creaffective Blog

In der Wirtschaftswoche Nr. 29 von letzter Woche ist ein Plädoyer für unordentliche Schreibtische und das perfekte Chaos erschienen. Laut des Artikel arbeitet jeder Mensch auf seinem persönlichen Chaos-Level am effektivsten und darf kein fremdes Ordnungssystem (z.B. Getting Things Done) übergestülpt bekommen. Empfehlungen wie bei Getting Things Done, jede Information (der Artikel beschäftigt sich allerdings nur mit Zetteln auf dem Schreibtisch) in einem entsprechenden Ordner zu verstauen, sei der schlechteste Rat, den man geben könne, denn: „Wer immer sofort reagiert, wenn ein neuer Brief auf den Tisch flattert, vertut nicht nur mehr Zeit. Er wird kaum einen klaren Gedanken fassen können.“
Ein unauflöslicher Widerspruch? Gibt es nur eine Wahrheit? Ein paar Aussagen scheinen schon diametral gegeneinander zu stehen. David Allen mit seiner Methode Getting Things Done behauptet, dass uns open loops, also im Kopf herumschwirrende Gedanken (z.B. ausgelöst durch neu eingehende Zettel), vom konzentrierten Arbeiten abhalten und deshalb müssten diese in ein vertrauensvolles Ablagesystem gegeben werden. Der Wiwo-Artikel warnt davor, bei neu reinkommenden Zetteln immer sofort zu reagieren. Da sei es besser, alle erst einmal auf einen großen Stapel zu legen und diesen wachsen zu lassen. Irgendwie wird sich alles schon von selbst regeln. Bei Getting Things Done gibt es diesen Stapel auch, allerdings gleich mehrere davon und diese folgen bestimmten Kriterien. Vielleicht ist es ja auch ein wenig wie Äpfel mit Birnen zu vergleichen, denn Gettings Things Done ist eine Methode, die weit mehr umfasst als die tägliche Zettelwirtschaft zu organisieren. Sie ist weit umfassender und hat den Anspruch ein „Personal-Workflow-System“ zu sein, das wirklich alle eingehenden Information (egal ob auf Papier oder digital in Form von Dateien und E-Mails) umfasst. In diesem Punkt geht es weit über das einfache Sortieren und Ordnen von Papierstapeln hinaus. Im Gesamtzusammenhang mit der Methode macht für mich das Sortieren und Ordnen aller Informationen, auch von Zetteln, dann wiederum viel Sinn. Im Gegensatz zur Behauptung des WiWo-Artikels verbringe ich weniger Zeit mit dem Suchen und finden von Infos als vorher und (das kam im Artikel überhaupt nicht zur Sprache) es fällt mir leichter zu wissen, wann ich was erledigen sollte.

Das Treffen ist schon wieder eine Weile her, leider bin ich mit dem Artikel dazu etwas spät dran, aber besser spät als nie. Eigentlich müsste die Überschrift zu diesem Post auch lauten Thinking Club Treffen 3 und 4. Beim ersten Versuch vor drei Wochen ist uns etwas passiert, dass man eigentlich während des Thinking Clubs vermeiden sollte: Wir haben uns von einer der gefundenen Ideen mitreißen lassen und haben den ganzen Abend damit verbracht, diese Idee zu Ende zu denken.

Ausgangspunkt war die Umkehrmethode, die wir auf den Begriff Arzt verwendet haben. Wir haben versucht Punkte zu finden, die wir beim Arzt als gegeben hinnehmen und diese dann auf den Kopf gestellt. Davon ausgehend sind wird dann darauf gekommen, dass Ärzte nur dann Geld erhalten sollten, wenn die Patienten gesund sind und die Bezahlung dann von einem Ranking abhängt, das die Patienten vergeben... und so weiter und sofort ... so landeten wir irgendwann bei der Idee, ein Ärzte-Ranking-Portal im Internet zu schaffen. Das gibt und gab es schon, wie wir danach festgestellt haben, aber es hat auf alle Fälle großen Spaß gemacht, diese Idee weiter zu denken.

Nun aber zur Ende Agenda des Treffens:

Ich werde dieses Mal versuchen, ein paar der Ergebnisse gleich in die Agenda einzubauen.

