahren der kreativen Problemlösung stellen ein explizites Vorgehen da, wie man auf Fragestellungen und Probleme, für welche das genaue Ergebnis und der Weg dorthin unklar sind, auf effektive Weise und in relativ kurzer Zeit Lösungen generiert und deren Umsetzung plant.

Diese Art von Fragen finden sich in vielen Besprechungen, einige Beispiele:

• Wie lautet unsere Strategie für das nächste Quartal?
  
• Wie können wir die Veranstaltung so durchführen, dass der Kunde uns wieder bucht?
  
• Wie kann unser Webshop auf ein anderes System umgestellt werden?
  
• Wie passen wir unser Produkt XY so an, dass es sich auch in Land Z verkauft?
  
• Welche neuen Inhalte können in unserer Zeitschrift erscheinen?
  
• Wie können wir sicherstellen, dass unsere Initiative von den anderen Abteilungen akzeptiert wird?

Die Verfahren lassen sich dabei in mehrere Schritte unterteilen (z.B. ein Problem klären oder analysieren, Ideen zur Lösung überlegen, gefundene Ideen verbessern). Jeder diese Schritte wiederum kann nun mit kleinen Techniken und Methoden unterstützt werden, um noch effektiver voran zu kommen. Diese Techniken nenne ich Denkwerkzeuge, da sie unser Denken methodisch strukturieren und leiten. Eine Auswahl von Denkwerkzeugen habe ich im Adventskalender der Denkwerkzeuge bereits vorgestellt.


Makro- und Mikroperspektive
Verfahren der kreativen Problemlösung stellen eine Art Orientierungsrahmen dar, der uns hilft, uns in einem Problemlöseprozess, wie er auch Gegenstand vieler Besprechungen ist, zurecht zu finden. Um ein Beispiel von oben aufzugreifen: Können wir uns schon überlegen, wie wir eine Veranstaltung durchführen, oder müssen wir erst überlegen, wie Erfolgsfaktoren für eine gelungenen Veranstaltung aussehen? Klingt banal, wird aber oft nicht gemacht.
Das ist die Makroebene.

Auf der Mikroebene, z.B. wenn es darum die Qualität einzelner Vorschläge zu bewerten oder Ideen erst einmal zu generieren, kann man wiederum mit einzelnen Denkwerkzeugen arbeiten, um die jeweilige Aufgabe besser zu erledigen, um z.B. zu vermeiden, dass sich Diskussionen im Kreis drehen.

Diese Kombination stellt eine Art grobe Karte des Irrgartens dar, die verhindert, dass wir erst bis zum Ende jeder Sackgasse laufen, sondern bereits vorher sehen, in welche Richtung wir gehen sollten. (Bild 2)



Flexibel einsetzbar
Man muss keineswegs diese Verfahren immer eins zu eins umsetzen und diese in ihrer vollen Bandbreite verwenden, um Nutzen daraus ziehen zu können. Vielmehr kann man sich diese als einen Werkzeugkasten vorstellen, den wir bei Bedarf einsetzen können. Genauso wie ein Handwerker ein Werkzeug einsetzt, um gewisse Tätigkeiten zu erledigen, kann man Methoden einsetzen, um Denk-Tätigkeiten in Besprechungen einfach zu erledigen.

Mehr Werkzeuge erhöhen die Möglichkeiten noch effektiver zu sein, erschweren allerdings auch die Auswahl der jeweiligen Technik. Wann nehme ich was? Das Besondere bei den Verfahren der kreativen Problemlösugn ist, dass diese einem Hinweise geben, wann ich mit welcher Technik sinnvoll arbeiten kann.

Die Firma Southbeach gibt ein bietet eine kostenlose Visualisierungssoftware namens Southbeach Modeller zum Donwload an.
Das Programm ist entwickelt worden, um auf einfache Weise verschiedene Denkwerkzeuge zu visualisieren. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Darstellung des TRIZ-Werkzeugs der Funktionsanalyse.
Besonders gelungen finde ich die vielen Beispiele auf dem Weblog der Firma.



