creaffective Blog

Es ist zwar noch nicht Weihnachten, aber trotzdem ist es mal wieder Zeit für einen Projektwunschzettel. Mein letztes Beratungsprojekt zu einem Wissensmanagement-System auf Mind Mapping Basis habe ich mir über das Blog ebenfalls erfolgreich herbei gewünscht. Deshalb nun eine neue Auflage dieses Wunschzettels.

Auf folgende Projekte habe ich große Lust, Sie auch?

Beratungsprojekt Kreativprozess
Genau so, wie man einen Produktionsprozess optimieren kann, lässt sich auch der Kreativprozess optimieren. Die Entwicklung neuer innovativer Lösungen in Gruppen ist ein Prozess der sich bewusst initiieren, steuern und verbessern lässt.
Hilfe bei der Diagnose und dem Einsatz gezielte Maßnahmen kann dabei das 4P-Modell der Kreativität bieten (Danke an Michael Luther von creajour, der mich auf diese Art der Visualisierung des Modells aufmerksam gemacht hat.), dass zwischen den Elementen Person, Prozess und Klima unterscheidet.Ich würde gerne in einem weiteren Beratungsprojekt einem Team / einem Unternehmen helfen, diesen Prozess für sich zu optimieren, um so in Zukunft in kürzerer Zeit, die Quantität und die Qualität von neuen umsetzbaren Ideen und Lösungen zu erhöhen.

Kreativcoaching für Führungskräfte
Ob in einem Team ein Klima herrscht, dass Kreativität und damit die Entwicklung neuer Ideen und Lösungen begünstigt, hängt laut Gören Ekvall (eine der Vorreiter der Forschung zum kreativen Klima) bis zu 67% vom Verhalten der Führungskraft in diesem Team ab.
Das bedeutet, dass die Führungskräfte einen der größten Einflussfaktoren für Kreativität in Organisationen darstellen. Damit ist die Führungskraft auch der wichtigste Ansatzpunkt zur Verbesserung des kreativen Klimas und damit der Teamleistung. Viele Führungskräfte, haben wenig Bewusstsein und Hintergrundwissen, wie kreative Prozesse gesteuert werden können.
Führungskräfte, die dies für sich ändern möchten, würde ich im Rahmen eines Coachings gerne dabei unterstützen.

Ideenworkshop "Chancen in der Krise"
Viele Unternehmen sind zumindest teilweise von der momentanen schlechten Wirtschaftslage betroffen. Die naheliegenste Maßnahme, die natürlich allen sofort einfällt, ist es, Kosten zu sparen, wo es nur geht. Dies ist sicherlich nicht falsch.
Man könnte die jetzige Zeit auch dafür nutzen zu überlegen, was man außer Kosten sparen noch tun könnte. Ich denke, jetzt ist auch die Zeit zu darüber nachzudenken (viele Unternehmen tun dies natürlich auch), welche Chancen diese Krise bietet und welche neuen Produkte, Dienstleistungen und Strategien für jetzt und für die Zukunft entwickelt werden können.
Als Prozessmoderator für systematische Ideenentwicklung und Problemlösung würde ich Unternehmen gerne mit einem moderierten Ideenworkshop dabei unterstützen, um so in kürzer Zeit neuen Lösungen zu erarbeiten.

In vielen Unternehmen gibt es Ideenmanager, die sich unter anderem um das Thema Ideenentwicklung kümmern. Das Ideenmanagement, wie es in vielen deutschen Unternehmen üblich ist, hat sich aus dem Betrieblichen Vorschlagswesen (BVW) entwickelt, in dieser Form ebenfalls eine deutsche Erfindung. Mitarbeiter bekommen hier die Möglichkeit, Verbesserungsvorschläge einzureichen. Früher geschah dies mit einem Zettelkasten, heute gibt es dazu meist eine Software, die die Ideen schön verwaltet.

