Wege zu höherer persönlicher Arbeitsproduktivität – Tipps für effektiveres Arbeiten

In Teil 1 dieser Serie, habe ich mich entschlossen die Frage nach der höheren Arbeitsproduktivität in zwei Unterfragen aufzuteilen.

Die Frage nach dem effizienteren Arbeiten und die Frage nach dem effektiveren Arbeiten.

Was bedeutet diese Unterscheidung für mich?
Effizient heißt, die Dinge die man tut möglichst schnell oder mit wenig Aufwand zu erledigen.
Beim Effizienzgedanken wird nicht hinterfragt, ob die Dinge, die man tut, überhaupt die richtigen sind.
Das ist für mich die Frage der Effektivität: Tue ich die richtigen Dinge?

Im persönlichen Kontext gibt es hierauf keine vorgegebene Antwort, diese muss wohl jeder für sich selbst finden.
Im beruflichen Kontext, zumindest als Angestellter, sind die Oberziele meist mehr oder weniger vorgegeben. Die Oberziele (z.B. die Mission eines Unternehmens oder ganz einfach das Ziel Geld zu verdienen) sind jedoch zu abstrakt und in ihrer Abstraktheit nur schwer direkt zu erreichen. Deshalb werden diese meist noch einmal herunter gebrochen. Auf dieser Detail-Ebene stellt sich nun trotz des vorgegebenen Oberziels immer wieder die Frage nach der Effektivität. Tue ich das richtige, um das Oberziel, z.B. in 2009 X% mehr Kunden zu gewinnen?

Aus dem bei brainr gestarteten Brainstorming hier nun meine persönliche TOP-Liste zum effektiven Arbeiten.

1. Wissen, was Erfolg ist – Ziele setzen
   Bevor ich beurteilen kann, ob ich effektiv arbeite, muss ich erst einmal wissen, was Erfolg überhaupt darstellt. Besonders relevant finde ich das auch für eigene Leben, in dieser Serie geht es jedoch um die Arbeitsproduktivität.
   Wie immer bediene ich mich einer Reihe von Denkwerkzeugen, die mir helfen können. Zum Finden und Auswählen von Zielen und zur Frage, woran man erkennt, ob man seinem Ziel näher kommt, habe ich auf diesem Blog schon einmal die Denkwerkzeuge Wunschdenken, Erfolgszonen und DRIVE vorgestellt.
   
   
2. Ziele systematisch analysieren und priorisieren
   Gerade im Beruflichen hat man meist mehr Ziele oder potenzielle Ziele als realistischerweise erledigt werden können. Auch hier finde ich es wieder hilfreich zu überlegen, welche der vielen möglichen Herausforderungen ich nun mit hoher Priorität angehen sollte. Auch hier hilft mir grundsätzlich das Denkwerkzeug Erfolgszonen.
   Bei sehr breiten Zielen wie, z.B. meine Firma creaffective weiter voranbringen geht es vorher noch einmal darum, genau zu klären, was das nun eigentlich heißt. Im Rahmen eines kreativen Problemlöseprozesses befinden wir uns hier beim Formulieren von Herausforderungen.
   Eines der hilfreichsten Denkwerkzeuge dazu ist das Challenge Mapping. Aus dem Oberziel creaffective voranzubringen lassen sich daraus eine Reihe von konkreteren Detailzielen ableiten. Mit dieser Technik arbeite ich vor allem in moderierten Strategieworkshops und Innovationsworkshops.
   
   
   
3. Bei der Wochenplanung die 20% der Tätigkeiten identifizieren, die 80% des Erfolgs ausmachen
   Leo Babauta verwendet in seinem e-book zen to done den Begriff der Wochenbrocken, also die großen Aufgaben, die mich meinen Zielen näher bringen. Diese wenigen (2 – 3) Wochenbrocken sollten immer Priorität haben und jede Woche im Rahmen einer Wochenplanung mit den Jahreszielen abgeglichen werden. Zwischendurch kann man nach Babauta dann die kleinen Steinchen erledigen, wie z.B. Mails schreiben etc., die einen sonst oft den ganzen Tag beschäftigen können.
   Diese Vorgehen finde ich sehr hilfreich, um während des effizienten Arbeitens immer wieder einmal Perspektive zu gewinnen und zu überlegen, was wirklich wichtig ist.
   
   
   
4. Morgenreflektionen durchführen
   In einem Interview mit dem Handelsblatt vom 25.10.2009 hat Henry Minzberg einmal von seinem Vorgehen der Morgenreflexion berichtet. Diese kommt bei den MBA Studiengängen zum Einsatz:
   "Was sind denn morgendliche Reflektionen? [Handelsblatt]
   
   [Mintzberg] Die Teilnehmer haben ein leeres Buch, darin steht nicht mehr als ihr eigener Name. Jeden Morgen sitzen sie in einer Runde zu viert oder fünft zusammen und schreiben Gedanken des vergangenen Tages auf, die im Kurs aufkamen, oder Probleme im Beruf oder etwas, das sie gehört haben. Nach etwa zehn Minuten tauschen sie sich untereinander über das aus, was sie geschrieben haben. Dann kommen alle Teilnehmer zusammen und die Gruppen teilen allen ihren jeweils besten Gedanken mit. Wir fügen auf der ersten Seite noch ein Zitat einer Absolventin ein. Sie hat gesagt: 'Das ist das beste Buch über Management, das ich je gelesen habe.' "
   Dieses Vorgehen kann ich mir auch gut vorstellen, um immer wieder durch Rückmeldung von anderen zur erfahren, ob wir noch das richtige tun.
   
   
5. Aus Fehlern lernen
   Diese Idee fand ich klasse und hat mich an ein Vorgehen erinnert, dass ich während einer RealAcad-Fortbildung vor Jahren kennen gelernt habe.
   RealAcad arbeitet mit persönlichen Verbesserungslisten. Dort trägt man die Dinge ein, die nicht gut funktioniert haben und versucht diese beim nächsten Mal besser zu machen. Außerdem wird in die Liste geschrieben, wie man versuchen wird, es beim nächsten Mal besser zu machen.
   
   
6. Regelmäßig unproduktive Zeiten festlegen um nichts zu tun und aufzutanken
   Anselm Bilgri schreibt in seinem neuen Buch von der verlorenen Stunde, die man sich nehmen solle. Eine Stunde täglich, die man sich bewusst für sich selbst reserviert, in der man nichts machen muss, sondern einfach nur den Gedanken nachhängen kann. Das ist dann vielleicht wie die Ideen, die beim Duschen kommen.