TRIZ ist eine Sammlung von Techniken zur erfinderischen Problemlösung, d.h. ursprünglich zur Lösung technischer und physikalischer Probleme.
Diese TRIZ-Werkzeuge können nun wiederum mit einem Prozessmodell sinnvoll angeordnet und kombiniert werden. In der TRIZ-Welt gibt es dazu verschiedene Vorgehensweisen, von sehr stark strukturierten bis hin zu relativ flexiblen Prozessen.
Ich integriere TRIZ-Denkwerkzeuge in meinen Innovationsworkshops oder Kreativworkshops im Rahmen des Creative Problem Solving Modells. Die TRIZ-Werkzeuge kommen je nach Aufgabenstellung in Kombination mit anderen Techniken zum Einsatz.
Das besondere an manchen TRIZ-Werkzeugen ist, dass diese das Wissen aus vorherigen Patentrecherchen enthalten. Damit können zur Lösung bestimmter Fragestellungen bereits vielversprechende, in der Vergangenheit erfolgreiche Möglichkeiten angedeutet werden. Damit wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die Ideenfindung in eine erfolgversprechende Richtung geht.

In meinen Innovationsworkshops und Trainings zur systematischen Ideen-und Lösungsentwicklung wird jede generierte Idee normalerweise auf einen Post-It-Zettel geschrieben und für alle sichtbar an eine eine Stellwand oder ein Flipchart geheftet (Bild 1).

In einem darauf folgenden Schritt werden oft aus einer Vielzahl an Optionen die wichtigsten ausgewählt und daraus Cluster gebildet. (Bild 2). Dies lässt sich mit Klebezetteln gut bewerkstelligen, da diese ohne großen Aufwand umsortiert werden können. Ich empfinde diese als praktischer als Metaplankarten (keine Pinnnadeln) und natürlich wesentlich flexibler als das lineare Untereinanderschreiben von Optionen auf einem Flipchart.


Digitale Post-its?
Während des letzten Trainings kam wieder einmal die Frage auf, welche digitalen Möglichkeiten es denn gäbe, Workshopinhalte festzuhalten und zu strukturieren. Wenn es lediglich um das Festhalten der sich ansonsten auf Papier befindenden Ergebnisse geht, um z.B. während eines gemeinsamen Brainstormings Ideen digital festzuhalten, wäre es theoretisch auch möglich, alle Ideen untereinander in ein Textverarbeitungsprogramm zu tippen.

Hier besteht ähnlich wie beim untereinander schreiben der Ideen auf einem Flipchart das Problem, dass diese sich schlecht kategorisieren lassen.
Zwei visuellere und flexiblere Möglichkeiten, die ich gerne verwende, wenn ich alleine Ideen sammle, sind MindManager und VUE.

MindManager – erst Brainstorming, dann Mind Map
MindManager verfügt über den Brainstorming-Modus, der es ermöglicht, Ideen erst einmal unstrukturiert zu sammeln, um diese in einem zweiten Schritt, dann in einem Mind Map zu strukturieren. Wie das im Detail funktionieren kann, habe ich in meinem Artikel Mit MindManager effektiv Ideen entwickeln vor einiger Zeit beschrieben.

VUE – frei verschiebbare Notizen
Eine andere Möglichkeit bietet kostenlose Software Visual Understanding Environment (VUE)der Tufts University. Hier können auf einer großen Weißfläche eine beliebige Anzahl von Nodes angelegt werden, die auch optisch an Post-its erinnern (Bild 3). Diesen können dann kinderleicht gruppiert werden, indem diese in größere Nodes hineingeschoben werden (Bild 4), die als Behälter fungieren. Durch Pfeile lassen sich mit VUE dann sogar Affinitätsdiagramme erstellen (Bild 5), was ich sonst durch ein räumliches Anordnen von Papierclustern erreiche.