Anders als bei einem moderierten Ideenworkshop bei dem nach der Abgrenzung des Themas auf eine spezifische Frage hin Ideen entwickelt werden, kann man beim Ideenmanagement einfach auch allgemeine Verbesserungsvorschläge einreichen.
Die meisten Unternehmen arbeiten mit Prämien, die den besten Ideengebern, die meist alle mit Namen zu Ihrer Idee zugeordnet werden, winken.
Die Prämien sollen den Mitarbeitern Anreize geben, sich bei der Ideenentwicklung zu beteiligen und Ihre Vorschläge einzureichen. Doch, es stellt sich die Frage, ob und wie sinnvoll ein System der Einzelprämien ist.

An der Idee festhalten – statt diese weiter zu entwickeln
Wozu führt es, wenn ich mit meiner eingegebenen Idee namentlich verknüpft bin und mir, wenn diese Idee von einem Gutachter als umsetzbar gewertet wird, ein Prämie winkt?
Es wird dazu führen, dass Leute an ihrer Idee festhalten und möchten, dass diese eine Prämie erhält. Es sorgt auch dafür, dass ich keine oder nur geringe Anreize habe, die Ideen von anderen weiter zu entwickeln, da mir ja, bei der aktuellen Prämienstruktur, keine Prämie winkt, wenn ich dies tue. Die Anreize sind also so, dass einzelne an Ihrer Position (Ausgangsidee) festhalten und versuchen diese zu verteidigen oder zu verkaufen.
Bei Verfahren der kreativen Problemlösung versucht man ja gerade durch den gemeinsame Anstrengung der Gruppe und durch die Ansammlung vieler Ideen eine möglichst gute Lösung zu entwickeln. Dabei ist es unerheblich von wem eine Idee kam, da es um das gemeinsame Ziel geht und nicht um eine individuelle Prämie.

Den Rohdiamanten schleifen – Potentiale suchen, nicht Fehler
Ein weiterer Aspekt bei der Ideenentwicklung mit Verfahren der kreativen Problemlösung ist, dass eine Idee noch keine fertige Lösung darstellen muss. Vielmehr ist diese mehr wie ein Rohdiamant, der möglicherweise erst den Ausgangspunkt für eine neue Lösung darstellt, aber noch keine Lösung. Nach der Ideenfindungsphase werden diese im Verlauf des Prozesses weiter entwickelt und verändert. Dazu gibt es wiederum bestimmte Denkwerkzeuge, die dies gezielt strukturieren. Würde nach der Ideenfindung gleich die Entscheidung stehen, ob annehmen oder ablehnen, dann hätten viel Ideen mit Potenzial keine Chance, da diese noch nicht den notwendigen Reifegrad haben.

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, ob Prämiensysteme im Ideenmanagement nicht anders gestaltet werden müssten, z.B. in der Form dass man Gruppen belohnt, oder die Teilnahme an sich belohnt etc.

Wie sagte doch Helmut Schmidt sinngemäß: Wer Visionen hat, sollte zum Arzt gehen. Oder zu uns, sagt die Akademie für Visionautik.
Die Gründerin Jutta Goldammer dieser schon sehr konkreten und im Sommer beginnenden Vision habe ich am Wochenede auf einer Tagung kennen gelernt und dort erlebt, welch großes Interesse Ihrem Projekt von den Tagungsteilnehmern entgegengebracht wurde.

Menschen beim Entwickeln ihrer Vision unterstützen
Klar wird beim Durchlesen der Website, dass die Gründer der Akademie eine Vision nicht als etwas immer Unerreichbares sehen, das als Leitstern dient, sondern als etwas das mit Kreativität und Anstrengung erreicht werden kann. Problem laut der Gründerin ist, dass viele Menschen zwar einen Traum haben, dieser aber viel zu lange oder auf ewig den Status eines Traums behält.
In einer dieses Jahr statt findenden Summer School sollen Menschen mit einer Vision in Trainings, Coachings und Workshops dabei unterstützt, dieser einen Schritt näher zu kommen und diese konkreter werden zu lassen. Auch Menschen, die Ihre Version erst noch finden möchten, sind willkommen. Dabei können verschiedene Ansätze zum Einsatz kommen, unter anderem Verfahren zur kreativen Problemlösung, so wie ich diese in meinen moderierten Kreativworkshops einsetze. Hier kann es, je nach Aufgabenstellung genau darum gehen, eine Vision mit Hilfe von Kreativtechniken und Methoden der Problemlösung schrittweise zu einer Umsetzbaren Lösung hin zu entwickeln.