Agenda

• Einführung: Laterales Denken, Unterscheidung zu kreativem Denken
  Wichtig beim lateralen Denken ist der Versuch eines bewussten Spurwechsels im Denken. Die geschieht z.B. durch unten aufgeführte Techniken. Die Anwendung der Techniken erfolgt dabei völlig wertneutral, d.h. man bewertet gefundene Ideen erst einmal nicht danach, ob diese gut oder schlecht sind, sondern versucht, den Movement Value zu finden. Dieser Bewegungswert ist der Aspekt einer verrückten Idee, der trotzdem hilfreich für die Lösung bestehende, realer und normaler Probleme ist.
  
• Vorstellung: exploratives Denken, paralleles Denken, laterales Denken
  
  
  
  • Einführung Zwischenschrittmethode: Umkehrmethode, Wunschdenken, Übertreibung, Provaktion
    
  • Übung 1: (4 Minuten) Provocative Operation (PO): PO Öffentlicher Nahverkehr ist grundsätzlich kostenlos
    
  • Übung 2: (4 Minuten) Umkehrmethode: Wir arbeiten erst und werden dann ausgebildet
    
  • Übung 3: (4 Minuten) Wunschdenken: Ich wünschte, ich bräuchte keinen Schlaf
    Ergebnisse mit Movement Value: Mehr Reflektieren, welche Dinge wirklich wichtig sind und diesen Priorität einräumen und sich bewusst dafür Zeit nehmen.
    
  • Übung 4: (4 Minuten) Provocative Operation (PO): PO Abgeordnetenmandate werden per Lotterie zugeteilt.
    Ergebnisse mit Movement Value: Die per Zweitstimme erhaltenen Listenplätze einer Partei werden innerhalb der Partei per Los zugeteilt, um Verkrustungen und Ämterpatronage zu verhindern. So wären die Abgeordneten auch unabhängiger, da sie sich nicht vorrangig um Ihre Wiederwahl kümmern müssten.
    
  
  
• Einführung Fluchtmethode: Dinge als gegeben hinnehmen, Gegenteil finden, Provokation finden
  
  
  
  • Übung 5: (3 Minuten) Soldaten
    
  • Übung 6: (3 Minuten) Supermärkte
    
  • Übung 7: (4 Minuten) Autos
    Ergebnisse mit movement value: Es gibt öffentlich Autos innerhalb großer Städte, ähnlich wie das call-a-bike Konzept. Diese können an beliebigen Zonen innerhalb der Stadt abgestellt werden und ausgeliehen werden. Diese Autos werden sehr robust und einfach sein.
    
  
  
• Einführung Zufällige Stimulation (Bisoziation): Wörter, Bilder
  
  
  
  • Übung 8: (6 Minuten), Einzelarbeit: (3 Minuten), Feedback (3 Minuten)
    Situation: Berufe schützen – Zufallswort,
    Zufallswort: Lotterie
    Ergebnisse mit Movement Value: Kontingente für bestimmte geschützte Berufe werden per Los vergeben, ähnlich der Green Card Lotterie in den USA
    
  • Übung 9: (4 Minuten) Situation: Staatliche Kindererziehung verbessern – Zufallswort
    Zufallswort: Hygiene
    Ergebnisse mit Movement Value: Die geistige Hygiene unserer Kinder verbessern durch gezielten Unterricht zu Werten, Stressmanagement und Meditation bereits in der Schule.
    Den Unterrichtsstoff hygienischer machen durch das Reduzieren unnötiger Details und geistigem Ballast.
    
  • Übung 10: (4 Minuten) Situation: Übergewichtige reduzieren – Zufallswort
    Zufallswort: Veranstaltung
    Ergebnisse mit Movement Value: Aufklärungsshows zu den Themen Ernährung, Sport und Gewichtsreduktion.
    Spezielle Abnahmezentren einrichten, wo Übergewichtige und fachmännischer Aufsicht abnehmen können.
    
  
  
• Diskussion (10 Minuten)
  
  
  