Der Clustering-Vorgang bei VUE lässt sich außerdem äußerst schick mit einem Wii-Mote System kombinieren. Dabei wird einen normaler Beamer mittels eines Nintendo Wii-Controllers und einem Stift mit Infrarot-Diode zu einem Smartboard umfunktioniert, d.h. ich kann die Inhalte an der Wand mit einem Stift manipulieren. Wie das funktioniert habe ich in Artikel Opensource Smartboards beschrieben. Wer die Kombination dieser Möglichkeiten in Aktion sehen will, dem empfehle ich das Video von meinem Freund Diego Uribe, ein Großmeister der digitalen Workshopmoderation.

Obwohl ganz einfach, für die meisten dann doch zu technisch! Deswegen landen wir nach wie vor bei den Post-its. Was bei all den technischen Möglichkeiten nicht vergessen sollte, das Schreiben von Post-its und das händische Gruppieren und Anordnen von Clustern auf dem Fußboden erzeugt eine andere Gruppendynamik und sorgt aus meiner Sicht für höhere Energielevel als die digitale Lösung. Und genau aus diesem Grund sind meine Workshops oft eine Mischung aus Visualisierung per PC und dem händischen Schreiben aller Teilnehmer. Viele Teilnehmer haben trotzdem den Eindruck, das ich mit ungewöhnlich vielen technischen Hilfsmitteln arbeite. Wie sagte doch neulich eine Teilnehmerin: "Ich habe selten einen Workshop erlebt, bei dem so viel Technik zum Einsatz kommt, die dann auch tatsächlich noch funktioniert."

Vor einiger Zeit habe ich das Vorgehen Rein und Raus Schreiben vorgestellt. Rein und Raus Schreiben ist eine Vorgehensweise, mit der man beim Anfertigen von Mitschriften seine eigenen Gedanken, die einem während des Lesens oder Zuhörens kommen, im Rahmen der Mitschrift festhalten kann. Wenn wir einen Text lesen und uns Notizen dazu machen, kommen uns oft Ideen oder wir werden an etwas erinnert. Diese Gedanken können mit dem Vorgehen gut fest gehalten werden, um so noch mehr aus der Lektüre eines Textes zu ziehen.

Manchmal kann es sinnvoll sein, diese Vorgehensweise noch zu erweitern und die Gedanken mehrerer Rollen festzuhalten. Die meisten von uns befinden sich ja in mehreren Rollen gleichzeitig, die wir so für das Lesen von Sachtexten nutzen können.
Angenommen ich lese einen Text über den Einfluss der Raumeinrichtung auf die Kreativität der Menschen im Raum, dann könnte ich diesen Text aus mehreren für mich sinnvollen Blickwinkeln betrachten und mir entsprechend Notizen machen. Ich könnte mehrere Perspektiven parallel einnehmen und den Text unter diesen Brillen lesen.
Denkbare Rollen in meinem Beispiel könnten sein. Wissenschaftler, Trainer und Unternehmensgründer (Bild 1). Jede Rolle stellt einen Aufmerksamkeitsfokus dar mit dem ich den Text betrachte. Die Notizen, die sich jede Rolle macht, können durchaus sehr unterschiedlich sein.



Ich mache meine Notizen grundsätzlich in Form von Mind Maps und habe auch die Technik Rein & Raus-Schreiben mit Mind Maps vorgestellt. Auch das Einnehmen mehrerer Rollen gleichzeitig lässt sich wunderbar mit Mind Maps abbilden.
So könnten eingehende Notizen in schwarz fest gehalten werden und für jede Rolle eine spezifische Farbe definiert werden (ähnlich wie in der obigen Tabelle), die für die weiterführenden Gedanken dieser Rolle stehen (Bild 2).



Die Anzahl der Rollen die man gleichzeitig einnehmen kann und damit die Anzahl der Brillen mit der man einen Text gleichzeitig lesen kann, ist sicherlich begrenzt. Ich persönlich arbeite mit 2 – 3 Perspektiven, die für den jeweiligen Text Sinn machen.
Diese Vorgehensweise ist natürlich wunderbar kombinierbar mit anderen Techniken zum effektiveren Lesen. Diese habe ich z.B. in meiner zweiteiligen Serie die Pyramide des Bücherlesens vorgestellt.