Ausbildung zum Visionauten
Ein zweiter Aspekt der Akademie für Visonautik soll eine Vollzeit-Weiterbildung zum Visionauten sein, die in Zusammenarbeit mit privaten Instituten angeboten werden soll. Ausgebildete Visionauten sollen dann in Unternehmen und Organisationen anderen dabei helfen, Ihre Vision zu entwickeln.

1986 erschien in den USA das Buch "One Page Management" von Riaz Khadem und Robert Lorber. In diesem als Erzählung geschriebenen Sachbuch hilft ein ominöser "Info-Mann" dem neu berufenen Geschäftsführer des "großen Industrieunternehmens" X-Corp bei seinem Kampf, die für das Management des Unternehmens notwendigen Schlüsselinformationen zu erhalten und zu organisieren. Wichtigste Waffe des Info-Manns sind drei themenspezifische Memos von jeweils einer Seite, in welchen sämtliche für den Geschäftsführer wichtigen Information, sowohl zu seiner eigenen Tätigkeit als auch über die Firma allgemein, dargestellt werden.

Die in One Page Management vorgestellten Memos, damals noch ausgedruckt, stellen für den Geschäftsführer eine Art Informationscockpit dar mit dessen Hilfe er Zugriff auf alle wichtigen Daten hat, die er für seine Tätigkeit als Geschäftsführer benötigt.
Wäre es nicht schön, wenn wir so ein Cockpit (siehe Bild 1) zur Verfügung hätten, von dem aus wir das gesamte Flugzeug steuern könnten? Wäre es außerdem nicht super, wenn wir dieses Cockpit nicht immer neu ausdrucken müssten, sondern digital zur Verfügung hätten?

Das Bild zeigt eine Beispieldatei des Programms let's focus.

Seit einigen Jahren ist das Erstellen von digitalen Infocockpits kein Problem mehr. Im Internet helfen personalisierte Startseiten, wie netvibes oder iGoogle dem Nutzer. Für die persönliche Arbeitsorganisation bietet sich z.B. Mindjet MindManager an, mit dem ich die Vorteile des Mind Mapping mit den Möglichkeiten von heutigen Computern verbinden kann. Ich selbst arbeite seit einigen Jahren mit einem persönlichen "Startcenter", wie ich dieses Infocockpit nenne, und berate auch meine Kunden bei deren Erstellung.

Zugriff auf alle relevanten Daten

Bild 2 zeigt mein Startcenter in eingeklappter Form, d.h. nur die Hauptäste und einige Zweige sind sichtbar. Mein Startcenter ist in einer für mich sinnvollen inhaltlichen Struktur angelegt, die es mir ermöglicht, innerhalb von Sekunden auf für mich wichtige private und berufliche Informationen zuzugreifen, wie z.B. Daten zu meiner Firma creaffective und für mich privat relevante Dokumente, wie z.B. meine Jahresplanung, Dokumente zum Münchner Denkclub und einer Wissensdatenbank zu Kreativitätstechniken und Verfahren.

Das Startcenter erfüllt mich nun zwei wichtige Funktionen:

1. Es ermöglicht mir den schnellen Zugriff auf wichtige digitale Informationen, z.B. in Form von anderen MindManager Dateien oder Excellisten etc. Dazu muss ich das Programm MindManager nicht verlassen, sondern kann diese Dokumente per Hyperlink aus dem Startcenter heraus aktivieren.
   
2. Es zeigt mir innerhalb des Startcenters bereits Schlüsselinformationen an, wie z.B. meine Jahresziele und aktuelle Kundendaten.