  • Wo liegt der Unterschied zwischen kreativem und lateralem Denken?
    Im deutschen Sprachgebrauch – im Gegensatz zum Englischen - hat sich der Begriff laterales Denken noch nicht durchgesetzt. Das was deBono unter lateralem Denken versteht, würden bei uns die meisten Menschen als kreatives Denken bezeichnen. Letztendlich ist es auch von den jeweils verwendeten Definitionen abhängig, wie groß die Überschneidungen sind. Die wichtigsten Unterschiede kurz zusammengefasst:
    Lateral: Ziel ist es durch einen bewussten Spurwechsel im Denken und in der Wahrnehmung einen Mehrwert zu schaffen, d.h. Verbesserungen zu bestehenden Lösungen zu erarbeiten. Erreicht werden kann dieser Spurwechsel mittels gezielt einzusetzender Techniken wie z.B. der Provocative Operation.
    Kreativ: Bezeichnet nach der von deBono verwendeten Definition vor allem eine Perspektive, die sich von der normalen, dem Mainstream, unterscheidet. Das Wort kreativ ist auch mit einer positiven Konnotation besetzt, in Richtung Rebellentum, Frei- und Querdenker. Das kreative Denken muss sich allerdings nicht (!), wie das laterale Denken durch bewussten Spurwechsel auszeichnen, sondern vor allem durch seine Andersartigkeit. D.h., dass Kreative auf ihre andere Art oft in dieser Art des Denken relativ starr sind und diese andere Perspektive nicht wechseln, aber einfach anders sind und deshalb schon von einer Gesellschaft als kreativ wertgeschätzt werden.
    
  • Wann wäre der Einsatz besonders sinnvoll?
    Vor allem dann, wenn es darum geht, Neues zu generieren oder bestehende Dinge zu verbessern und Blockaden aufzulösen.
    
  • Wo liegen Schwierigkeiten?
    In Gruppen: Fehlende Offenheit und Bereitschaft sich darauf einzulassen (Kulturfrage).
    Den Kollegen, die Tools nicht kennen, diese erst einmal zu erklären und zu „verkaufen“
    Die Unsicherheit, ob überhaupt etwas und dann noch etwas „Brauchbares“ dabei herauskommen wird. Oft kann auch gar nichts dabei herauskommen.
    
  
  

Im letzten Post habe ich dynamisches Business Mapping berichtet. Meines Wissens gibt es bis jetzt nur eine Software, – im Gegensatz zu statischem Business Mapping, wo es sehr viele Anbieter gibt – die die Erstellung dynamischer Business Maps ermöglicht: PersonalBrain.
Seit Kurzem ist die Version vier erhältlich nach über dreijähriger Entwicklungspause. Im Vergleich zum Vorgängerversion gibt es einige funktionelle Neuerungen, die ich in diesem Post vorstellen möchte. Ähnlich wie andere Anbieter von Business Mapping Software folgt der Hersteller dem Trend deutlich unterschiedliche Lizenzen mit anderem Funktionsumfang anzubieten: Free, Core und Pro. Die Unterscheidung geht immer stärker dahin zwischen den Standard und den Powerusern zu unterscheiden, die die Möglichkeiten der Software wirklich ausnutzen.

Der Plex
Kernbestandteil der Software ist das Map-Fenster oder auch Plex genannt (Bild 1). Hier ist das Map und der aktuell markierte Hauptzweig zu sehen. Dadurch das nie das gesamte Map auf einmal sichtbar ist wird am unteren Rand eine Liste der zuletzt aktivierten Zweige angezeigt. Am oberen Rand gibt es mit der Pinfunktion die Möglichkeit, häufig benutzte Zweige fest zu pinnen, um auf diese immer schnell Zugriff zu haben.


Die Navigation innerhalb des Maps verläuft teilweise anders als beim statischen Business Mapping, wo man sich anhand der räumlichen Struktur orientiert, da immer das gesamte Map sichtbar ist. Dadurch das bei PersonalBrain immer nur der aktive Zweig und die umliegenden Zweige sichtbar sind nutzt man zum navigieren sehr stark die Suchfunktion, um von einem Themenkomplex zum anderen zu springen.
Neu in Version 4 ist die Möglichkeit, den Ansichtsmodus zu wechseln und mehr als nur die aktuellen Zweig mit seinen Unterzweigen einzublenden. Es gibt nun die Möglichkeit einzelne Zweige bewusst ein und auszuklappen und sogar das Ganz Map anzusehen (Bild 2). Diese Funktion führt allerdings sehr schnell dazu, dass das die Darstellung sehr unübersichtlich wird, deshalb ist diese Funktion mit großer Vorsicht zu genießen.


Das Eigenschaftenfeld
Kräftig aufpoliert wurde das Eigenschaftenfeld, hier verstecken sich die meisten Neuerungen. Wie in der Vorgängerversion auch, kann jeder Zweig (ähnlich wie bei Mindjet MindManager) Textnotizen erhalten, nach denen in der Suche auch gesucht werde kann.
Neu ist, dass jeder Zweig nicht nur einen Link oder Anhang erhalten kann, sondern beliebig viele. Es ist theoretisch möglich, das gesamte Dateisystem in das Brain (so heißen die Dateien, die PersonalBrain abspeichert) zu verlagern und Informationen ausschließlich so zu verwalten.
Neu ist auch die Funktion, Zweigen einen Zweigtyp zuzuordnen. So ist es z.B. möglich, alle Personen einem Zweigtyp zuzuteilen, der diese grafisch besonders hervorhebt. Generell ist auf das Visuelle in der Version diesmal wesentlich mehr Wert gelegt worden, abgesehen von der an sich schon visuellen Darstellung der Informationen als Map. Zweige können nun mit verschiedenen Farben und Icons versehen werden, die sich automatisch vergrößern, sobald mit der Maus darüber fährt.
Neu ist ebenfalls, das Zweige nun verschlagwortet werden können (tagging). Mit der Suchfunktion können dann Zweige mit einem bestimmten Tag, das nicht im Namen an sich enthalten ist, gesucht werden.

Die Reportfunktion gibt Aufschluss darüber, welche Art von Zweig wie oft angeklickt bzw. genutzt wurde. Diese Funktion ist spannend, wenn man sehr große Maps für das Wissensmanagement einsetzt.
Die Kalenderfunktion ermöglicht es nun, in einem globalen Kalender Termine zu einzelnen Zweigen zu definieren. Alle Termine egal zu welchen Zweigen diese gehören, werden dann im Kalender angezeigt.
Die Pro Version von PersonalBrain besitzt die Möglichkeit, Termine mit Outlook zu synchronisieren. Nur dann macht der Kalender meiner Meinung nach überhaupt Sinn, zumindest für den der Outlook als Kalender nutzt, da man ansonsten wieder mehrere Kalender pflegen müsste.

Fazit
Die neue Version mit den erweiterten Funktionen hat wieder richtig Lust gemacht, mehr mit der Software zu arbeiten, da es wirklich sinnvolle Einsatzgebiete dafür gibt, die über andere Business Mapping Programme hinaus gehen. Wer „Mind Maps“ elektronisch erstellen möchten, sollte sich ein anderes Programm suchen, dass statische „Business Maps“ erstellt. Wer sehr große Maps bearbeiten möchte, aber nicht von diesen erschlagen werden möchte, der findet in PersonalBrain vielleicht ein hilfreiches Instrument. Wirklich sinnvoll ist es aus meiner Sicht vor allem für komplexes Wissensmanagement. Hier können sämtliche Informationen unabhängig von ihren wirklichen Position auf der Festplatte in einem Wissensnetz konzentriert und organisiert werden und das sehr einfach uns schnell.

Weitere Artikel zu PersonalBrain, die kürzlich auf anderen Blogs erschienen sind:

• Mind Mapping Software Blog
  
• Eric Mack Audiotour durch PersonalBrain: Teil 1 und Teil2
  

Wolfgang hat in einem Kommentar zu meinem Artikel "Wissensmanagement mit MindManager" eine interessante Diskussion zum Themas Wissensmanagement und PersonalBrain angestoßen.
PersonalBrain ist eine Software, die dynamische Business Mapping ermöglicht und seit kurzem in der Version 4 vorliegt.

Dynamisches Business Mapping vs. statisches Business Mapping
Nun ist schon wieder so ein sperriger Begriff gefallen: Dynamisches Business Mapping. Was heißt das? Am besten verdeutlicht wird das wahrscheinlich durch einen bildlichen Vergleich.
Beim statischen Business Mapping, z.B. durch Software wie Mindjet MindManager ist die Grundstruktur des Maps unveränderlich (Bild 1). Statisches Business Mapping orientiert sich an der Methode des Mind Mapping nach Tony Buzan. Ausgangspunkt des Maps bildet ein zentrales Bild oder Thema, um das sich weitere Information in Form von Haupt- und Unterzweigen angliedert. Software wie MindManager erlaubt es zwar einzelne Zweige ein- oder auszuklappen und das Map somit zu manipulieren, die Grundstruktur bleibt allerdings immer gleich und damit statisch.


Die Software PersonalBrain arbeitet nach dem dynamischen Prinzip. Wie beim statischen Business Mapping gibt es einen zentralen Ausgangspunkt. Weitere Informationen gliedern sich in Form von Unterzweigen an (Bild 2).