So ein Startcenter kann man sich wie die Spitze einer Informationspyramide vorstellen (siehe Bild 3). Aus dem Startcenter heraus kann ich nun entweder Information direkt sehen, oder per Klick andere Dateien öffnen, die die notwendigen Daten enthalten.

Klarheit durch visuelle Darstellung

Die Visualisierung in Mind Map-Form bietet eine Reihe von Vorteilen für den Nutzer.

• Alle wichtigen Infos sind auf einer Seite sichtbar und diese sind nach inhaltlichen Kriterien angeordnet (und nicht einfach unter einander geschrieben). Dadurch wird das effektive Arbeiten erleichtert.
  
• Die Zugriffsgeschwindigkeit auf wichtige Informationen erhöht sich beträchtlich, da mit einem Klick alles aktivierbar bzw. sichtbar wird.
  
• Die Navigation zu Dokumenten erfolgt inhaltlich und nicht nach Ordnerstrukturen auf einer Festplatte. Dadurch lassen sich Zusammenhänge sinnvoller darstellen und es ist völlig egal, wo auf einem Rechner oder in einem Netzwerk sich Dokumente befinden.
  
• Über die Mind Map artige Visualisierung ist es möglich, die Anzahl der Informationen auf einer Seite deutlich zu erhöhen und dabei gleichzeitig die Klarheit zu verbessern (Edward Tufte: To increase clarity, add complexity!). Hierbei kommen die Vorteile der Technik Mind Mapping zum tragen. So kann, z.B. mithilfe von Farben und kleinen Symbolen eine zusätzliche Bedeutung darstellen, wie Prioritäten, Farben für bestimmte Personen, Abteilungen oder Projekte etc.

Möglichkeiten mit MindManager
MindManager bietet eine Reihe von speziellen Funktionen, die für das Erstellen solcher Infocockpits sehr hilfreich sein können:

• Excel-Bereich:
  Über die Funktion Excel-Bereich lassen sich innerhalb eines Maps Ausschnitte aus einer Exceltabelle einblenden (Bild 4). So kann ich mir aktuelle Vertriebszahlen direkt innerhalb meines Startcenters anzeigen lassen. Noch weitere Möglichkeiten bietet die, in Version 8 hinzugekommene Funktion des Datenbanklinkers, der es mir ermöglicht, Elemente anderer Datenquellen (z.B. Accessdatenbanken) innerhalb eines Maps darzustellen.
  
  
• Power-Filter:
  Mit der Power-Filter Funktion lässt sich innerhalb eines Startcenters noch einmal die Ansicht nach bestimmte Kriterien einschränken, um so Komplexität weiter zu reduzieren und Klarheit zu erhöhen. Zum Beispiel lassen sich alle Zweige die mit einem Symbol für Vertrieb versehen sind, hervorheben und gleichzeitig andere Elemente ausblenden.
  
  
• Map-Ansichten:
  Über die Funktion Map-Ansichten lassen sich zurechtgelegte Ansichten, z.B. nach einem Filtervorgang abspeichern. So ist es möglich per Klick Ansichten wie Tagesbeginn, Vertrieb, Projekte etc. anzuzeigen ohne sich jeweils wieder durch das Map klicken zu müssen.

Einmal in seinen Grundzügen angelegt, kann ein Startcenter jederzeit flexibel verändert und angepasst werden und sozusagen mit sich verändernden Aufgaben und Projekten mitwachsen.

Zum Schluss möchte ich natürlich auch einen Nachteil nicht verschweigen:
Wenn Sie sich entschließen auf Schlüsseldokumente per Hyperlink aus einer MindManager-Datei zuzugreifen, dann muss sichergestellt werden, dass sich weder der Name der Datei noch deren Speicherort ständig verändern. Sonst werden die Hyperlinks nicht funktionieren.

Den Zeit- und Effektivitätsgewinn, alles Wichtige auf einer Seite zu haben werden Sie jedenfalls bald nicht mehr missen mögen.