Das Besondere daran ist, dass immer der aktuell markierte Zweig in den Mittelpunkt rückt und somit zum Zentralbild wird, d.h. der Betrachtungspunkt wird dynamisch verändert (Bild 3). Außerdem wird immer nur ein kleiner Ausschnitt eines Maps dargestellt, nie das gesamte Map.


Die Auwirkungen
Diese dynamische Art des Business Mapping hat eine Reihe von Konsequenzen, die diese Art des Business Mapping für bestimmte Anwendung besonders auszeichnen.
Dadurch, dass immer der aktuell markierte Zweig in den Mittelpunkt rückt, ist nie das ganze Map sichtbar, sondern immer nur ein Aussschnitt: Der aktuelle Mittelpunkt und die angrenzenden Hierarchieebenen. Dadurch sind wesentlich größere Maps möglich, ohne unübersichtlich zu werden. Beim statischen Business Mapping stößt man irgendwann an Grenzen der visuellen Darstellung, da zu viele Zweige und Hierarchieebenen das Map unübersichtlich machen und die eigentlich angestrebte Klarheit dann irgendwann verloren geht. In diesem Fall muss man mit verknüpften Untermaps arbeiten.

Die dynamische Darstellung erlaubt bessere Querverbindungen und Sprünge zwischen Zweigen (Bild 4). Von jedem Zweig können nicht nur Unterzweige gebildet werden, sondern ähnlich wie beim statischen Business Mapping Querverbindungen zu anderen Zweigen gesetzt werden. Dies geschieht hier nun allerdings nicht mittels Pfeilen oder Sprüngen zwischen verlinkten Business Maps wie beim MindManager, sondern mittels Sprüngen innerhalb eines Maps.


Unterschiedliche Einsatzgebiete
Wie in der Diskussion mit Wolfgang im oben erwähnten Post bereits angedeutet eignen sich statisches und dynamisches Business Mapping für unterschiedliche Anwendungsgebiete.
Wenn es um das Visualisieren von Wissen und Informationen geht (z.B. eine Mitschrift aus einem Vortrag), dann eignet sich statisches Business Mapping besser. Für das Gehirn ist eine wiedererkennbare bildhafte Struktur wichtig, wie sie beim statischen Business Mapping gegeben ist. Außerdem ermöglicht die statische Business Mapping sowie auch das Mind Mapping immer den Blick auf das große Ganze, das gesamte Thema, wohingegen beim dynamischen Business Mapping, immer nur ein bestimmter Ausschnitt angezeigt wird.

Dynamisches Business Mapping eignet sich meiner Meinung besonders gut für die Verknüpfung von großen Wissensmengen, da man hier sehr große Themengebiete in einem Map gut navigierbar und übersichtlich ablegen kann. Die gute Suchfunktion von PersonalBrain ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf Daten als MindManager, da das Map nie verlassen werden muss und man sich entweder anhand der Zweigstruktur oder anhand von Suchworten durch das Map bewegt.

Wie auch MindManager ermöglicht PersonalBrain die Verknüpfung von Zweigen mit Dateien, Webadressen etc. Das Besondere am Wissensmanagement mit Business Mapping allgemein, egal ob statisch oder dynamisch ist, – und hier möchte ich Wolfgangs Gedanken aufgreifen – dass man digitale Information nun inhaltlich gliedert und nicht anhand einer Ordnerstruktur auf einem Datenträger. D.h. ich gliedere ein Thema nach inhaltlichen Kriterien und verknüpfe dann bestimmte Dateien und Websites damit, egal wo sich diese befinden und in welchem Format diese abgelegt sind. Je nach Thema können bestimmte Dateien auch mehrmals von einem Map aus verlinkt werden. Business Mapping kümmert sich also mehr um die Wissenszusammenhänge als um Speicherorte für Dateien. Wo genau Dateien nun abgelegt werden, wird hier nun zweitrangig. Dies kann zu einer völlig neuen Art des Umgangs mit digitalen Informationen führen. So wäre es z.B. denkbar, dass sämtliche Dateien in ein einziges Verzeichnis gelegt werden und von einem Business Map darauf verlinkt wird bzw. mittels Desktop-Suchmaschinen nach bestimmten Information gesucht wird.

Im nächsten Post möchte ich auf weniger auf die Methode des dynamischen Business Mappings eingehen, sonder die Software PersonalBrain vorstellen.